Korteriühistu raamatupidamine: miks see on oluline ja kuidas seda hästi korraldada?
Korteriühistu juhatuse liikmena seisad silmitsi vastutusrikka ülesandega tagada ühistu rahaasjade korrektne ja läbipaistev haldamine.
Korteriühistu raamatupidamine võib tunduda tüütu kohustusena, aga tegelikult on see kogu ühistu toimimise selgroog. Ilma korrektse ja läbipaistva raamatupidamiseta ei saa teha õigeid otsuseid, kavandada remonditöid ega koostada usaldusväärset majandusaastaaruannet. Veelgi enam – seadus nõuab seda.
Selles blogis räägin sulle, mida korteriühistu raamatupidamine endast kujutab, millised on levinumad vead, ja annan praktilisi nõuandeid, kuidas korraldada seda nii, et kõik liikmed tunneksid end turvaliselt ja informeeritult.
Mis on korteriühistu raamatupidamine?
Korteriühistu raamatupidamine hõlmab kõiki finantstehinguid ja aruandlust, mis on seotud korteriühistu igapäevase tegevusega. See sisaldab:
- Korteri- ja hooneteenuste kulude arvestust
- Kommunaalkulude jaotamist
- Remondifondide haldamist
- Võlgnevuste jälgimist
- Palgaarvestust (kui korteriühistul on töötajaid)
- Finantsaruannete koostamist
Korralik korteriühistu raamatupidamine tagab läbipaistvuse, võimaldab planeerida tulevikuseid kulutusi ja hoiab ära võimalikud õiguslikud probleemi
Seadusandlikud nõuded korteriühistu raamatupidamisele
Eestis reguleerib korteriühistute tegevust korteriomandiseadus (KrtS) ja raamatupidamise seadus. Korteriühistu raamatupidamine peab vastama järgmistele põhinõuetele:
Raamatupidamiskohustus
Iga korteriühistu on kohustatud pidama raamatupidamist vastavalt hea raamatupidamistavaga. Raamatupidamine peab kajastama kõiki majandustehinguid kronoloogilises järjekorras ja võimaldama koostada usaldusväärset finantsaruannet.
Majandusaasta ja aruandlus
Korteriühistu majandusaasta on üldjuhul kalendriaasta, kuid põhikirjaga võib määrata ka teistsuguse perioodi. Majandusaasta lõppedes tuleb koostada:
- Bilanss
- Tulemiaruanne
- Rahavoogude aruanne (kui kohaldatav)
- Tegevusaruanne
- Raamatupidamise aastaaruanne
Aastaaruanne tuleb esitada korteriomanike üldkoosolekule kinnitamiseks ning vajadusel registreerida Äriregistris kuue kuu jooksul majandusaasta lõppemisest.
Kes vastutab raamatupidamise eest?
Paljudes väiksemates ühistutes on raamatupidamine juhatuse enda õlul. See tähendab, et üks või mitu juhatuse liiget peab tegema lisaks oma igapäevatööle ka raamatupidamist. See võib töötada, aga ainult siis, kui inimesel on piisavalt teadmisi ja aega.
Teine ja üha levinum variant on raamatupidamisteenuse sisseostmine. Paljud ettevõtted pakuvad spetsiaalselt korteriühistutele mõeldud teenuseid, mis hõlmavad nii igapäevast raamatupidamist kui ka aruandlust ja maksude deklareerimist. See lahendus on turvalisem ja sageli ka odavam, kui esialgu tundub – eriti kui arvestada võimalike trahvide ja probleemide vältimist.
Levinumad vead korteriühistu raamatupidamises
Praktikas esineb korteriühistu raamatupidamises mitmeid tüüpilisi vigu:
1. Ebapiisav dokumentatsioon
Kui ostetakse näiteks muruniiduk või tellitakse aknapesu, aga puudub leping või arve, siis võib hiljem tekkida kahtlusi ja konflikte. Kõik kulud peavad olema tõendatavad.
2. Segadus tööjõukuludega
Korteriühistud palkavad sageli haldureid, koristajaid või lumekoristajaid. Kui neile makstakse “mustalt” või ei deklareerita õigesti maksusid, on tegu seaduserikkumisega, mis võib kaasa tuua sanktsioone.
3. Reservfondi vale kasutamine
Paljud ühistud koguvad igakuiselt raha reservfondi, mis on mõeldud suuremateks tulevikukuludeks (nt katusevahetus). Seda raha ei tohi lihtsalt “ära kulutada” jooksvateks arveteks.
4. Aruandluse puudumine liikmetele
Korteriomanikel on õigus teada, kuidas raha kasutatakse. Kui juhatus ei esita regulaarselt aruandeid, kaob usaldus ning tekivad pinged.
5. Valesti jaotatud kulud
Kommunaalkulude ja ühiskulude vale jaotamine põhjustab rahulolematust korteriomanike seas. Jaotuspõhimõtted peavad olema selged ja põhikirjas fikseeritud.
6. Maksudeklaratsioonide hilinenud esitamine
Tähtaegadest kinnipidamine on kohustuslik. Hilinenud esitamine võib kaasa tuua trahvid ja intressid.
Nende vigade vältimiseks on soovitatav kaasata professionaalne raamatupidaja või kasutada spetsiaalset raamatupidamisteenust.Kermarc Raamatupidamisteenused pakub pikaajalist kogemust ja personaalset lähenemist korteriühistute raamatupidamise korraldamisel üle Eesti.
Praktilised soovitused hea korteriühistu raamatupidamise korraldamiseks
1. Tee koostööd usaldusväärse raamatupidajaga
Vali partner, kellel on kogemus just korteriühistute valdkonnas. Kontrolli tausta, küsi soovitusi ja vaata, milliseid lahendusi nad pakuvad – näiteks kas neil on veebipõhine keskkond aruannete jälgimiseks.
2. Automatiseeri nii palju kui võimalik
Tänapäeval on mitmeid tarkvaralahendusi (nt Briox, Merit Aktiva, e-arveldaja), mis võimaldavad raamatupidamist automatiseerida ja muuta aruandlus läbipaistvamaks. Liikmetel võib olla isegi võimalus jälgida oma makseid reaalajas.
3. Koosta lihtsad ja selged aruanded
Kõik korteriomanikud ei ole raamatupidajad. Tee aruannetest ülevaatlikud kokkuvõtted koos visuaalidega (diagrammid, tabelid), et isegi vanemad liikmed või tehnika võõrad inimesed saaksid aru, mis toimub.
4. Koosta aastaplaan ja eelarve
Kui kogu fookus on ainult igakuiste arvete tasumisel, võib ununeda pikem vaade. Koosta igal aastal plaan, kuhu suunas liigute ja millised kulud on oodata.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
1. Kas väike korteriühistu peab samuti raamatupidamist pidama?
Jah, kõik korteriühistud, olenemata suurusest, on raamatupidamiskohustuslased. Kuni 10 korteriga ühistud võivad kasutada lihtsamat, kassapõhist arvestust ja ei pea esitama majandusaasta aruannet.
2. Mis vahe on remondifondil ja reservkapitalil?
Remondifond on mõeldud plaaniliste remonditööde finantseerimiseks, samas kui reservkapital on kohustuslik fond ootamatute kulude katmiseks.
3. Kui tihti peab korteriühistu juhatus esitama aruandeid korteriomanikele?
Juhatus peab esitama majandusaasta aruande kord aastas. Lisaks on hea tava anda regulaarselt ülevaade ühistu finantsseisust üldkoosolekutel.
4. Mida teha, kui eelmiste perioodide raamatupidamine on korrast ära?
Soovitatav on kaasata professionaalne raamatupidaja, kes aitab varasemad perioodid korrastada ja viia raamatupidamise vastavusse seadustega. See on oluline nii ühistu edasise tegevuse kui ka võimaliku revisjoni seisukohast.
5. Kuidas valida oma korteriühistule sobiv raamatupidamisteenuse pakkuja?
Vali teenusepakkuja, kellel on kogemusi korteriühistute raamatupidamisega, kes kasutab kaasaegset tarkvara (nt Korto) ja pakub personaalset lähenemist. Küsi kindlasti soovitusi ja tutvu teenusepakkuja taustaga.
Kokkuvõte: läbipaistev raamatupidamine = tugev ühistu
Kvaliteetne korteriühistu raamatupidamine on nurgakivi korteriühistu edukale toimimisele. See tagab:
- Seadusandluse nõuetele vastavuse
- Finantsilise läbipaistvuse
- Õiglase kulujaotuse
- Efektiivse võlgnevuste haldamise
- Tuleviku planeerimise võimaluse
Kui oled juhatuse liige või korteriomanik, küsi endalt: kas minu ühistu raamatupidamine on läbipaistev, korrektselt tehtud ja arusaadav? Kui vastus pole kindel “jah”, on aeg midagi muuta.
Kermarc OÜ – teie usaldusväärne partner korteriühistu raamatupidamises. Pakume terviklikke lahendusi korteriühistutele üle Eesti, tagades täpsuse, seaduslikkuse ja professionaalsuse igas tehingus.