Kui maja katus vajab ootamatult parandust või küttesüsteem on jõudnud oma tööea lõppu, näitab just remondifondi seis, kas ühistul on võimalik tegutseda rahulikult või tuleb omanikel teha suur ühekordne makse. Korteriühistu remondifondi arvestuse juhend aitab juhatusel korraldada raha kogumist nii, et igal omanikul oleks selge, milleks vahendeid kogutakse, kui palju neid on ning kuidas neid kasutatakse.

Remondifond ei ole lihtsalt üks arve makseteates. See on kokkulepe korteriomanike vahel, et maja säiliks heas korras ja vajalikud tööd oleksid rahaliselt ette valmistatud. Korrektselt korraldatud arvestus annab juhatusele täieliku ja selge ülevaate ning vähendab vaidlusi enne, kui need tekivad.

Mida remondifond tegelikult tähendab?

Igapäevases kasutuses nimetatakse remondifondiks raha, mida korteriühistu kogub tulevasteks remontideks, suuremateks hooldustöödeks ja maja väärtust hoidvateks investeeringuteks. Selle alla võivad kuuluda näiteks fassaadi parandamine, katuse uuendamine, trepikoja remont, vee- ja kanalisatsioonitorustiku vahetus või küttesüsteemi kaasajastamine.

Oluline on eristada remondifondi tavapärastest majandamiskuludest. Majandamiskulud katavad jooksvaid teenuseid, nagu koristus, elekter üldruumides, haldus või väiksemad hooldustööd. Remondifondi eesmärk on koguda raha töödeks, mille maht või maksumus ületab tavapärase igakuise kulutamise.

Samas ei määra nimetus üksi raamatupidamiskannet. Kas kogutud summa kajastatakse sihtotstarbelise tasuna, ettemaksena tulevaste tööde katteks või muul viisil, sõltub ühistu otsustest, kehtivast arvestuspõhimõttest ja sellest, milleks raha tegelikult kogutakse. Kõige olulisem on, et valitud loogika oleks põhjendatud, järjepidev ja omanikele arusaadav.

Korteriühistu remondifondi arvestuse juhend algab otsusest

Remondifondi suurus ja kasutamise põhimõtted peaksid põhinema korteriomanike otsusel. Juhatus võib ette valmistada ettepaneku, kuid tasu kehtestamine ning suuremate tööde rahastamise otsus peab olema korrektselt vormistatud vastavalt ühistu põhikirjale ja otsustuskorra nõuetele.

Heas otsuses on kirjas vähemalt fondi eesmärk, kogumise algus, makse suurus või arvutamise alus ning põhimõte, kuidas fondi raha kasutatakse. Kui raha kogutakse konkreetse töö jaoks, tasub see sõnastada võimalikult täpselt. Näiteks on suur erinevus, kas kogutakse üldiselt tulevasteks remontideks või kindlalt katuse vahetuseks.

Selgus aitab vältida olukorda, kus osa omanikke peab fondi vabaks rahaks ja osa leiab, et seda tohib kasutada vaid üheks varem nimetatud tööks. Mida täpsem on otsus, seda lihtsam on hiljem koostada makseteateid, kajastada tehinguid ning vastata omanike küsimustele.

Arvutage makse tegeliku vajaduse järgi

Remondifondi makse ei peaks sündima üksnes harjumusest või võrdlusest naabermajaga. Mõistlik lähtekoht on maja tehniline seisukord, olemasolevad säästud, lähiaastate tööde plaan ja võimalik laenukoormus. Kui viie aasta jooksul on vaja teha mitu suuremat tööd, võib liiga madal igakuine makse tähendada hiljem järsku lisamakse vajadust.

Teisalt ei ole alati põhjendatud koguda võimalikult suurt summat. Korteriomanike maksevõime, juba olemasolev jääk ja tööde tegelik ajakava vajavad samuti arvestamist. Tasakaalukas plaan võimaldab koguda piisavalt, ilma et makse muutuks põhjendamatult koormavaks.

Praktikas aitab juhatusel otsustada lihtne remondiplaan: millised tööd on vältimatud, millal need tõenäoliselt vajalikuks muutuvad, milline on hinnanguline maksumus ning kas töö finantseeritakse kogutud rahast, laenust või mõlema kombinatsioonist. Hinnapakkumised võivad aja jooksul muutuda, seega tuleb plaani ja maksemäära korrapäraselt üle vaadata.

Kuidas kajastada fondi laekumisi ja kulusid?

Raamatupidamises tuleb remondifondi raha eristada muudest korteriühistu rahavoogudest. Omanike tasud tuleb siduda õigete korteriomanditega ning maksmata summad peavad olema nähtavad võlgnevuste aruandes. Nii saab juhatus jälgida mitte ainult fondi üldist suurust, vaid ka seda, kas kõik omanikud on oma kohustused täitnud.

Kui ühistu kogub raha tulevaste konkreetsete tööde katteks, ei tähenda laekumine automaatselt seda, et kogu summa on kohe sama perioodi tulu. Tasu kajastamine peab vastama selle sisule ja ühistu arvestuspõhimõtetele. Kulude tekkimisel seotakse remonti puudutavad arved ja tehtud maksed selle töö ning rahastamisallikaga.

Näiteks võib ühistu koguda aasta jooksul raha torustiku vahetuseks, kuid töö teostatakse alles järgmisel aastal. Omanikelt kogutud summade, töövõtjate arvete ja pangamaksete vahel peab olema selge seos. Selline arvestus aitab näidata, kui palju on tööks raha olemas, kui palju on juba kasutatud ning kas projekt vajab lisarahastust.

Remondifondi ei tasu segada muu raha hulka ka siis, kui kõik vahendid asuvad samal pangakontol. Pangakonto jääk näitab olemasolevat raha, kuid ei selgita selle otstarvet. Raamatupidamisest ja aruannetest peab nähtuma, milline osa rahast on mõeldud jooksvateks kuludeks, milline remondiks ning millised kohustused on veel tasumata.

Aruanded peavad olema omanikele loetavad

Korteriomanik ei pea oskama lugeda keerukat pearaamatut, kuid tal peab olema võimalik aru saada, mis toimub tema makstud rahaga. Seetõttu on igakuise aruande selgus vähemalt sama tähtis kui korrektsed kanded taustal.

Kasulik aruanne näitab remondifondi algjääki, perioodil kogutud summasid, kasutatud raha, perioodi lõppjääki ning vajaduse korral ka tulevaste tööde jaoks tehtud kohustusi. Kui tööd on pooleli, võiks juhatus selgitada lühidalt, millises etapis projekt on ja kas eelarve püsib plaanis.

Ainuüksi väljavõte pangakontolt ei ole sisuline remondifondi aruanne. Samuti ei anna piisavat pilti üksnes aastaaruande lõpus esitatud number. Regulaarne ülevaade vähendab ebakindlust ja aitab omanikke otsustesse kaasata enne, kui on vaja teha suuremaid kulutusi.

Korto tarkvaras saab makseteated, laekumised, võlgnevused ja aruanded siduda korteriühistu igapäevase arvestusega. Tarkvara ei asenda siiski kokkulepitud põhimõtteid ega kontrolli. Juhatusel ja raamatupidajal peab olema ühine arusaam, millistele töödele fondi kasutatakse ning kuidas neid aruannetes selgitatakse.

Remondifondi kasutamine vajab dokumente

Fondi raha kasutamisel peab iga suurema kulu taga olema otsus ja tõendavad dokumendid. Sõltuvalt töö mahust võivad nendeks olla korteriomanike otsus, juhatuse otsus volituse piires, hinnapakkumised, leping, tööde üleandmise-vastuvõtmise akt ning arve. Dokumentide hulk sõltub töö iseloomust, kuid põhimõte on lihtne: hiljem peab olema võimalik aru saada, miks kulu tehti ja kes selle heaks kiitis.

Eriti tähelepanelik tasub olla ettemaksete ning osamaksetega tööde puhul. Kui töövõtjale makstakse enne töö valmimist, peab arvestuses eristuma ettemaks lõplikust kulust. Kui töö käigus lisanduvad algsest pakkumisest erinevad tööd, tuleks lisatööde põhjendus ja heakskiit samuti dokumenteerida.

Kiire avarii korral ei pruugi olla võimalik korraldada pikka pakkumiste võrdlust. Siis tuleb tegutseda maja kahjustuse vältimiseks, kuid otsus, põhjendus ja tehtud kulud tuleb hiljem siiski korrektselt fikseerida. Erakorraline olukord ei tähenda, et arvestuse läbipaistvus kaotab tähtsuse.

Levinud vead, mis tekitavad hiljem küsimusi

Kõige sagedamini põhjustab segadust see, kui remondifondi kogutakse ilma konkreetse plaani ja arusaadava aruandeta. Omanikud näevad makseteatel rida, kuid ei tea, kas raha on mõeldud lähiaja tööks, üldiseks reserviks või juba sõlmitud lepingu katteks.

Teine probleem on fondi jäägi hindamine ainult pangakonto järgi. Kui samalt kontolt tasutakse nii koristus-, kommunaal- kui ka remondiarveid, ei anna konto saldo vastust küsimusele, kui palju remondirahast on tegelikult kasutada. Vajalik on eraldi arvestus ja regulaarne kontroll.

Kolmas risk on maksmata remondifondi tasude ignoreerimine. Kui mitme omaniku võlg kasvab, võib paberil kavandatud remont jääda rahapuuduse tõttu tegemata. Maksehäirete jälgimine, meeldetuletused ja kokkulepitud sissenõudmise sammud aitavad hoida ühistu rahavoogu stabiilsena.

Ka ajalooliselt korrastamata arvestus vajab lahendamist. Kui varasemate aastate fondi jääki ei saa usaldusväärselt selgitada, ei ole mõistlik lihtsalt uut perioodi alustada. Enne tulevaste otsuste tegemist tuleb kontrollida laekumisi, kuludokumente, omanike saldosid ja pangatehinguid ning kujundada põhjendatud algseis.

Kui fondist ei piisa

Remondifond ei pea katma kõiki suuri töid täielikult. Mõne maja puhul on mõistlik koguda omaosalus ning rahastada ülejäänu laenuga. See vähendab töö edasilükkamise riski, kuid lisab pikaajalise maksekohustuse ja intressikulu. Otsus sõltub maja seisukorrast, töö kiireloomulisusest ja omanike valmisolekust teha suuremaid igakuiseid makseid.

Kui kasutatakse laenu, tuleb aruannetes hoida eraldi nähtaval remondifondi jääk, laenu põhiosa, intressid ja laenumaksed. Omanikule peab olema arusaadav, kas tema igakuine tasu läheb tulevaseks remondiks, juba tehtud töö laenu tagasimakseks või mõlemaks.

Korras remondifondi arvestus ei ole juhatusele lisakoormus, vaid töövahend, mis aitab teha otsuseid õigel ajal. Kui raha liikumine, otsused ja aruanded on omavahel seotud, saavad korteriomanikud usaldada numbreid ning juhatus saab keskenduda maja hoidmisele, mitte pidevale selgitamisele.