Müügiarve on saadetud, kulu on tasutud ja pangakontol on liikumine näha – sellest üksi ei piisa, et kanne oleks raamatupidamises korrektne. Raamatupidaja peab mõistma, mida tehing sisuliselt tähendab, kellele see tehti ja millise tegevusega see seotud on. Küsimus, millised dokumendid anda raamatupidajale, ei ole seega pelgalt paberite kogumise küsimus. Õigel ajal edastatud ja selgelt märgistatud info aitab hoida maksuarvestuse korras, vältida hilisemaid täpsustusi ning anda juhile või korteriühistu juhatusele täielik ja selge ülevaade rahaasjadest.

Alusta igakuiste põhidokumentidega

Igakuise raamatupidamise alus on dokument, mis tõendab tehingut. Ettevõtte puhul kuuluvad siia eelkõige müügiarved, ostuarved, kuludokumendid, pangaväljavõtted ja vajaduse korral kassadokumendid. Korteriühistus lisanduvad teenusepakkujate arved, elanikele esitatud arvestuste alusandmed ning andmed laekumiste ja võlgnevuste kohta.

Raamatupidajale ei ole vaja saata ainult neid arveid, mis on juba tasutud. Ka tasumata ostu- ja müügiarved tuleb arvestusse võtta, sest need näitavad perioodi tegelikke kohustusi ja nõudeid. Kui dokument jõuab raamatupidajani alles mitu kuud hiljem, võib varasem periood vajada parandamist ning juhtimisaruanded ei pruugi enam anda õiget pilti.

Kõige lihtsam on leppida kokku kindel rütm: näiteks kogute eelmise kuu dokumendid kokku kohe järgmise kuu alguses ja edastate need kokkulepitud kanalit pidi. Kui raamatupidaja saab dokumendid terviklikult kätte, saab ta õigeaegselt koostada deklaratsioonid, jälgida tasumisi ja anda teada, kui mõni tehing vajab selgitust.

Müügi- ja ostuarved

Müügiarve peab kajastama tegelikku müüki või osutatud teenust. Kui arve on koostatud teises programmis, tuleb raamatupidajale edastada arve ise või usaldusväärne väljavõte koos vajalike andmetega. Oluline on ka teave kreeditarvete, ettemaksete ja tagastuste kohta.

Ostuarve puhul kontrollige enne edastamist, kas arvel on ettevõtte või korteriühistu õiged andmed, tehingu sisu ning käibemaksuandmed. Pelk pangamakse ei asenda ostuarvet. Pangaväljavõte tõendab raha liikumist, kuid mitte alati seda, mida osteti ja kas kulult saab käibemaksu maha arvata.

Kui kuludokument on näiteks parkimispilet, tšekk või veebipoe tellimuskinnitus, lisage juurde lühike selgitus. Näiteks „kohtumine kliendiga”, „remondimaterjalid trepikoja jaoks” või „töövahend töötajale”. See aitab teha kulude liigitamise õigesti ning põhjendada ettevõtlusega seotud kulu ka hiljem.

Pangaväljavõtted, maksed ja sularaha

Pangaväljavõte peab hõlmama kõiki organisatsiooni kontosid, sealhulgas maksekaartide, säästu- ja laenukontosid. Kui kasutate maksekorralduse selgituses ainult märget „kulu” või „arve”, vajab raamatupidaja sageli lisateavet. Eriti oluline on selgitada ülekandeid juhatuse liikmele, omanikule, töötajale või seotud ettevõttele.

Sularahatehingute puhul tuleb säilitada nii kuludokument kui ka kassaarvestus. Sularaha kasutamine ei ole keelatud, kuid selle puhul on lihtne kaotada jälg tehingu eesmärgist või raha jäägist. Kui võimalik, tasub ettevõtlusega seotud ostud teha ettevõtte pangakaardi või ülekandega – nii on dokumentide sidumine lihtsam.

Millised dokumendid anda raamatupidajale töötajate kohta?

Töötajate ja juhatuse liikmete tasud vajavad korrektseks arvestuseks rohkem kui kuus makstav summa. Raamatupidajale tuleb anda töölepingud, töövõtu- või käsunduslepingud, töötasu kokkulepped, tööaja või puudumiste andmed ning muudatused, mis mõjutavad tasu. Näiteks puhkused, haiguslehed, lisatasud, preemiad ja töölepingu lõppemine tuleb edastada enne palgaarvestuse tegemist.

Juhatuse liikme tasu, töötasu, dividend, kuluhüvitis ja laenu tagasimakse on eri liiki väljamaksed. Neid ei tohiks käsitleda lihtsalt kui raha ülekandmist omanikule või juhatuse liikmele. Enne makset või vähemalt kohe pärast otsuse tegemist tasub raamatupidajaga läbi rääkida, milline dokument on vajalik ja millised maksud sellega kaasnevad.

Lähetuste korral koguge lähetuskorraldus, sõidupiletid, majutuse arved ja kuludokumendid. Isikliku auto kasutamise puhul on vajalikud sõitude andmed ning hüvitise arvestamise alus. Väike selgitus õigel ajal on alati lihtsam kui mitu kuud hiljem mälust taastada, miks ja kelle jaoks sõit tehti.

Lepingud, otsused ja suuremad tehingud

Raamatupidamine ei koosne ainult arvetest. Leping võib määrata, kuidas kulu või tulu perioodide vahel jaguneb, kas tegemist on rendi, teenuse, laenu või ettemaksega ning millal tekib maksukohustus. Seetõttu saatke raamatupidajale uued ja muudetud kliendi-, rendi-, laenu-, liisingu-, kindlustus- ning teenuslepingud.

Samuti on vaja juhatuse, osanike või üldkoosoleku otsuseid, kui otsustatakse maksta dividendi, võtta laenu, teha osakapitali muudatus, soetada oluline vara või teha suurem remont. Näiteks arvuti ja tööriista ost võib olla jooksev kulu, kuid pikema kasutusega ja suurema väärtusega vara tuleb sageli võtta põhivarana arvele ning seda arvestatakse mitme perioodi jooksul. Õige käsitlus sõltub vara maksumusest, kasutusajast ja organisatsiooni raamatupidamise põhimõtetest.

Kui ettevõte alustab uut tegevusala, teeb tehinguid välisriigi partneritega või registreerib end käibemaksukohustuslaseks, andke sellest teada enne esimesi arveid. Selliste tehingute maksukäsitlus võib erineda tavapärasest Eesti-sisesest ostust või müügist.

Korteriühistul on lisaks oma alusdokumendid

Korteriühistu raamatupidamises on eriti tähtis, et igakuistel arvutustel oleks selge alus. Raamatupidajale tuleb edastada kommunaalteenuste arved, näitude andmed või nende kogumise tulemus, teenusepakkujate lepingud, remondiarved ning info elanikele esitatavate tasude muutuste kohta. Kui kasutusel on Korto, peab olema kokku lepitud, kes sisestab näidud, muudab omanike andmeid ja kinnitab arvete saatmise alused.

Juhatus peaks raamatupidajat teavitama korteriomanike vahetumisest, kontaktandmete muudatustest, kokkulepetest maksegraafikute osas ning laekumata arvete menetlemisest. Makse laekumine pangakontole ei ütle alati automaatselt, millise korteri arvega see seotud on. Selge viitenumber ja õige selgitus vähendavad käsitsi kontrollimist ning aitavad võlgnevuste aruande hoida usaldusväärsena.

Suurema remondi, laenu või kogutava sihtotstarbelise fondi puhul on vajalikud üldkoosoleku otsus, töövõtuleping, eelarve ja arved. Need dokumendid on olulised mitte ainult raamatupidamise jaoks, vaid ka selleks, et juhatus saaks omanikele arusaadavalt selgitada, kuhu ühistu raha on kasutatud.

Kuidas dokumendid raamatupidajani korrastatult jõuavad?

Parim vorm sõltub töökorraldusest. Digitaalsed arved ja pangaliidestused vähendavad käsitööd, kuid ei kaota vajadust kontrollida dokumentide sisu. Paberarve pildistamine on sobiv, kui kogu dokument on loetav ning lisatud on vajalik selgitus. Ärge jätke dokumente ainult e-kirjakasti või telefoni fotogaleriisse lootusega, et need hiljem meelde tulevad.

Kokkulepitud failinimed ja kaustad aitavad palju. Näiteks võib eristada ostuarveid, müügiarveid, lepinguid, palgadokumente ja korteriühistu remondiga seotud materjale. Dokumente ei pea kliendi poolt raamatupidamislikult kontodele jagama. Küll aga peab olema arusaadav, mis dokumendiga on tegemist, millise perioodiga see seotud on ja kas selle juurde kuulub täiendav otsus või selgitus.

Ärge unustage ka ligipääse. Raamatupidajal võib olla vaja vaatlejaõigust pangas, ligipääsu arvete haldamise keskkonnale või võimalust kasutada kokkulepitud dokumentide edastuskanalit. Õigused tuleb anda turvaliselt ja ainult vajalikus ulatuses. Paroolide saatmine tavakirjas ei ole hea töökorraldus.

Kui varasemad dokumendid on puudulikud

Vahel jõuab uus klient raamatupidaja juurde olukorras, kus osa dokumente on kadunud, deklaratsioonid tegemata või pangatehingud selgitamata. Seda saab korrastada, kuid töö maht ja aeg sõltuvad sellest, kui palju infot on võimalik taastada. Alustage pangaväljavõtetest, koguge olemasolevad arved, lepingud ja varasemad aruanded ning märkige üles tehingud, mille kohta selgitust ei ole.

Puuduvat dokumenti ei saa alati asendada, kuid sageli saab küsida müüjalt arve koopiat, laadida selle uuesti teenusepakkuja keskkonnast või leida tehingu tausta e-kirjavahetusest. Mida varem probleemiga tegeleda, seda väiksem on oht, et vajalik info, kontaktisik või ligipääs on kadunud.

Hea raamatupidamise eelduseks ei ole täiuslik dokumendihaldus, vaid regulaarne ja avatud koostöö. Kui kahtlete, kas mõni arve, leping või otsus on vajalik, saatke see pigem kaasa ja lisage lühike selgitus. Nii saab raamatupidaja hoida teie ettevõtte või korteriühistu arvestuse korras ning teil jääb rohkem aega rahulikult keskenduda oma põhitegevusele.