Kui dokumendid kogunevad kuu lõpus e-kirjadesse, pangakontole ja töölauale, ei ole küsimus ainult kannete tegemises. Juht vajab teadmist, kas arved on tasutud, maksud õigesti arvestatud ning milline on ettevõtte tegelik rahaline seis. Korteriühistu juhatus peab samal ajal nägema, kes on maksnud, millised kulud kuuluvad majale ja kuidas arvutused elanikele selgelt põhjendada. Just seepärast tasub täpselt teada, mida sisaldab igakuine raamatupidamisteenus.

Igakuine teenus ei ole kõigile ühesugune pakett. Töö maht sõltub dokumentide hulgast, töötajate olemasolust, käibemaksukohustusest, tegevusvaldkonnast ja sellest, kas arvestus on juba korras. Hästi korraldatud teenuse ühine eesmärk on siiski sama: anda organisatsioonile täielik ja selge ülevaade rahaasjadest ning hoida seadusest tulenevad kohustused kontrolli all.

Igakuine raamatupidamisteenus ettevõttele

OÜ igakuine raamatupidamine algab algdokumentidest. Müügiarved, ostuarved, pangatehingud, kuludokumendid, lepingutega seotud kanded ja muud majandustehingud tuleb koguda, kontrollida ning õigesse perioodi kajastada. Raamatupidaja ei kirjuta numbreid lihtsalt programmi, vaid hindab, kas dokumendil on vajalikud andmed ja millisele kontole või kululiigile tehing kuulub.

Näiteks võib sama pangamakse olla kontoritarvete ost, lähetuskulu, teenuse eest saadud ettemakse või omaniku poolt ettevõttesse tehtud sissemakse. Vale liigitus võib anda eksitava pildi kasumist, kuludest või maksukohustusest. Seetõttu on oluline, et ettevõtja saadaks dokumendid õigeaegselt ja lisaks vajadusel lühikese selgituse.

Pangatehingud, müük ja ostud

Tavapärase kuutöö hulka kuulub pangaväljavõtte kannete sidumine arvete ja muude dokumentidega. Kontrollitakse, kas ostuarved on raamatupidamises olemas, kas müügiarvete laekumised jõuavad õigetele klientidele ning kas tasumata arved vajavad tähelepanu.

Kui ettevõte väljastab arveid ise, saab raamatupidaja jälgida nende laekumist ja juhtida tähelepanu võlgnevustele. Mõnes ettevõttes tähendab see regulaarset meeldetuletuste saatmist, teises piisab juhile saadetavast ülevaatest. Täpne tööjaotus tuleks teenuse alguses kokku leppida, sest maksete meeldetuletamine ja võlanõudmine ei ole alati sama teenus.

Ostuarvete puhul aitab korras arvestus vältida nii topeltmakseid kui ka tähtaja ületamist. Eriti oluline on see väikese meeskonnaga ettevõttes, kus üks inimene tegeleb korraga müügi, klientide ja igapäevase töö korraldamisega.

Maksuarvestus ja deklaratsioonid

Igakuise teenuse üks keskseid osi on maksuarvestus. Käibemaksukohustuslasel ettevõttel tuleb koostada käibedeklaratsioon ning vajalikud lisad. Tööjõumaksude korral koostatakse TSD ja muud asjakohased deklaratsioonid. Raamatupidaja arvestab deklaratsioonide koostamisel dokumente, väljamakseid ja seadusest tulenevaid tähtaegu.

Maksude puhul ei ole kasulik lähtuda ainult sellest, millal raha kontolt lahkub. Näiteks ettevõtte kulutuse maksustamine võib sõltuda sellest, kas kulu on seotud ettevõtlusega, kas dokument on nõuetekohane ning kellele väljamakse tehakse. Kui küsimus tekib enne tehingu tegemist, on seda tavaliselt lihtsam lahendada kui tagantjärele parandada.

Teenuse sisu võib hõlmata ka suhtlust Maksu- ja Tolliametiga ning selgituste andmist, kui deklaratsiooni või maksukonto kohta tekib küsimusi. See ei tähenda, et iga erakorraline menetlus oleks kuutasu sees, kuid igapäevase maksuarvestuse eest vastutab raamatupidaja kokkulepitud ulatuses.

Palgaarvestus, kui ettevõttes on töötajad

Töötajatega OÜ puhul lisandub palgaarvestus. See hõlmab töötasu, puhkusetasu, haiguslehtede, maksude ja töötajatele tehtavate väljamaksete arvestamist. Vajadusel koostatakse palgalehed ning esitatakse nõutud andmed õigel ajal.

Palgaarvestuse maht sõltub töötajate arvust ja töökorraldusest. Kui tasu on iga kuu ühesugune, on protsess lihtsam. Tunnitasu, vahetused, lisatasud, puhkused ja muutuv töökoormus vajavad rohkem lähteandmeid ning tähelepanu. Raamatupidaja saab teha arvestuse õigesti siis, kui tööandja edastab info aegsasti ja üheselt.

Mida sisaldab korteriühistu igakuine raamatupidamisteenus?

Korteriühistu arvestus erineb ettevõtte omast, sest fookuses on maja kulud, elanike maksed, tarnijate arved ja läbipaistev aruandlus. Juhatusel peab olema võimalik selgitada, mille eest omanikud tasuvad ning milline on ühistu tegelik rahaline seis.

Igakuine teenus sisaldab tavaliselt kommunaal- ja halduskulude arvestust, korteriomanikele arvete koostamist ning laekumiste jälgimist. Kui majas kasutatakse mõõdikuid, tuleb nende näidud ja jaotuspõhimõtted korrektselt arvesse võtta. Korto tarkvara kasutamine aitab hoida korteriühistu andmed, arved ja ülevaated ühes selges süsteemis.

Oluline osa on võlgnevuste jälgimine. Juhatus ei pea iga kuu käsitsi võrdlema, kelle makse on laekunud ja kellel on tasumata summa. Raamatupidamine annab ülevaate võlglastest ning kokkuleppel saab korraldada meeldetuletusi. Samas tuleb meeles pidada, et võlgnikuga suhtlemise toon, maksegraafikute otsustamine ja õiguslike sammude algatamine jäävad sageli juhatuse otsustada.

Korteriühistu puhul on vajalik ka arusaadav aruandlus. Juhatus võib vajada teavet pangajäägi, tasumata arvete, reservide, tehtud kulude ja eelarve täitmise kohta. Elanikud hindavad seda, kui numbrid ei jää ainult raamatupidamisprogrammi, vaid on selgitatavad ka koosolekul või aruandes.

Igakuine finantsülevaade ei ole pelgalt formaalsus

Korrektsed deklaratsioonid ja õigel ajal tehtud kanded täidavad kohustusi, kuid neist üksi ei piisa. Ettevõtja peab saama aru, kas müük katab kulusid, kui palju raha on lähiajal vaja maksudeks ning millised arved ootavad tasumist. Korteriühistu juhatus peab nägema, kas kogutud vahendid vastavad kavandatud töödele ja kas mõni kululiik on eelarvest kõrvale kaldumas.

Seepärast sisaldab hea igakuine teenus ka kokkulepitud mahus finantsaruandeid ja selgitusi. Väikese OÜ jaoks võib piisata kasumiaruandest, bilansist ning ülevaatest tasumata arvetest. Aktiivsema ettevõtte puhul võivad vajalikud olla sagedasemad juhtimisotsuseid toetavad väljavõtted. Korteriühistu aruandluses on sageli olulised kulude jaotus, võlgnevused ning rahaliste vahendite jääk.

Aruanne on kasulik vaid siis, kui see jõuab otsustajani õigel ajal ja on arusaadav. Kui mõni näitaja muutub tavapärasest suuremaks, tasub küsida selgitust kohe. Nii ei jää probleemid aasta lõppu, mil lahenduste valik võib olla juba väiksem.

Aastaaruanne ja eelnevate perioodide korrastamine

Kuigi aastaaruanne koostatakse kord aastas, algab selle kvaliteet igakuistest kannetest. Kui arved, pangatehingud, maksud ja saldod on aasta jooksul korrektselt kajastatud, ei kujune aastaaruande perioodiks kiirustavat dokumentide otsimist. Igakuise teenuse juurde kuulub seega arvestuse järjepidev kontroll ning vajalike aastaaruande ettevalmistuste tegemine.

Mõnikord alustab uus klient olukorrast, kus varasem raamatupidamine on puudulik või segamini. Puudu võivad olla dokumendid, kontojäägid ei klapi, deklaratsioonid vajavad parandamist või tasumata arvete seis ei ole selge. Sellisel juhul tuleb esmalt teha varasemate perioodide korrastamine. See on tavaliselt eraldi töö, sest selle mahtu ei saa hinnata ainult ühe kuu dokumentide põhjal.

Korrastamine enne tavapärase kuuteenuse alustamist aitab vältida olukorda, kus vana viga kandub uutesse aruannetesse edasi. Aus algseis on vajalik nii ettevõtte juhile, korteriühistu juhatusele kui ka raamatupidajale.

Mis ei pruugi kuutasu sisse kuuluda?

Selge koostöö eeldab ka teadmist, millised tööd on eraldi kokkuleppega. Näiteks keerukad maksuvaidlused, ettevõtte ümberkorraldamine, auditi põhjalik ettevalmistus, mahukas dokumentide taastamine või üksikud eriprojektid võivad vajada eraldi hinnastamist. Sama kehtib olukordades, kus dokumente esitatakse hilinenult või korraga suure hulga varasemate kuude eest.

See ei ole märk piiratud teenusest, vaid läbipaistvast töökorraldusest. Kuutasu peaks vastama regulaarsele töömahule ning erakorralised ülesanded olema enne alustamist mõistlikult lahti räägitud.

Hea raamatupidamisteenus annab juhile või juhatusele kindluse, et igakuised kohustused ei jää märkamata ning numbrid on kontrollitavad. Kui dokumentide liikumine, tähtajad ja suhtlus on algusest peale selgelt kokku lepitud, saab rahulikult keskenduda ärile või maja juhtimisele, teades, et finantsarvestus on korras.