Kui pangakontol on raha, kuid ei ole selge, kui palju sellest kuulub maksudeks, järgmisteks arveteks või ettevõtja töötasuks, ei ole küsimus ainult rahavoos. Puudu on juhtimiseks vajalik ülevaade. Väikeettevõtte raamatupidamise põhjalik juhend aitab luua töökorra, mille abil on dokumendid korras, kohustused õigel ajal täidetud ja ettevõtte tegelik seis arusaadav.

OÜ raamatupidamine ei ole pelgalt aasta lõpus koostatav majandusaasta aruanne. See on igakuine süsteem, mis ühendab müügi, ostud, pangaliikumised, töötasud, maksud ja juhtimiseks vajalikud numbrid. Hästi korraldatud raamatupidamine vähendab kiirustamist, aitab ennetada vigu ning annab juhatusele võimaluse teha otsuseid faktide, mitte üksnes kontojäägi põhjal.

Väikeettevõtte raamatupidamise põhjalik juhend algab rutiinist

Raamatupidamise suurim risk ei ole tavaliselt keeruline tehing. Sagedamini tekitavad probleeme hilinenud dokumendid, põhjendamata pangakanded ja eeldus, et kõigega saab hiljem tegeleda. Kui üks kuu jääb arvestamata, kandub ebaselgus kiiresti järgmisse kuusse ning aasta lõpus võib parandamist vajada juba terve periood.

Kõige kindlam lahendus on leppida kokku regulaarne rütm. Ettevõtja kogub müügi- ja ostudokumendid jooksvalt ning edastab need raamatupidajale kokkulepitud ajaks. Raamatupidaja kajastab tehingud, võrdleb need pangaväljavõttega, koostab vajalikud deklaratsioonid ja annab märku, kui mõne kande või dokumendi kohta on täpsustust vaja.

Rutiin peab sobima ettevõtte tööviisiga. Mõnes OÜ-s on igas kuus mõni üksik arve, teises liigub iga nädal kümneid kuludokumente, e-poe makseid või välislähetustega seotud kulusid. Mahust sõltub töökorraldus, kuid põhimõte jääb samaks: iga ettevõtlusega seotud raha liikumine peab olema tõendatud ja arusaadavalt kajastatud.

Hoia ettevõtte ja isiklik raha lahus

Väikeettevõttes on juhatuse liige sageli ühtlasi omanik, müüja ja igapäevase töö korraldaja. Seetõttu võib juhtuda, et ettevõtte kaardiga tasutakse isiklik kulu või ettevõtte kulu makstakse eraisiku kontolt. Need olukorrad ei ole alati keelatud, kuid neid tuleb korrektselt dokumenteerida ja raamatupidamises eristada.

Kõige lihtsam on kasutada ettevõtte tegevuseks eraldi pangakontot ja maksekaarti. Kui ettevõtja teeb ettevõtte eest kulu oma isiklikust rahast, peab kuludokument jõudma raamatupidamisse ning makse saab hiljem ettevõttest hüvitada. Kui ettevõte tasub omaniku isikliku kulu, ei tohi seda jätta lihtsalt pangakande selgituseks. Sõltuvalt asjaoludest võib tegemist olla nõude, laenu, töötasu, erisoodustuse või kasumieraldusega. Õige käsitlus sõltub tehingu sisust.

Dokumendid peavad selgitama tehingu sisu

Arve ei ole ainus raamatupidamisdokument. Vajalikuks võivad osutuda leping, tellimus, üleandmisakt, kviitung, lähetuse aruanne või selgitus, milleks ost tehti. Eriti oluline on see kulude puhul, mille seos ettevõtlusega ei ole esmapilgul ilmne, näiteks telefon, auto, koolitus, toitlustus või kodukontori kulud.

Kuludokument peab võimaldama vastata lihtsale küsimusele: mida osteti, kellelt, millal ja miks ettevõtte jaoks. Kui vastus on dokumentidest nähtav, on kulu kajastamine ja maksuarvestus oluliselt kindlam. Pelgalt pangaväljavõtte rida ei tõenda enamasti tehingu sisu.

Praktiline töökorraldus tähendab, et dokumendid ei jää e-postkasti, autosse ega telefoni pildigaleriisse. Need kogutakse ühte kokkulepitud kohta ja nimetatakse nii, et neid on võimalik hiljem leida. Müügiarvete puhul tasub jälgida ka seda, kas klient on tähtajaks tasunud. Müük, mille eest raha ei ole laekunud, ei ole veel ettevõtte vaba raha.

Käibemaks nõuab järjepidevust

Käibemaksukohustuslasel on igakuine deklareerimiskohustus. Käibedeklaratsioon esitatakse üldjuhul järgneva kuu 20. kuupäevaks ning samaks ajaks tuleb tasuda ka tasumisele kuuluv käibemaks. Tähtaeg on lihtne, kuid deklaratsiooni õigsus sõltub sellest, kas kõik selle kuu müügi- ja ostudokumendid on õigel ajal olemas.

Sisendkäibemaksu saab maha arvata ettevõtlusega seotud ostudelt, kui vajalikud tingimused on täidetud ja dokumentatsioon korras. Siin ei tasu lähtuda ainult sellest, kas arvel on käibemaks eraldi välja toodud. Näiteks sõiduauto, esinduskulude, välisriigi arvete ja segakasutusega ostude puhul võivad kehtida erireeglid. Kahtluse korral on mõistlik küsida enne tehingu tegemist, mitte pärast deklaratsiooni esitamist.

Kui ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane, ei kao vajadus müüki ja kulusid korrektselt arvestada. Erinevus on selles, kuidas käibemaks ostuhinnas ja müügihinnas ettevõtte tulemusse jõuab. Käibemaksukohustuslaseks registreerimise otsus sõltub tegevusalast, klientidest, käibest ja kasvuplaanist, mitte ainult käibeläve lähenemisest.

Töötasu, juhatuse tasu ja väljamaksed

Ettevõtte kontolt tehtud väljamakse ei muutu automaatselt töötasuks ega dividendiks. Igal väljamaksel peab olema selge õiguslik ja majanduslik alus. Töötasu eeldab töösuhet või muud asjakohast kokkulepet, juhatuse liikme tasu seondub juhtimisülesannetega ning dividendide maksmine eeldab selleks vajalikku otsust ja jaotatavat kasumit.

Töötasu ja tasudega kaasnevad maksud ning TSD esitamise kohustus. TSD esitatakse üldjuhul väljamakse tegemisele järgneva kuu 10. kuupäevaks. Õigeaegne palgaarvestus tähendab rohkemat kui netosumma ülekandmist: arvesse tuleb võtta maksud, puhkused, võimalikud hüvitised ja töötajale väljastatav arvestus.

Väikeettevõtja võib soovida võtta ettevõttest raha paindlikult, kuid juhuslikud ülekanded tekitavad hiljem sageli kõige rohkem küsimusi. Enne väljamakset tasub otsustada, mis liiki väljamaksega on tegemist ja millised maksud või dokumendid sellega kaasnevad. See hoiab ära olukorra, kus aasta lõpus tuleb varasemaid makseid ümber hinnata.

Juhtimiseks on vaja rohkem kui kasumiaruannet

Kasumiaruanne näitab, kas ettevõtte tulud on kuludest suuremad. See ei näita üksi, kas ettevõttel on õigel ajal raha arvete, palkade ja maksude tasumiseks. Seetõttu tuleb vaadata koos vähemalt kolme asja: pangajääki, lähiajal tasumisele kuuluvaid kohustusi ja klientidelt oodatavaid laekumisi.

Regulaarne aruanne aitab märgata, kui mõni kulu on kasvanud, marginaal väheneb või kliendid tasuvad arveid järjest hiljem. Väikese ettevõtte puhul võib ühe suure arve hilinemine mõjutada kogu kuu maksevõimet. Mida varem olukord nähtavaks muutub, seda rohkem on valikuid – näiteks meeldetuletuse saatmine, maksetähtaja kokkuleppimine või kulutuste ajastuse muutmine.

Hea aruandlus ei pea olema keeruline. Juhatusele on tavaliselt kõige kasulikum selge ülevaade tuludest, kuludest, nõuetest, kohustustest, maksudest ja rahajäägist. Kui numbritest ei saa aru ilma erialase tõlketa, ei täida aruanne oma eesmärki.

Majandusaasta aruanne valmistatakse ette kuude jooksul

Majandusaasta aruanne põhineb terve aasta korrektsel raamatupidamisel. Selle koostamine on palju sujuvam, kui pangakanded on kontrollitud, nõuded ja kohustused üle vaadatud ning vajalikud algdokumendid olemas. Üldjuhul tuleb aruanne esitada kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu, kuid töö ei peaks algama alles tähtaja lähenedes.

Enne aruande koostamist tasub üle kontrollida, kas klientide ja tarnijate saldod vastavad tegelikule olukorrale, kas põhivara on õigesti arvestatud ning kas ettevõttel on omanike, töötajate või seotud isikutega nõudeid ja kohustusi. Samuti tuleb hinnata, kas ettevõtte omakapital vastab nõuetele ja kas tegevuse jätkumiseks vajalik rahastus on olemas.

Aastaaruanne ei ole vormitäide. See on ametlik ülevaade ettevõtte majanduslikust seisust ning paljudel juhtudel vaatavad seda lisaks juhatusele ka pangad, koostööpartnerid või võimalikud investorid. Selge ja õige aruanne toetab usaldusväärsust.

Millal kasutada välist raamatupidajat?

Välise raamatupidamisteenuse väärtus ei seisne ainult deklaratsioonide esitamisel. Teenusepakkuja aitab luua töökorra, küsib puuduvate dokumentide kohta, jälgib tähtaegu ja selgitab, mida aruannetes olevad numbrid tähendavad. See on eriti oluline juhile, kelle põhitöö on klientide teenindamine, müük või meeskonna juhtimine.

Koostöö toimib kõige paremini siis, kui mõlemal poolel on selged rollid. Ettevõtja vastutab selle eest, et tehingud oleksid päriselt toimunud, dokumendid jõuaksid õigel ajal raamatupidajani ja küsimustele vastataks sisuliselt. Raamatupidaja vastutab arvestuse korrektsuse, kokkulepitud deklaratsioonide ja aruannete ning tähelepanekute tegemise eest. Kermarc Raamatupidamisteenused aitab sellise töökorra kujundada ettevõtte tegeliku mahu ja vajaduste järgi.

Kui varasem raamatupidamine on jäänud korrastamata, ei tasu seda peita või edasi lükata. Esmalt tuleb välja selgitada, millised kuud, dokumendid ja deklaratsioonid vajavad ülevaatamist. Seejärel saab töö jagada mõistlikeks etappideks. Korrektsioon võib nõuda aega, kuid korrastatud minevik annab võimaluse juhtida ettevõtet rahulikumalt ka edaspidi.

Raamatupidamise eesmärk ei ole teha juhatuse elu keerulisemaks. Hästi seatud süsteem annab igal kuul täieliku ja selge ülevaate, millest alustada järgmise otsuse tegemist.