Käibedeklaratsioonis olev summa võib näida õige, kuid üks puuduolev ostuarve, valesti valitud käibemaksumäär või topelt sisestatud müügiarve muudab tulemust kiiresti. Küsimus, kuidas kontrollida käibemaksu, ei tähenda ainult deklaratsiooni vormi ülevaatamist. Kontroll peab algama algdokumentidest ning jõudma välja raamatupidamise ja Maksu- ja Tolliametile esitatud andmeteni.

Korrapärane kontroll aitab vältida hilisemaid parandusi, intressi ja ebamugavaid selgitusi. Samuti annab see ettevõtte juhile täieliku ja selge ülevaate sellest, kui palju käibemaksu tuleb tasuda või kui suur enammakse on tekkinud. Korteriühistu puhul on põhimõte sama, kuid esmalt tuleb veenduda, kas ühistu on üldse käibemaksukohustuslane ja milliste tehingute suhtes käibemaksu arvestatakse.

Mida käibemaksu kontrollimisel võrrelda?

Kõige usaldusväärsem kontroll põhineb kolmel omavahel kooskõlas oleval allikal: algdokumendid, raamatupidamisprogrammi käibemaksuaruanne ning käibedeklaratsiooni andmed. Kui neist üks ei ühti teistega, ei tasu erinevust lihtsalt ümarduseks pidada. Erinevus vajab põhjust ja dokumenteeritud selgitust.

Müügikäibemaks tekib ettevõtte väljastatud arvete ning muude maksustatavate tehingute põhjal. Ostukäibemaks on aga käibemaks, mida ettevõttel on seaduse tingimuste täitmisel õigus oma ostuarvetelt maha arvata. Deklaratsioonil tasumisele kuuluv summa on nende kahe vahe.

Kontrolli alati ka perioodi. Jaanuaris laekunud arve ei pruugi kuuluda jaanuari käibedeklaratsiooni, kui arve kuupäev ja tehingu tekkimise aeg viitavad detsembrile. Samuti võib arve olla küll makstud, kuid ilma nõuetekohase algdokumendita ei pruugi sisendkäibemaksu mahaarvamine olla põhjendatud. Arve tasumine ja käibemaksu mahaarvamise õigus ei ole üks ja sama asi.

Alusta müügiarvetest ja müügikäibest

Võta kontrollitava kuu kõik müügiarved ning võrdle nende netosummat, käibemaksusummat ja brutot raamatupidamisprogrammi müügiaruandega. Seejärel vaata, kas samad summad jõuavad käibedeklaratsioonile õige käibemaksumäära ja õige tehinguliigi all.

Erilist tähelepanu vajavad ettemaksed, kreeditarved, eksport, ühendusesisene käive ning tehingud, millele rakendub 0-protsendiline määr või pöördmaksustamine. Nende tehingute käibemaksukäsitlus võib erineda tavapärasest Eesti-sisesest müügist. Näiteks kreeditarve peab vähendama käivet ja käibemaksu samal põhimõttel, nagu algne müügiarve seda suurendas.

Kui ettevõte kasutab kassapõhist müüki, tasub võrrelda ka makseterminali või kassasüsteemi päevaaruandeid. Ainult väljastatud arvete kontrollimisest ei pruugi piisata, kui osa käibest tekib ilma tavapärase müügiarveta.

Seejärel kontrolli ostuarveid ja sisendkäibemaksu

Ostuarvete puhul ei piisa sellest, et dokumendil on käibemaks eraldi välja toodud. Kontrolli, kas arve on esitatud ettevõtte nimele, kas müüja on käibemaksukohustuslane, kas arvel on vajalikud andmed ning kas ost on seotud ettevõtte maksustatava käibega.

Tüüpilised küsimused tekivad sõiduautode, telefonide, esinduskulude, töötajate isiklike kulude ja segakasutuses olevate teenuste korral. Kui ostu kasutatakse osaliselt erasõitudeks või muul ettevõtlusvälisel eesmärgil, ei pruugi kogu sisendkäibemaksu maha arvata. Siin ei ole turvaline lähtuda ainult sellest, et arve on ettevõtte pangakontolt tasutud.

Vaata üle ka välisriigi arved. Kui Eesti ettevõte ostab teenust välisriigi ettevõtjalt, võib tekkida pöördmaksustamise kohustus. Sellisel juhul tuleb käibemaks teatud juhtudel ise arvestada, isegi kui arvel Eesti käibemaksu ei ole. Õige kajastamine võib tähendada, et sama summa mõjutab deklaratsioonil nii müügi- kui sisendkäibemaksu ridu.

Kuidas kontrollida käibemaksu enne deklaratsiooni esitamist?

Hea töökorraldus on teha kontroll iga kuu enne käibedeklaratsiooni esitamist, mitte alles siis, kui maksuamet küsib selgitusi. Raamatupidamises peaks selleks hetkeks olema kajastatud kõik kättesaadavad müügi- ja ostuarved, pangatehingud ning vajadusel palgaga või põhivaraga seotud maksuarvestused.

Esmalt võrdle müügikäibe kontode saldosid käibemaksuaruandega. Seejärel võrdle ostukontode ja sisendkäibemaksu kontode liikumist ostuarvete aruandega. Kui programmis on kasutusel eraldi käibemaksukoodid, kontrolli, et iga kood jõuaks deklaratsiooni õigele reale.

Pärast seda vaata käibedeklaratsiooni eelvaadet tervikuna. Kas käive on ettevõtte tavapärase tegevusmahuga kooskõlas? Kas tasumisele kuuluv käibemaks on võrreldes eelmiste kuudega põhjendamatult suur või väike? Kuude võrdlus ei asenda dokumentide kontrolli, kuid aitab märgata vigu, mis muidu jäävad tähelepanuta.

Näiteks võib ebatavaliselt suur tagastus tulla täiesti õiguspärasest põhivara ostust. Kui ettevõte ostis masina, seadme või muu suurema investeeringu, suureneb sisendkäibemaks tavapärasest rohkem. Kui aga põhjust ei ole, tasub otsida võimalikku topeltkannet, vale käibemaksukoodi või eelmise perioodi arvet.

Kontrolli pangatehinguid ja tasumata arveid

Pangakonto väljavõte ei näita otseselt käibemaksu, kuid aitab leida kajastamata dokumente. Kui pangast on tasutud tarnijale, kuid vastavat ostuarvet raamatupidamises ei ole, tuleb dokument küsida ja selle sisu üle kontrollida. Vastasel juhul võib kulu või sisendkäibemaks jääda valesse perioodi või olla üldse kajastamata.

Samamoodi võivad laekumised tuua nähtavale müügiarveid, mis on välja saatmata või süsteemis registreerimata. Eriti oluline on see ettevõtetes, kus arveldus toimub mitmes kanalis või kus juhatuse liige teeb osa ostudest ja müügist iseseisvalt.

Tasumata arvete nimekiri aitab eristada tegelikke arveid ettemaksetest, tagatisrahadest ja ekslikest kannetest. Käibemaksu arvestus sõltub tehingu sisust ning mõnel juhul ka käibe tekkimise ajast, mitte ainult sellest, kas raha on juba liikunud.

Käibedeklaratsiooni lisa KMD INF vajab sama tähelepanu

Kui ettevõttel tekib KMD INF esitamise kohustus, peab lisa olema kooskõlas nii põhivormi kui ka müügi- ja ostuarvete andmetega. Lisal kajastatavad arved tuleb kontrollida arve numbri, kuupäeva, tehingupartneri registrikoodi ja summa järgi.

Kõige tavalisemad probleemid on arve numbri erinev kirjapilt, kreeditarve kajastamine vale märgiga, ühe arve mitmekordne sisestamine ja tehingupartneri vale registrikood. Ka väikene tehniline ebatäpsus võib muuta andmed raskemini võrreldavaks ning tuua kaasa täiendava küsimuse.

KMD INF-i kontrollimisel tasub vältida käsitsi andmete ümberkirjutamist, kui raamatupidamisprogramm võimaldab deklaratsiooni andmed koostada otse programmist. Automaatne väljavõte ei vabasta kontrollist, kuid vähendab sisestusvigade ohtu. Lõplik vastutus andmete õigsuse eest jääb siiski ettevõttele.

Korteriühistu käibemaksu eripära

Korteriühistul ei teki käibemaksukohustust üksnes seetõttu, et ühistu kogub liikmetelt majanduskulusid või remondifondi makseid. Käibemaksukäsitlus sõltub sellest, millist tegevust ühistu teeb ja kas tal on maksustatav käive. Kui ühistu on käibemaksukohustuslane või teeb lisaks tavapärasele põhitegevusele maksustatavaid tehinguid, tuleb kulude ja tulude käibemaksuarvestus korraldada eriti selgelt.

Ühistu juhatusele on oluline, et arved, elanike maksed, tarnijate kulud ja aruanded oleksid läbipaistvad. Käibemaksu kontroll ei tohiks jääda juhatuse liikme isiklikuks mureks ega põhineda oletustel. Korrektsed alusdokumendid ja regulaarsed aruanded annavad kindluse nii juhatusele kui ka korteriomanikele.

Mida teha, kui leiad vea?

Kui viga avastatakse enne deklaratsiooni esitamist, tuleb andmed raamatupidamises parandada ja deklaratsioon esitada õigete summadega. Kui deklaratsioon on juba esitatud, sõltub järgmine samm vea olemusest ja perioodist. Enamasti tuleb esitada parandatud deklaratsioon ning vajadusel korrigeerida ka KMD INF-i andmeid.

Ära paranda eelmise kuu viga lihtsalt järgmise kuu numbrites, kui see moonutab tehingu tegelikku perioodi või deklaratsiooni sisu. Selline lahendus võib tunduda kiire, kuid teeb hilisema kontrolli keeruliseks. Säilita paranduse alus: algne dokument, selgitus, paranduskande põhjus ja vajadusel suhtlus tehingupartneriga.

Kui käibemaksuarvestus on olnud mitu kuud korrastamata või ettevõtte tegevuses esineb tavapärasest keerukamaid tehinguid, on mõistlik lasta perioodid süstemaatiliselt üle vaadata. Kermarc Raamatupidamisteenused aitab luua raamatupidamises korra, kus deklaratsioon ei ole kuu viimane riskikoht, vaid loomulik tulemus õigesti kajastatud tehingutest. Nii saab ettevõtja rahulikult keskenduda ärile, teades, et finantsandmed on arusaadavad ja maksuarvestus kontrollitud.