Esimesed müügiarved mahuvad sageli kenasti ühte Exceli faili. Kui ettevõtte pangakontol toimub mõni kanne nädalas ja kulud on vähesed, tundub tabel kiire, tuttav ja tasuta lahendus. Küsimus pilveraamatupidamine või Excel OÜ-le muutub aga tõsiseks siis, kui lähenevad deklaratsioonide tähtajad, arveid koguneb rohkem või ettevõtja vajab tegelikku ülevaadet rahavoost ja tulemustest.

Excel ei ole iseenesest halb töövahend ning pilvetarkvara ei lahenda automaatselt puuduliku alginfo probleeme. Õige valik sõltub ettevõtte tehingumahust, töötajate arvust, käibemaksukohustusest, omaniku tööharjumustest ja sellest, kes raamatupidamise eest sisuliselt vastutab. Kõige olulisem on, et arvestus oleks õigeaegne, kontrollitav ja toetaks juhtimisotsuseid – mitte ainult aastaaruande esitamise hetkel.

Millal Excel võib OÜ jaoks piisata?

Väikese ja lihtsa tegevusega OÜ võib Excelis oma dokumente ning tulusid-kulusid arvestada, kui tehinguid on vähe ja ettevõtja hoiab dokumente järjekindlalt korras. Näiteks võib see toimida alustaval teenusepakkujal, kellel on igas kuus paar müügiarvet, mõned püsikulud ja puuduvad töötajad ning ladu.

Tabeli eelis on paindlikkus. Omanik saab üles ehitada just sellise vaate, mida ta soovib: eraldi müügid, kulud, tasumata arved või eelarve. Excel sobib hästi ka ettevõtte sisemiseks planeerimiseks, sest seal saab võrrelda prognoosi tegelike tulemustega ning teha lihtsaid arvutusi.

Samas ei tohiks Excelit segi ajada tervikliku raamatupidamissüsteemiga. Tabelis olevad summad ei muutu automaatselt nõuetekohasteks kanneteks, pangatehingud ei lähe sinna ise ning Maksu- ja Tolliametile vajalikud deklaratsioonid ei teki ühe nupuvajutusega. Kui tabel on raamatupidaja töö alus, peab keegi ikkagi kontrollima kontosid, käibemaksu, dokumentide nõuetekohasust ja perioodide õiget kajastamist.

Exceliga töötamisel tekib kõige sagedamini neli praktilist riski:

• valem või summa kirjutatakse kogemata üle;
• sama kulu sisestatakse kaks korda või jääb üldse kajastamata;
• arve kuupäev, tasumise kuupäev ja käibemaksu periood lähevad segamini;
• failist puudub selge jälg, kes ja millal andmeid muutis.

Need vead ei pruugi olla nähtavad enne, kui tuleb koostada käibedeklaratsioon, aastaaruanne või vastata Maksuameti küsimusele. Siis tähendab näiliselt lihtne tabel sageli mitu tundi tagantjärele kontrollimist.

Mida pilveraamatupidamine OÜ-le juurde annab?

Pilveraamatupidamine tähendab, et raamatupidamistarkvara kasutatakse interneti kaudu ning vajalikud andmed on turvaliselt kättesaadavad nii ettevõtjale kui ka raamatupidajale. Arved, kuludokumendid, pangatehingud ja aruanded paiknevad ühes töökeskkonnas. See ei tähenda, et ettevõtja peaks õppima raamatupidajaks. Pigem saab ta edastada dokumendid mugavalt ja jälgida ettevõtte seisu ilma eri faile otsimata.

Praktiline väärtus tuleb töökorraldusest. Ostuarve saab lisada kohe pärast selle saamist, müügiarve koostada samas süsteemis ning pangaväljavõtte tehinguid siduda dokumentidega. Raamatupidaja näeb vajalikku infot kiiremini ja saab puudustele reageerida enne deklaratsiooni tähtpäeva.

Hea pilvetarkvara aitab hoida silma peal tasumata arvetel. See on väikeettevõtte jaoks sageli sama oluline kui maksuarvestus. Kasumiaruanne võib näidata head tulemust, kuid kui klientide arved on tasumata, võib igapäevaste kohustuste täitmiseks raha ikkagi nappida. Regulaarne ülevaade nõuetest, kohustustest ja pangajäägist annab juhile palju kindlama aluse otsuste tegemiseks.

Pilvelahendusest on eriti palju kasu käibemaksukohustuslasel. Käibemaksu arvestus nõuab korrektsust nii kuupäevade, dokumentide kui ka tehingu sisu puhul. Tarkvara võib muuta andmete kogumise ja kontrolli kiiremaks, kuid määrade ning maksukäsitluse õigsust peab endiselt hindama pädev inimene. Näiteks välisriigi teenus, ettevõtlusega mitteseotud kulu või sõiduauto kasutamine võivad vajada rohkem tähelepanu kui üks tavapärane ostuarve.

Pilveraamatupidamine või Excel OÜ-le: otsusta töömahu järgi

Valiku tegemisel ei tasu lähtuda ainult tarkvara kuutasust. Tasuta või odav tabel võib muutuda kalliks, kui ettevõtja kulutab igal kuul tunde dokumentide otsimisele, summade kontrollimisele ja raamatupidajale selgituste saatmisele. Samuti võib hilinenud või vigane deklaratsioon tuua kaasa intressi, paranduste tegemise ning ebavajaliku stressi.

Pilvetarkvara kuutasu ei ole seevastu alati põhjendatud, kui ettevõttel on väga vähe tehinguid ning raamatupidaja saab korrastatud dokumendid üheselt mõistetaval kujul. Mõnel juhul on kõige mõistlikum kasutada lihtsat arve- ja dokumendihaldust koos professionaalse raamatupidamisteenusega, mitte võtta kasutusele mahukas süsteem, mida keegi tegelikult kasutada ei oska.

Mõelge järgmistele küsimustele. Kas müügi- ja ostuarveid on igas kuus juba märkimisväärselt? Kas pangatehingute sidumine dokumentidega võtab palju aega? Kas ettevõttes on töötajaid, laoseisu, mitut tegevusvaldkonda või välistehinguid? Kas juht soovib igal kuul näha ajakohast kasumiaruannet ja rahavoogu? Mida rohkem on neile küsimustele jaatav vastus, seda enam toetab pilveraamatupidamine ettevõtte igapäevast juhtimist.

Tarkvara ei asenda korrastatud algdokumente

Üks levinud eksiarvamus on, et pilvetarkvara kõrvaldab vajaduse dokumente õigesti koguda. Tegelikult algab korrektne raamatupidamine ikka algdokumendist. Arvelt peab olema arusaadav, mida osteti või müüdi, kellelt, millal ja millise summaga. Kuludokument peab jõudma raamatupidamisse õigel ajal ning ettevõtlusega seotud kulu põhjendus peab vajadusel olema selge.

Ka pangamakse selgitus vajab tähelepanu. Kui väljavõttel seisab ainult „ülekanne” või „teenus”, ei pruugi hiljem olla võimalik tuvastada, millega oli tegemist. Eriti oluline on see omaniku tehtud ostude, sularahatehingute, laenude ning isiklike ja ettevõtte kulude eristamisel.

Hea töökorraldus on lihtne: dokumendid jõuavad regulaarselt ühte kokkulepitud kohta, ettevõtja vastab täpsustavatele küsimustele kiiresti ning raamatupidaja teeb perioodi sulgemise kindla rütmiga. Nii on deklaratsioonid esitatud õigel ajal ja juhtimisaruanded peegeldavad päris olukorda, mitte mitu kuud vana seisu.

Millal tasub küsida raamatupidajalt nõu?

Abi tasub küsida juba enne, kui Exceli tabel muutub raskesti hallatavaks. Raamatupidaja saab hinnata, milline töökorraldus sobib ettevõtte mahule, kas olemasolevaid andmeid saab turvaliselt tarkvarasse üle viia ning milliseid aruandeid juhil tegelikult vaja on. See aitab vältida olukorda, kus tarkvara ostetakse pelgalt soovitusel, kuid hiljem kasutatakse sellest vaid väikest osa.

Nõu on vajalik ka siis, kui senine arvestus on jäänud maha, deklaratsioonid vajavad parandamist või eelmiste perioodide dokumendid on korrastamata. Sellises olukorras tuleb kõigepealt taastada selge ja kontrollitav algseis. Alles siis saab uus töövahend anda lubatud kiiruse ning ülevaate.

Kermarc Raamatupidamisteenused aitab OÜ-del kujundada töökorralduse, kus igakuine arvestus, deklaratsioonid, aruanded ja dokumentide liikumine toetavad üksteist. Eesmärk ei ole kasutada võimalikult keerukat süsteemi, vaid hoida ettevõtte finantsinfo arusaadav, õigeaegne ja usaldusväärne.

Kui Excel aitab ettevõtte esimestel kuudel korda luua, võib see olla täiesti mõistlik algus. Kui aga tabeli haldamine hakkab võtma aega äritöö arvelt või numbrite usaldus tekitab küsimusi, on aeg valida lahendus, mis jätab juhile täieliku ja selge ülevaate ning võimaluse rahulikult keskenduda ärile.