Korteriühistu juhatuse töö muutub pingeliseks siis, kui elanike küsimustele tuleb vastata mälu, eri tabelite ja postkastist otsitud arvete põhjal. Korto raamatupidamine korteriühistule aitab koondada igapäevase majandamise ühte loogilisse süsteemi, kuid programm üksi ei taga veel korras raamatupidamist. Vajalik on ka inimene, kes kontrollib andmeid, jälgib tähtaegu ja oskab juhatusele numbrid arusaadavalt lahti seletada.

Korteriühistu rahaasjad puudutavad kõiki majaelanikke. Seepärast ei ole arvestuse eesmärk vaid arveid väljastada või aastaaruanne õigeks ajaks esitada. Hea korraldus annab juhatusele täieliku ja selge ülevaate sellest, milleks raha kogutakse, millised kulud on tekkinud, kellel on maksed tasumata ning kas remondiks kavandatud vahendid on olemas.

Mida Korto raamatupidamine korteriühistule lahendab?

Korto on korteriühistute halduseks ja arvestuseks mõeldud tarkvara, mille abil saab korraldada korteriomanike maksete arvestust, kulude jaotamist ning elanikele vajaliku info edastamist. Praktikas tähendab see, et majandamiskulud, remondifondi maksed, vee- või küttetasud ja muud kokkulepitud kulud jõuavad õigete korteriteni vastavalt ühistu reeglitele ning kasutatavatele näitudele.

Juhatuse jaoks on suurim väärtus ajavõit ja parem jälgitavus. Kui andmed on süsteemis korrektsed, ei pea iga kuu alustama nullist ega arvutama käsitsi, kuidas konkreetne kulu korterite vahel jaguneb. Elanik saab oma arvestusest ühtsema pildi ning juhatus saab küsitavatele kirjetele tuginedes selgitusi anda.

Samas sõltub tulemus algandmete kvaliteedist. Korterite andmed, omanike kontaktid, mõõturite näidud, lepingud, arved ja ühistu otsused peavad olema ajakohased. Kui näiteks vee näidud laekuvad hilinemisega või kulude jaotamise põhimõte on ebaselge, ei lahenda tarkvara seda iseenesest. Raamatupidaja ülesanne on märgata vastuolusid enne, kui need jõuavad arvetele ja tekitavad elanikes põhjendatud küsimusi.

Igakuine töö ei piirdu arvete koostamisega

Korrapärane korteriühistu raamatupidamine koosneb mitmest omavahel seotud tegevusest. Kõigepealt tuleb töödelda tarnijate arved ja pangatehingud ning siduda need õigete kululiikide ja perioodidega. Seejärel koostatakse korteriomanikele arved, kontrollitakse laekumisi ning jälgitakse, kas tasumata summad vajavad meeldetuletust või juhatuse tähelepanu.

Oluline on ka aruandlus. Juhatus ei vaja üksnes kontode väljavõtet, vaid vastust küsimustele: kui palju on pangakontol raha, millised kohustused on tasumisel, kas eelarve peab paika ning milline on võlgnevuste seis? Arusaadav igakuine ülevaade võimaldab otsustada rahulikult, mitte alles siis, kui kassavoog on juba pingeline.

Näiteks võib pangakontol näida olevat piisavalt raha, kuid osa sellest võib olla kogutud remondifondi tarbeks. Seda summat ei ole mõistlik kasutada tavapäraste majandamiskulude katmiseks ilma, et juhatus ja korteriomanikud mõistaksid otsuse mõju. Korrektselt peetud arvestus aitab eristada jooksvaid kulusid, sihtotstarbelisi kogumisi ja tulevasi kohustusi.

Maksete jälgimine vajab järjepidevust

Maksehäired ei tähenda alati halba tahet. Arve võib olla läinud vanale e-posti aadressile, püsikorraldus võib olla lõppenud või omanik ei ole pärast korteri ostmist arvelduse korda veel selgeks saanud. Varajane ja korrektne meeldetuletus aitab paljud olukorrad lahendada enne, kui võlg kasvab suureks.

Kui võlgnevus püsib, vajab juhatus ajakohast ja kontrollitud infot. Millise perioodi eest on summa tasumata? Kas tasumine on vahepeal osaliselt laekunud? Kas omanikuga on kokku lepitud maksegraafik? Raamatupidamine ei asenda juhatuse otsuseid ega suhtlust võlgnikuga, kuid loob selleks usaldusväärse aluse.

Kuidas jaguneb vastutus juhatuse ja raamatupidaja vahel?

Kõige sujuvam koostöö tekib siis, kui rollid on kokku lepitud. Juhatus teeb ühistu nimel sisulised otsused: kinnitab eelarve, sõlmib lepingud, otsustab tööde tellimise, määrab vajadusel võlgnevuste käsitlemise põhimõtted ja edastab raamatupidajale vajalikud dokumendid. Raamatupidaja tagab, et otsused ja tehingud kajastuvad õigesti, arvestus on järjepidev ning kohustuslikud aruanded ja deklaratsioonid on õigel ajal esitatud.

Raamatupidaja ei saa oletada, miks konkreetne ülekande on tehtud või kas juhatuse liikmel oli kulutuseks volitus. Seetõttu tasub arve, lepingu või kulu kohta anda lühike selgitus kohe dokumenti edastades. See vähendab hilisemat küsimuste ringi ja hoiab perioodi sulgemise kiiremana.

Juhatusel tasub kokku leppida ka kindel rütm. Kui tarnijate arved, mõõturite näidud ja muud algandmed jõuavad raamatupidajani iga kuu samaks kuupäevaks, saavad elanike arved välja minna õigel ajal. Korrapära on eriti tähtis talvekuudel, kui kommunaalkulud on suuremad ning arvetel olevad erinevused saavad rohkem tähelepanu.

Aastaaruanne algab tegelikult juba jaanuaris

Aastaaruande koostamine ei peaks olema kevadine päästeoperatsioon. Kui iga kuu on tehingud kirjendatud, pangad kontrollitud ja olulised dokumendid säilitatud, on majandusaasta lõpus vaja andmed üle vaadata, mitte kogu aastat tagantjärele taastada.

Korteriühistu aastaaruanne peab kajastama tegelikku majanduslikku seisu. Juhatuse jaoks on see võimalus hinnata, kas kogutud vahendid, kulud ja kohustused vastavad kavandatule. Korteriomaniku jaoks on see oluline läbipaistvuse dokument. Puudulikud või segased andmed tekitavad koosolekul sageli rohkem küsimusi kui rahulikult esitatud selge ülevaade.

Erilist tähelepanu vajavad remondifond, laenud, ettemaksed, võlgnevused ja suuremate töödega seotud arved. Mõne kirje käsitlemine sõltub konkreetsest olukorrast ja ühistu tehtud otsustest. Seepärast on kasulik küsida nõu enne suure lepingu sõlmimist või erakorralise makse kogumise alustamist, mitte alles pärast seda, kui tehing tuleb aruandes õigesti kajastada.

Kui varasem arvestus on korrast ära

Juhatus võib vahetuda, haldur võib lahkuda ning failid võivad jääda eri inimeste arvutitesse. Sellises olukorras ei ole mõistlik lihtsalt uue kuuga edasi minna, sest varasemad vead kanduvad edasi: tasumata arved ei klapi, omanike saldod on küsitavad ja pangakonto jääk ei ühti raamatupidamisega.

Korrastamine algab tavaliselt dokumentide ja algsaldode ülevaatusest. Kontrollitakse pangatehinguid, esitatud arveid, laekumisi, võlgnevusi, fondide jääke ning võimalikke kohustusi. Mõnikord saab puuduvad seosed kiiresti taastada, mõnikord nõuab see rohkem aega, sest dokumente tuleb küsida varasematelt teenuseosutajatelt või juhatuse liikmetelt.

Oluline on mitte varjata probleemi korteriomanike eest, kuid ka mitte teha ennatlikke järeldusi. Erinevus arvestuses ei tähenda automaatselt puudujääki või kellegi eksimust. Kõigepealt tuleb välja selgitada, millest erinevus tekkis, dokumenteerida parandused ja anda juhatusele arusaadav selgitus.

Millal on Korto raamatupidaja hea valik?

Sisseostetud raamatupidamisteenuse kasutamine sobib ühistule, kus juhatus soovib keskenduda maja otsustele, suhtlusele ja tööde korraldamisele, mitte igakuistele kirjenditele ning deklaratsioonide tähtaegadele. See on eriti praktiline siis, kui majas on rohkem eri kululiike, remonttöid, võlgnevusi või juhatuse liikmete aeg on piiratud.

Valikut tehes tasub küsida, kas teenus hõlmab igakuist arvestust, maksete jälgimist, aruandeid, deklaratsioone ja aastaaruannet ning kuidas toimub suhtlus juhatusega. Sama tähtis on saada aru, milliseid dokumente ja otsuseid oodatakse juhatuselt. Selge töökorraldus vähendab mõlema poole ajakulu.

Kermarc Raamatupidamisteenused ühendab Korto-põhise korteriühistu arvestuse igapäevase raamatupidamisalase kontrolliga, et juhatusel oleks numbritest terviklik ja arusaadav pilt. Hea partnerlus ei tähenda, et juhatus kaotab kontrolli. Vastupidi – juhatus saab otsustada parema info põhjal ning elanikele saab vastata faktidega.

Kui maja finantsasjad on läbipaistvad ja igakuine rütm paigas, jääb juhatusel rohkem aega tegelda sellega, milleks ta valiti: hoida ühine kodu korras ning teha otsuseid, mis teenivad kõigi korteriomanike huve.