OÜ raamatupidamise hind ei sõltu ainult sellest, mitu arvet ettevõte kuus väljastab või saab. Sama oluline on ettevõtte käibemaksukohustus, töötajate arv, pangatehingute maht, kasutatavad programmid ning see, kas dokumendid jõuavad raamatupidajani korrektselt ja õigel ajal. Hästi koostatud pakkumine ei ole pelgalt number kuus, vaid selge kokkulepe selle kohta, millised kohustused on ettevõtte eest kaetud ja mille eest tuleb vajaduse korral tasuda eraldi.

Väikese OÜ puhul on raamatupidamisteenuse ostmine sageli mõistlikum kui oma töötaja palkamine. Ettevõtja saab vajaliku teadmise, deklaratsioonide õigeaegse esitamise ja arusaadava ülevaate ettevõtte rahalisest seisust, ilma et peaks ise igakuist arvestust korraldama. Hind on oluline, kuid veel olulisem on see, kas teenuse maht vastab tegelikule vajadusele.

Millest OÜ raamatupidamise hind kõige rohkem sõltub?

Raamatupidamise kuutasu kujuneb tavaliselt töömahu, mitte ainult ettevõtte juriidilise vormi järgi. Kahel OÜ-l võib olla täiesti erinev hind: üks teeb paar müügiarvet kuus ja tasub üksikuid kuludokumente, teine kasutab e-poodi, on käibemaksukohustuslane, maksab töötasu ning suhtleb igapäevaselt mitme tarnija ja kliendiga.

Kõigepealt vaadatakse dokumentide ja kannete hulka. Arved, tšekid, pangatehingud, sularahatehingud, laenud, liisingud ja muud majandussündmused tuleb õigesti kajastada. Kui andmed liiguvad pangast ja müügiprogrammist automaatselt ning dokumendid on süsteemselt edastatud, kulub rutiinsele tööle vähem aega. Kui aga kuludokumendid kogutakse kuu lõpus eri kanalitest või osa tehingute sisu tuleb eraldi välja selgitada, suureneb töömaht.

Hinda mõjutab ka käibemaksuarvestus. Käibemaksukohustuslasel tuleb pidada arvestust ostu- ja müügikäibemaksu üle ning esitada käibedeklaratsioon õigeaegselt. See eeldab, et arved on nõuetekohased ja tehingute maksustamine on õigesti määratud. Näiteks välisriikidest ostetud teenused, ühendusesisene kaubandus või erisoodustused vajavad tavapärasest rohkem tähelepanu.

Töötajate ja tasude olemasolu lisab samuti eraldi tööosa. Töötasu, juhatuse liikme tasu, puhkused, haiguslehed, tööjõumaksud ja vajalikud deklaratsioonid peavad olema õigesti arvestatud. Ühekordse tasu maksmine ei ole sama kui mitme töötajaga ettevõtte igakuine palgaarvestus. Seepärast tasub pakkumist küsides kirjeldada ka seda, kuidas ja kellele ettevõte tasusid maksab.

Mida kuutasu võiks sisaldada?

Hea raamatupidamisteenus katab ettevõtte tavapärase igakuise arvestuse ja seadusest tulenevad kohustused. Praktikas kuuluvad sinna dokumentide kontrollimine ning kirjendamine, pangatehingute kajastamine, maksuarvestus, deklaratsioonide koostamine ja esitamine ning vajaduse korral suhtlus Maksu- ja Tolliametiga. Ettevõtja jaoks on väärtuslik ka regulaarne ülevaade – näiteks kasumiaruanne, bilanss või selgitus selle kohta, milline on ettevõtte maksukohustus ja rahaline seis.

Kuutasu sisu tuleb siiski alati üle vaadata. Mõne pakkuja hinnas on aastaaruande koostamine juba sees, teisel juhul lisandub see eraldi tasuna. Sama kehtib palgaarvestuse, konsultatsioonide, maksete ettevalmistamise, aruannete ja klientide või tarnijate saldode kontrolli kohta. Erinevused ei tähenda tingimata, et üks pakkumine on parem kui teine. Need näitavad, et teenuse ulatus on erinev.

Kui ettevõtte juht soovib ise arveid koostada või pangamakseid teha, võib teenuse maht olla väiksem. Kui soov on anda raamatupidajale üle ka arvete kontroll, maksete jälgimine ja regulaarne finantsinfo, tuleb seda pakkumises arvestada. Oluline on, et vastutusjaotus oleks selge juba koostöö alguses.

Aastaaruanne ei ole lihtsalt formaalsus

Majandusaasta aruanne koondab ettevõtte aasta tulemuse ja finantsseisu. Selle koostamiseks peab igakuine raamatupidamine olema korras, pangajäägid ja nõuded kontrollitud ning vajalikud inventuurid või täpsustused tehtud. Kui aasta jooksul on arvestust peetud korrektselt, on aastaaruande koostamine sujuvam ja selleks kuluv töö väiksem.

Kui raamatupidamist tehakse tagantjärele või konto jäägid ei ole tegeliku olukorraga kooskõlas, võib aastaaruande eel vaja minna lisatööd. Seetõttu ei tasu hinnata teenust ainult selle järgi, kui odavalt saab aruande registrisse esitatud. Aruanne peab põhinema õigel arvestusel ning andma juhatusele ja teistele osapooltele usaldusväärse pildi ettevõttest.

Miks kõige odavam kuutasu ei pruugi olla soodne?

Väike kuutasu võib sobida väga lihtsa tegevusega ettevõttele, kus tehinguid on vähe ja dokumentatsioon on korras. Probleem tekib siis, kui hinnas eeldatakse ideaalset olukorda, kuid tegelik töökorraldus on teistsugune. Näiteks saadetakse dokumendid hilinemisega, pangas on palju isikliku ja ettevõtlusega seotud tehinguid läbisegi või tekib sageli küsimusi maksustamise kohta.

Sellisel juhul võivad lisatunnid ja eritasud muuta esialgse pakkumise oodatust kallimaks. Veel suurem kulu võib tekkida vigadest: hilinenud deklaratsioonid, valesti kajastatud käibemaks või teadmata maksukohustus võivad võtta ettevõtjalt aega ja tuua kaasa ebamugava selgitustöö.

Soodne ei tähenda alati madalat hinda. Soodne teenus annab selguse, mida ettevõte maksab, mis ajaks peab dokumendid esitama ning kelle poole saab küsimuse korral pöörduda. Kui juhatus saab aru, kuidas ettevõttel läheb, on lihtsam teha otsuseid investeeringute, töötasude, dividendide ja igapäevaste kulude kohta.

Kuidas küsida võrreldavat pakkumist?

Pakkumise saamiseks ei pea ettevõtja tundma kõiki raamatupidamise termineid. Piisab ausast ülevaatest ettevõtte tegevusest. Kasulik on märkida keskmine ostu- ja müügiarvete arv kuus, pangakontode hulk, käibemaksukohustus, töötajate või tasu saajate arv ning kasutatavad programmid. Samuti tasub öelda, kas ettevõttel on laene, põhivara, välistehinguid, e-pood või regulaarseid sularahatehinguid.

Kui senine raamatupidamine vajab korrastamist, tuleks seda kohe mainida. Varasemate perioodide korrigeerimine on eraldi töö, sest enne edasise arvestuse alustamist tuleb kontrollida dokumente, saldosid, deklaratsioone ja vajaduse korral teha paranduskanded. Korrastustöö hind sõltub sellest, kui palju perioode vajab ülevaatamist ning kui täielikud on algdokumendid.

Võrreldava pakkumise puhul küsige, kas kuutasu sisaldab maksudeklaratsioone, aastaaruannet, palgaarvestust ja nõustamist. Samuti tasub uurida, kuidas arvestatakse lisatööd ning milline on tavapärane dokumentide esitamise kord. Selged vastused aitavad vältida olukorda, kus teenuse tegelik sisu selgub alles pärast arve saamist.

OÜ raamatupidamise hind sõltub ka koostöökorraldusest

Raamatupidaja töö muutub täpsemaks ja kiiremaks, kui ettevõttes on lihtne kord. Müügiarved koostatakse ühes süsteemis, ostudokumente säilitatakse kokkulepitud kohas ning pangatehingute eesmärk on vajaduse korral selgitatav. See ei tähenda, et ettevõtja peaks ise raamatupidajaks hakkama. Piisab, kui vajalik info jõuab õigel ajal õige inimeseni.

Hea koostöö algab sageli mõne praktilise kokkuleppega: mis kuupäevaks dokumendid edastatakse, kes kinnitab kulud, kuidas lahendatakse puuduvate dokumentide küsimus ja millist aruandlust ettevõtte juht päriselt vajab. Mõni ettevõtja soovib iga kuu põhjalikku ülevaadet, teine vajab regulaarset kontrolli ning põhjalikumat analüüsi vaid oluliste otsuste eel. Teenuse maht võib ajas muutuda koos ettevõtte kasvuga.

Kermarc Raamatupidamisteenused lähtub teenuse pakkumisel ettevõtte tegelikust töömahust ja vajadusest, et juhatusel oleks täielik ja selge ülevaade oma finantsidest. Nii ei maksta pelgalt kirjenduste eest, vaid saadakse rahulik partnerlus arvestuse, deklaratsioonide ja aruandluse korraldamisel.

Kui raamatupidamise hind on selgelt lahti räägitud, on seda lihtsam hinnata ka ettevõtte igapäevase töö seisukohalt. Õige teenusemaht jätab juhatusele aega äriga tegelemiseks ning annab kindluse, et vajalikud numbrid ja tähtajad on kontrolli all.