Kui ettevõttes tehakse esimene töötasu väljamakse, väljastatakse käibemaksuga arve või otsustatakse maksta dividende, tekib sageli küsimus: milliseid maksudeklaratsioone OÜ esitab ja kas neid tuleb esitada iga kuu. Ühtset kõigile ettevõtetele sobivat vastust ei ole. Deklaratsioonide ring sõltub sellest, kas OÜ on käibemaksukohustuslane, maksab tasu inimestele, teeb tehinguid teiste Euroopa Liidu riikidega või kasutab erikordi.

Hea raamatupidamine ei tähenda ainult tähtaegadest kinnipidamist. Õigel ajal ja õigete andmetega esitatud deklaratsioon annab ettevõtjale täieliku ja selge ülevaate maksukohustustest ning väldib hilisemaid parandusi, intresse ja ebamugavaid küsimusi Maksu- ja Tolliametilt.

OÜ maksudeklaratsioonid sõltuvad ettevõtte tegevusest

Väikese OÜ kõige tavalisemad maksudeklaratsioonid on tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioon ehk TSD ning käibedeklaratsioon ehk KMD. Mõni ettevõte esitab neist vaid üht, mõni mõlemat ja mõni teatud perioodil mitte kumbagi. Lisaks võivad tekkida kohustused Euroopa Liidu tehingute, erikorra kasutamise või spetsiifilise tegevusala tõttu.

Oluline põhimõte on see, et deklaratsioon ei ole pelgalt vormi täitmine. Selle aluseks on korrektselt kirjendatud dokumendid: müügiarved, ostuarved, pangatehingud, töötasude arvestused, lepingud ja ettevõtte tehtud otsused. Kui algandmed on korras, on ka deklaratsioonid õiged ning ettevõtte maksupositsioon arusaadav.

TSD: kui OÜ maksab tasu või teeb maksustatavaid väljamakseid

TSD ehk tulu- ja sotsiaalmaksu, kohustusliku kogumispensioni makse ning töötuskindlustusmakse deklaratsioon on paljude OÜ-de jaoks igakuine kohustus. Seda esitatakse juhul, kui ettevõte on teinud väljamakseid, millelt tuleb arvestada või kinni pidada makse.

Kõige tavalisem näide on töötasu. Kui ettevõttel on töötaja, juhatuse liige saab tasu või ettevõte maksab tasu töövõtu- või käsunduslepingu alusel, tuleb väljamakse ja sellega seotud maksud TSD-l deklareerida. Deklaratsioonil kajastuvad muu hulgas tulumaks, sotsiaalmaks, töötuskindlustusmaksed ja vajadusel kogumispensioni makse.

TSD võib olla vajalik ka siis, kui ettevõttel töötajaid ei ole. Näiteks tuleb deklaratsioon esitada dividendide väljamaksmisel, erisoodustuse andmisel, ettevõtlusega mitteseotud kulu tegemisel või külaliste vastuvõtukulude tekkimisel. Seetõttu ei tasu lähtuda ainult sellest, kas ettevõttes on palgalisi töötajaid.

TSD esitatakse üldjuhul väljamakse tegemisele järgneva kuu 10. kuupäevaks. Samaks tähtpäevaks tuleb tasuda deklaratsioonist tulenevad maksud. Kui konkreetsel kuul ei tehtud ühtegi deklareerimist vajavat väljamakset ega tekkinud maksustatavat kulu, ei pea TSD-d tavaliselt esitama.

Juhatuse liikme tasu ja dividendid ei ole sama asi

OÜ omaniku ja juhatuse liikme puhul on oluline eristada töötasu, juhatuse liikme tasu ja dividende. Tasu makstakse tehtud töö või juhtimisülesannete eest ning sellega kaasnevad tavaliselt tööjõumaksud. Dividend on kasumi jaotamine omanikule ning seda saab maksta ainult siis, kui ettevõttel on jaotamiseks piisavalt kasumit ja vajalikud otsused on vormistatud.

Mõlemad väljamaksed kajastatakse maksuarvestuses, kuid nende maksustamine ja deklareerimise sisu erinevad. Kui omanik teeb ettevõttes igapäevast tööd, ei ole põhjendatud käsitleda kogu väljamakset dividendina. Selge töökorraldus, korrektsed otsused ja läbipaistev tasustamine aitavad siin riske vältida.

KMD: käibedeklaratsioon käibemaksukohustuslasele

KMD ehk käibedeklaratsiooni esitab käibemaksukohustuslasena registreeritud OÜ. Sellel deklareeritakse ettevõtte müügikäive, müügilt arvestatud käibemaks ning sisendkäibemaks, mida ettevõttel on õigus oma maksukohustusest maha arvata.

Käibemaksukohustus tekib üldjuhul siis, kui Eestis tekkinud maksustatav käive ületab kalendriaasta jooksul 40 000 eurot. Ettevõte võib end käibemaksukohustuslasena registreerida ka varem, kui see on tema tegevusmudeli puhul mõistlik. Näiteks võib vabatahtlik registreerimine sobida ettevõttele, kelle klientideks on peamiselt teised käibemaksukohustuslased ja kellel on tegevuse alustamisel märkimisväärseid käibemaksuga kulusid.

Samas ei ole vabatahtlik registreerimine alati kasulik. Kui klientideks on eraisikud või hinnatundlikud tarbijad, võib käibemaks mõjutada lõpphinda. Otsus sõltub ettevõtte klientidest, hinnastamisest, kulude struktuurist ja kasvuprognoosist.

KMD esitatakse iga kuu järgmise kuu 20. kuupäevaks, ka siis, kui konkreetsel kuul müüki ega oste ei olnud. Nullkäibega deklaratsiooni esitamise kohustus kehtib seni, kuni ettevõte on käibemaksukohustuslasena registreeritud.

Millal tuleb esitada KMD INF?

Käibedeklaratsiooni lisa KMD INF ei kaasne automaatselt iga KMD-ga. See muutub vajalikuks siis, kui Eestis registreeritud käibemaksukohustuslaste vahelised arved ületavad kehtiva piirmäära. Üldjuhul kuuluvad lisal kajastamisele vähemalt 1000 euro suuruse käibemaksuta summaga müügi- ja ostuarved ühe tehingupartneri kohta arvestusperioodil.

KMD INF eesmärk on võrrelda müüja ja ostja deklareeritud andmeid. Seetõttu peab arveldamine olema järjepidev ning ostu- ja müügidokumendid õigesti ettevõtte raamatupidamisse jõudma. Eriti tähelepanelik tasub olla kreeditarvete, ettemaksete ja ühe partneriga tehtud mitme väiksema tehingu puhul.

Euroopa Liidu tehingud võivad tuua lisadeklaratsiooni

Kui OÜ müüb kaupu või osutab teenuseid teiste Euroopa Liidu liikmesriikide ettevõtetele, võib lisaks KMD-le tekkida ühendusesisese käibe deklaratsiooni ehk VD esitamise kohustus. VD-l deklareeritakse teatud ühendusesiseseid kauba käibeid ja teenuseid, mille puhul ostja arvestab oma riigis käibemaksu pöördmaksustamise korras.

VD esitatakse üldjuhul järgmise kuu 20. kuupäevaks. Siin määravad palju tehingu sisu, kauba liikumine, teenuse osutamise koht ja kliendi käibemaksunumber. Pelgalt välisriiki esitatud arve ei tähenda veel automaatselt, et tehing tuleb VD-l kajastada.

Veebimüügi või Euroopa Liidu tarbijatele osutatavate teenuste puhul võib kõne alla tulla ka OSS-i erikord. Sel juhul esitatakse erikorra deklaratsioon tavaliselt kord kvartalis. See on valdkond, kus enne müügi kasvatamist tasub maksuarvestus läbi mõelda, sest hilisemate perioodide parandamine võib olla ajamahukas.

Maksedeklaratsioon ei asenda majandusaasta aruannet

Levinud eksiarvamus on, et kui TSD ja KMD on regulaarselt esitatud, on kõik ettevõtte aruandluskohustused täidetud. Tegelikult on majandusaasta aruanne eraldi kohustus. See ei ole maksudeklaratsioon, vaid ülevaade ettevõtte majandusaasta tulemusest, varadest, kohustustest ja omakapitalist.

Majandusaasta aruanne tuleb esitada ka siis, kui OÜ-l ei olnud tegevust. Üldjuhul on tähtaeg kuus kuud pärast majandusaasta lõppu. Aruande koostamiseks peavad kogu aasta dokumendid, pangakontod, nõuded, kohustused ja võimalikud omanikega seotud tehingud olema korrektselt arvestatud.

Eesti OÜ ei esita tavapärast iga-aastast ettevõtte tuludeklaratsiooni samal põhimõttel nagu eraisik. Ettevõtte tulumaks seostub eelkõige kasumi jaotamise ning teatud maksustatavate väljamaksete või kuludega ning neid kajastatakse tavaliselt TSD kaudu õigel perioodil.

Kuidas hoida deklaratsioonide esitamine kontrolli all?

Praktikas annab parima tulemuse kindel igakuine töökorraldus. Ettevõte edastab pangaväljavõtted, müügi- ja ostuarved ning info tehtud väljamaksete kohta kokkulepitud ajaks. Raamatupidaja kontrollib dokumente, küsib vajadusel täpsustusi, koostab deklaratsioonid ja annab teada tasumisele kuuluvatest maksudest.

Eriti kasulik on anda raamatupidajale kohe teada uutest olukordadest: töötaja palkamisest, juhatuse liikme tasu määramisest, auto kasutamisest, välisriigi kliendist, suuremast seadmeostust või dividendide kavandamisest. Nii saab maksukäsitluse paika panna enne väljamakse või arve tegemist, mitte tagantjärele parandada.

Kermarc Raamatupidamisteenused aitab OÜ-del korraldada nii igakuist raamatupidamist, maksudeklaratsioone kui ka majandusaasta aruandeid. Kui dokumendid ja tähtajad on ühes süsteemis, saab ettevõtja rahulikult keskenduda ärile ning teha otsuseid selge finantspildi põhjal.