Üks ebaselge arverida võib tuua juhatusele mitu telefonikõnet, vaidluse kulude jaotuse üle ning hiljem keeruka töö raamatupidamises. Korteriühistu arvete korrektne väljastamine ei ole ainult igakuine tehniline toiming. See loob elanikele usalduse, aitab ühistul oma kohustusi õigel ajal täita ja annab juhatusele täieliku ning selge ülevaate maja rahavoogudest.

Arve peab vastama ühistu tegelikele kuludele, kehtivale majanduskavale ja kokkulepitud jaotuspõhimõtetele. Sama oluline on, et arve oleks arusaadav ka korteriomanikule, kes ei pea oskama raamatupidamist, kuid peab nägema, mille eest ja millisel alusel ta maksab.

Millest algab korteriühistu arvete korrektne väljastamine?

Korrektsus algab enne arve koostamist. Kui korteriandmed, mõõdikute näidud, teenusepakkujate arved või jaotuspõhimõtted on puudulikud, ei saa ka arvete tulemus olla usaldusväärne. Seetõttu tasub juhatusel hoida korras korterite pindalade, omanike kontaktandmete, arvestite ning võimalike erikokkulepete andmed.

Kulude jaotamise aluseks on üldjuhul korteriühistu majanduskava ja korteriomanike otsused ja korteriühistu põhikiri. Osa kulusid jaotatakse korteriomandi pindala järgi, osa tegeliku tarbimise järgi ning osa võidakse jagada korterite vahel võrdselt, kui see tuleneb kokkuleppest või kululiigist. Näiteks vee-, kütte- ja elektrikulu arvestus sõltub sageli mõõdikutest ning maja tehnilisest lahendusest. Haldus-, raamatupidamis- või pangakulud võivad olla jaotatud teisel põhimõttel.

Oluline on, et arvel kasutatav loogika oleks sama, mida ühistu on otsustanud kasutada. Kui juhatus muudab jaotust ilma selge aluseta, on arusaamatused peaaegu vältimatud. Muutus võib olla põhjendatud näiteks uute kaugloetavate mõõdikute kasutuselevõtu või üldkoosoleku otsusega, kuid seda tuleks elanikele selgitada enne, mitte alles pärast esimeste arvete saabumist.

Kululiik peab olema eristatav

Arve ei pea olema ülemäära detailne, kuid see peab olema piisavalt läbipaistev. Korteriomanik peaks eristama vähemalt regulaarseid majandamiskulusid, kommunaalteenuseid, remondifondi makset ja võimalikke ühekordseid kulusid. Kui arvel on lihtsalt üks koondsumma, on inimesel raske hinnata, miks tema maksekohustus võrreldes eelmise kuuga muutus.

Eriti tähelepanelikult tuleb käsitleda suuremaid või ajutisi kulusid. Näiteks avariitöö, kindlustuse omavastutus, prügiveo hinnatõus või remonditööde lisakulu ei tohiks jääda arvele selgituseta. Lühike, konkreetne märkus arvel või eraldi teavitus aitab vältida muljet, et summa on tekkinud juhuslikult.

Milline teave peab arvel olema?

Korteriühistu arve on maksmise alus ning selle sisu peab võimaldama nii maksjal kui ka raamatupidamisel tehingut üheselt mõista. Arvel peaksid olema korteriühistu nimi ja registrikood, arve number, väljastamise kuupäev, maksetähtpäev, saaja andmed ning arveldusperiood. Samuti peavad olema maksmiseks vajalikud rekvisiidid ja tasumisele kuuluv lõppsumma.

Sisu poolel on kõige kasulikum näidata kululiike ning nende summasid nii, et korteriomanik saab vajadusel oma arvet võrrelda eelmiste kuude ja ühistu majanduskavaga. Tarbimispõhiste teenuste puhul on hea tava tuua välja näidud, tarbitud kogus või vähemalt arvestuse alus. Kui andmed on pikemas lisas või elanike keskkonnas nähtavad, võib arve olla lühem, kuid põhiteave peab jääma kergesti leitavaks.

Kui korteriühistu on käibemaksukohustuslane ja arvel esineb maksustatav käive, tuleb arve vormistada käibemaksureegleid arvestades. See ei tähenda, et iga korteriühistu arve sisaldab käibemaksu. Maksustamine sõltub konkreetsetest tehingutest ja ühistu staatusest. Kahtluse korral tasub enne arvepraktika kujundamist raamatupidajaga üle kontrollida, milliseid ridu ja millises vormis kajastada.

Omanik, üürnik ja makse vastutus

Praktikas saadetakse arve mõnikord üürnikule, sest tema kasutab korterit ja tasub igakuiseid kulusid. Siin tuleb eristada arve saajat ja korteriomaniku kohustust ühistu ees. Kui üürnik maksab omaniku eest, on see omaniku ja üürniku omavaheline korraldus. Ühistu jaoks peab olema selge, kelle korteri kohta makse laekus ning kellel lasub kohustus, kui makse jääb tegemata.

Juhatusel on mõistlik hoida kontaktandmed ajakohased ja leppida kokku, kuhu arve edastatakse. Kui omanik soovib, et arve jõuaks ka üürnikuni, ei tohiks see tekitada olukorda, kus olulised teated jäävad omanikule saatmata. Eriti tähtis on see võlgnevuse, maksegraafiku või suuremate tööde rahastamise korral.

Arvestusperiood ja tähtaeg peavad olema üheselt mõistetavad

Korteriühistu igakuine arveldus muutub rahulikuks rutiiniks siis, kui ajakava on püsiv. Elanikud peaksid teadma, millal arve saadetakse, millist perioodi see puudutab ja mis kuupäevaks tuleb maksta. Kõikuvad saatmiskuupäevad ning põhjendamatult lühikesed maksetähtajad suurendavad hilinemiste tõenäosust.

Tasub eristada ka kulude tekkimise aega ja arve väljastamise aega. Teenusepakkuja arve võib jõuda ühistuni pärast kuu lõppu ning osa andmeid, näiteks veenäite, kogutakse kindlal kuupäeval. Seetõttu võib arve sisaldada eelmise perioodi tegelikke kulusid või põhjendatud ettemakseid. Peamine on järjepidevus: sama arvestusloogika peab olema kasutusel kuust kuusse ning vajadusel selgitatud.

Kui tarbimisandmed puuduvad või on ilmselgelt ekslikud, ei ole hea lahendus vaikides juhusliku summa määramine. Ühistu kodukorras või üldkoosoleku otsuses võiks olla kirjas, kuidas sellisel juhul toimida – näiteks kasutatakse ajutiselt varasema perioodi keskmist ning korrigeeritakse järgmise arvega pärast tegeliku näidu saamist.

Parandused tuleb teha nähtavalt, mitte peita järgmise kuu summasse

Arvestusvigu tuleb ette ka hästi korraldatud majas. Mõõdiku rike, hilinenud teenusepakkuja arve, vale pindala või ekslikult sisestatud näit võib muuta eelmise kuu arvestust. Usaldust ei vähenda mitte paranduse tegemine, vaid see, kui parandust ei selgitata.

Kui eelmist arvet on vaja korrigeerida, peaks paranduse alus olema dokumenteeritud ning korteriomanikule arusaadav. Mõnel juhul on sobiv väljastada kreeditarve ja uus arve, teisel juhul saab korrigeeriva rea lisada järgmise kuu arvele. Valik sõltub vea sisust, kasutatavast programmist ja sellest, kas arve on juba raamatupidamises ning maksete arvestuses kajastatud. Igal juhul peab jääma jälg, millist perioodi ja millist summat muudeti.

Vältida tasub mitme kuu kaupa kogunevaid parandusi. Mida hiljem viga leitakse, seda raskem on korteriomanikul oma kulusid kontrollida ning juhatusel küsimustele vastata. Regulaarne teenusepakkujate arvete, mõõdikute ja väljastatud arvete võrdlus aitab vead avastada varakult.

Arve väljastamine peab olema seotud maksete jälgimisega

Õige arve on vaid pool tööd. Kui laekumisi ei jälgita, ei ole juhatusel tegelikku pilti sellest, kas ühistu suudab tasuda kommunaalteenuste, hoolduse ja laenumaksete eest. Maksekorraldusel kasutatav viitenumber või selge selgitus aitab laekumisi õigete korteritega siduda ning vähendab käsitsi kontrollimise aega.

Võlgnevustega tuleb tegelda järjepidevalt ja ühtsetel alustel. Esmalt võib piisata sõbralikust meeldetuletusest, sest vahel on põhjus lihtsalt vale maksekorraldus või aegunud püsikorraldus. Kui võlg püsib, peab juhatusel olema ülevaade võla vanusest, tehtud kokkulepetest ja järgmistest sammudest. Nii ei satu ühistu olukorda, kus probleem ilmneb alles siis, kui endal on arved tasumata.

Korto tarkvara kasutav raamatupidamine võimaldab siduda kulude arvestuse, arvete väljastamise, laekumiste jälgimise ja aruandluse üheks tervikuks. See vähendab topeltsisestust ning aitab juhatusel saada kiiresti ülevaate nii igakuistest kuludest kui ka tasumata arvetest. Tarkvara ei asenda siiski otsuseid ega korrektseid lähteandmeid – need jäävad ühistu ja tema raamatupidamispartneri ühise töö osaks.

Selge arve vähendab juhatuse koormust

Arvete väljastamise protsess tasub üle vaadata vähemalt kord aastas, tavaliselt enne uue majanduskava rakendamist. Kontrollida tuleks, kas kõik kululiigid on õigesti määratud, kontaktandmed ajakohased, mõõdikute arvestus toimiv ning arvel olevad selgitused elanikele arusaadavad. Kui majas on tehtud remonti, muutunud teenusepakkuja või jõustunud uus üldkoosoleku otsus, vajab protsess sageli täpsustamist ka varem.

Kermarc Raamatupidamisteenused aitab korteriühistutel korraldada igakuist raamatupidamist, arvete väljastamist, maksete jälgimist ja aruandlust nii, et juhatusel oleks korras dokumentatsioon ning selge ülevaade maja rahalisest seisust.

Hea arve ei tekita korteriomanikus küsimust, kas summa on õige, vaid annab talle võimaluse seda rahulikult kontrollida. Kui arvestus on läbipaistev, parandused põhjendatud ja maksete seis regulaarselt jälgitud, saab juhatus keskenduda maja juhtimisele, mitte iga kuu samadele selgitustele.