OÜ aastaaruande koostamine ei ole aasta lõpus koormav, kui raamatupidamist tehakse jooksvalt, mitte ühe suure tööna. Pinget tekitavad väikesed tegemata sammud: puuduolev ostuarve, selgituseta pangakanne, kontrollimata laoseis või otsus, mis jäi osanikega vormistamata. Kui need küsimused kogunevad viimastele nädalatele, võtab aruande esitamine rohkem aega, kui ettevõtja ootas.

Aastaaruanne ei ole ainult Äriregistrile esitatav kohustus. Korrektselt koostatud aruanne annab omanikule ja juhatusele täieliku ja selge ülevaate sellest, kuidas ettevõttel tegelikult läks: kas tegevus oli kasumlik, millised kohustused on veel tasuda ning kas ettevõtte raha liikumine toetab järgmise perioodi plaane. Väikese OÜ jaoks on see sageli ainus hetk aastas, mil kogu finantspilt vaadatakse tervikuna üle.

Millal tuleb OÜ aastaaruanne esitada?

Aastaaruanne tuleb üldjuhul esitada kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu. Kui ettevõtte majandusaasta on kalendriaasta, tähendab see esitamise tähtaega 30. juunil. Majandusaasta ei pea siiski alati lõppema 31. detsembril – ettevõtte põhikirjas võib olla määratud ka teine periood. Tähtaja arvestamisel tuleb lähtuda just sellest kuupäevast.

Ka siis, kui OÜ-l ei olnud aasta jooksul käivet ega kulusid, ei kao aruande esitamise kohustus. Tegevuseta ettevõte esitab aruande, mille näitajad kajastavad tegelikku olukorda. Sageli on sellises aruandes vähem ridu ja dokumente, kuid enne esitamist tuleb siiski veenduda, et pangakontol, osakapitalis, võimalikes kohustustes ja varasemate perioodide saldodes ei ole muutusi.

Tähtaega ei tasu võtta kui kuupäeva, mil raamatupidaja hakkab dokumente küsima. Mõistlik on alustada ettevalmistusi vähemalt mõni nädal või keerukama ettevõtte puhul paar kuud varem. Nii jääb aega puuduvate dokumentide leidmiseks ja vajadusel tehingute sisu täpsustamiseks.

Millest OÜ aastaaruande koostamine koosneb?

Aastaaruande sisu sõltub ettevõtte suurusest, majandusaasta tegevusest ja kohaldatavast aruandevormist. Väikesele ettevõttele võib aruanne olla üsna kompaktne, kuid see peab siiski andma õige ja arusaadava pildi ettevõtte varast, kohustustest, tuludest, kuludest ning omakapitalist.

Raamatupidamise aastaaruande keskmes on bilanss ja kasumiaruanne. Bilanss näitab majandusaasta lõpu seisuga, milline vara ettevõttel on ning milliste kohustuste ja omakapitali arvelt see on rahastatud. Kasumiaruanne selgitab, kuidas kujunes perioodi tulemus. Sõltuvalt ettevõtte kategooriast võivad lisanduda rahavoogude aruanne, omakapitali muutuste aruanne, tegevusaruanne ja lisad.

Lisad ei ole pelgalt vormitäide. Nendes selgitatakse näiteks laenude, seotud osapoolte tehingute, põhivara, töötajate või oluliste kohustuste tausta. Kui aruande põhinumbri taga on ettevõtte seisukohast oluline asjaolu, aitab selgitus vältida valesid järeldusi nii omanikul, pangal kui ka võimalikul koostööpartneril.

Aruande juurde kuuluvad ka vajalikud otsused. Juhatus koostab aruande, osanikud kiidavad selle heaks ning otsustavad üldjuhul kasumi jaotamise või kahjumi katmise. Kui kasumit ei jaotata, tuleb ka see otsus korrektselt sõnastada. Dividendi ei saa otsustada lihtsalt pangakontol oleva raha järgi – enne tuleb hinnata ettevõtte jaotuskõlblikku kasumit, kohustusi ja maksevõimet.

Alusta dokumentidest, mitte aruandevormist

Kõige kindlam viis aruandega hätta jääda on avada majandusaasta aruande vorm enne, kui igapäevane raamatupidamine on lõpetatud. Õige järjekord on vastupidine: esmalt tuleb teha korda kirjendid ja saldod, seejärel saab aruande numbrid usaldusväärselt kokku panna.

Kontrollimist vajavad pangakontode ja makseplatvormide väljavõtted, müügi- ja ostuarved, kuludokumendid, töötasude andmed, laenu- ja liisingulepingud ning põhivara soetusi puudutavad dokumendid. Kui ettevõttel on ladu, tuleb üle vaadata ka kaubavarude tegelik seis. Väikese ettevõtte puhul võib oluline olla ka omaniku ja ettevõtte vaheliste kannete eristamine: eraost, ettevõtte kulutus, omanikulaen ja dividend ei ole sama asi ning neid ei tohi kajastada juhuslikult.

Praktikas põhjustavad enim lisatööd puudulikud kuludokumendid ja maksed, millel puudub selgitus. Panga väljavõttel olev kaupmehe nimi ei ütle alati, kas tegemist oli tarkvarateenuse, töövahendi, esinduskulu või eraostuga. Kui juhatus annab maksete kohta selgitused jooksvalt, on aastaaruande koostamine oluliselt rahulikum ja kiirem.

Enne esitamist kontrolli neid küsimusi

Aruande lõpus tuleb numbreid mitte ainult kokku liita, vaid ka sisuliselt hinnata. Bilansi aktiva ja passiva peavad võrduma, pangasaldo peab ühtima pangaväljavõttega ning maksukohustused peavad olema kooskõlas esitatud deklaratsioonide ja tasutud summadega. Kui raamatupidamises on nõudeid klientide vastu, tasub üle vaadata, kas need on endiselt laekuvad või vajavad korrigeerimist.

Samuti tuleb hinnata, kas ettevõtte omakapital vastab nõuetele. Kui kahjum on omakapitali vähendanud, ei tähenda see alati, et ettevõte ei saa tegevust jätkata. Küll aga võib olla vaja võtta meetmeid, näiteks teenida järgmistes perioodides kasumit, teha omaniku sissemakse või kujundada tegevus ümber. Oluline on, et juhatus ei jätaks olukorda tähelepanuta ning aruandes esitatud andmed oleksid tegelikkusega kooskõlas.

Tähelepanu vajavad ka põhivara ja laenud. Arvuti, seadme või muu pikema kasutusajaga vara soetust ei pruugi olla õige kohe täielikult kulusse kanda. Samal ajal tuleb olemasolevalt põhivaralt arvestada kulumit. Laenude puhul tuleb eristada lühi- ja pikaajaline osa ning veenduda, et intressid ja tagasimaksed on õigesti kajastatud.

Kui ettevõtte tegevus või maht nõuab auditit või ülevaatust, tuleb sellega aegsasti arvestada. Selle kohustuse tekkimine sõltub seaduses toodud näitajatest ja ettevõtte konkreetsest olukorrast. Kontrolli ei tasu jätta aruande esitamise nädala peale, sest audiitor või vandeaudiitor võib vajada lisadokumente ja selgitusi.

Miks viimasel hetkel tehtud aruanne maksab rohkem?

Kiirustades saab aruande küll tehniliselt esitatud, kuid kiirustamine suurendab vigade ohtu. Näiteks võivad jääda kajastamata aasta lõpus saadud ostuarved, mõni ettemaks võib olla kantud ekslikult kulusse või tasumata maksukohustus võib puududa. Sellised vead moonutavad kasumit ja bilanssi ning võivad hiljem tuua kaasa paranduste vajaduse.

Viimase hetke töö tähendab sageli ka seda, et ettevõtja peab mitu kuud vanu tehinguid meenutama. Selleks kulub aega, kuid mõni detail võibki jääda ebaselgeks. Jooksvalt korrastatud raamatupidamine vähendab aasta lõpus küsimusi ning annab juhatusele parema võimaluse teha otsuseid juba aasta sees, mitte alles pärast perioodi lõppu.

Kui varasemad perioodid on korrastamata, tasub olukorda ausalt hinnata. Vahel on mõistlik enne uue aruande koostamist puhastada ära avamata pangakanded, sobitamata arved ja valed saldod. See võib tunduda lisasammuna, kuid ebatäpse algseisu peale ei saa ehitada usaldusväärset aastaaruannet.

Millal anda töö raamatupidajale?

Ettevõtja võib lihtsa tegevusega OÜ aastaaruande ise koostada, kui kõik dokumendid on korras, tehingud on arusaadavad ja aruandevormi nõuded on tuttavad. See sobib näiteks ettevõttele, millel on vähe arveid, puuduvad töötajad, laenud ja põhivara ning kus omanik hoiab finantsandmetel järjepidevalt silma peal.

Välise raamatupidaja abi on praktiline siis, kui ettevõttes on töötajad, käibemaks, laenud, põhivara, erinevad müügikanalid või varasemate perioodide ebaselgused. Samuti juhul, kui juhatus ei soovi kulutada oma tööaega deklaratsioonide, kirjendite ja aruande tehniliste nõuete kontrollimisele. Hea koostöö ei tähenda, et ettevõtja kaotab ülevaate – vastupidi, korrektsed raportid aitavad numbritest paremini aru saada.

Kermarc Raamatupidamisteenused aitab vajadusel korrastada ka varasemaid perioode, koostada nõuetekohase aastaaruande ning selgitada juhatusele, mida tulemused ettevõtte jaoks tähendavad. Kõige sujuvam tulemus sünnib siis, kui küsimusi lahendatakse töö käigus, mitte alles tähtaja eel.

Pane juba praegu paika lihtne harjumus: kogu dokumendid jooksvalt, lisa maksetele selgitused ja vaata kord kuus üle, kas pangasaldo, arved ning maksud moodustavad loogilise terviku. Siis ei ole aastaaruanne kevadine murekoht, vaid loomulik osa ettevõtte selgest finantsjuhtimisest.