Raamatupidaja vahetus ei tohiks alata hetkest, mil deklaratsiooni tähtaeg on juba lähedal või juhatus ei leia enam vastust küsimusele, kas maksud on tasutud. Hästi korraldatud raamatupidamise üleandmise tegevusjuhend aitab OÜ-l või korteriühistul võtta uue koostöö ette rahulikult, säilitada andmete järjepidevus ning saada kiiresti täielik ja selge ülevaade oma rahalisest seisust.

Üleandmise eesmärk ei ole üksnes failide liigutamine ühelt teenusepakkujalt teisele. Uus raamatupidaja peab aru saama, millised kohustused on juba täidetud, millised tööd on pooleli ning kas varasemates perioodides vajab miski korrigeerimist. Mida selgem on alginfo, seda vähem kulub aega oletustele ja seda kindlamalt saab jätkuda igakuine arvestus, maksuarvestus ning aruandlus.

Millal raamatupidamise üleandmist alustada?

Kõige sujuvam on vahetada raamatupidajat majandusaasta või kvartali vahetusel, kuid see ei ole kohustuslik. Kui teenus ei vasta ootustele, dokumendid jäävad töötlemata või juhtkonnal puudub ülevaade ettevõtte või korteriühistu rahast, ei ole põhjust oodata aasta lõpuni. Raamatupidamist saab üle anda ka kuu keskel, kui vastutusperioodid, dokumendivoog ja tähtajad lepitakse täpselt kokku.

Enne otsust tasub selgitada, mis muutust tegelikult vajate. Mõnel juhul piisab suhtluse ja töökorralduse parandamisest. Teisel juhul on probleemiks pikalt korrastamata algdokumendid, esitamata deklaratsioonid või ebaselged saldod. Viimasel juhul tuleb uue teenuse alustamisel arvestada, et lisaks jooksvale raamatupidamisele võib olla vaja teha varasemate perioodide korrastustööd.

Juhatusel või ettevõtte juhil tasub määrata üks kontaktisik. Nii ei jää küsimused eri inimeste vahele ning uuel raamatupidajal on teada, kellelt saab kiiresti vajalikud selgitused näiteks arve sisu, lepingu tingimuste või elanike maksete kohta.

Raamatupidamise üleandmise tegevusjuhend samm-sammult

Lepi kokku üleandmise kuupäev ja vastutus

Esmalt määrake päev, millest alates teeb igapäevast raamatupidamist uus teenusepakkuja. Samuti tuleb kirja panna, kes lõpetab vana perioodi tööd. Näiteks võib senine raamatupidaja esitada veel viimase käibemaksudeklaratsiooni, uus partner aga võtta üle järgmise kuu dokumendid ja pangatoimingud.

Selge piir väldib olukorda, kus üks arve jääb mõlema osapoole arvates teise inimese tööks. Kokkulepe peaks hõlmama vähemalt ostu- ja müügiarveid, pangatehinguid, töötasu, maksudeklaratsioone, tasumata arveid ning perioodi lõpu aruandeid. Korteriühistus lisanduvad sellele igakuised arvestused, võlglaste jälgimine ja omanikele esitatavad teated.

Koonda dokumendid, aruanded ja ligipääsud

Raamatupidamisprogrammi ligipääs üksi ei anna veel tervikpilti. Uuele raamatupidajale tuleb üle anda nii elektroonilised andmed kui ka selgitused, mis aitavad numbrite sisu mõista. Kui osa dokumente on paberil, tuleb kokku leppida nende üleandmise viis ja asukoht.

Praktiline üleandmispakett sisaldab vähemalt järgmisi materjale:

• viimaseid bilansse, kasumiaruandeid ja vajadusel käibe- või omanike aruandeid;
• pankade väljavõtteid ning ligipääse pangale, e-MTA-le ja raamatupidamistarkvarale;
• ostu- ja müügiarveid, lepinguid, laenude ning liisingute dokumente;
• töötajate andmeid, töötasuarvestuse alusdokumente ja puhkuste infot;
• maksudeklaratsioonide, aastaaruannete ning olulise kirjavahetuse koopiad.

Ligipääsude muutmisel tuleb olla tähelepanelik. Uus raamatupidaja vajab õigusi oma töö tegemiseks, kuid endise teenusepakkuja õigused tuleks pärast üleandmise kontrollimist lõpetada või piirata. Pangas tasub üle vaadata nii maksete sisestamise kui kinnitamise õigused. Juhatuse liikme kontroll ei kao teenuse sisseostmisel – maksete kinnitamise kord peab jääma organisatsiooni jaoks turvaliseks ja arusaadavaks.

Kontrolli lähteandmed enne jooksva töö alustamist

Üleandmise olulisim osa on lähteolukorra kontroll. Bilansi pangakonto jääk peab ühtima pangaväljavõttega. Maksuameti ettemaksukonto seis tuleb võrrelda raamatupidamisega ning tasumata ostu- ja müügiarved peavad olema põhjendatud. Kui saldos on vanu või tundmatuid summasid, ei ole mõistlik neid lihtsalt uude perioodi edasi kanda.

Kontroll ei tähenda, et iga raamatupidaja vahetus eeldab täielikku auditit. Töö maht sõltub organisatsiooni suurusest, dokumentide korrastatusest ja sellest, kui pikalt eelmine arvestus on olnud ebaselge. Väikese, korrapärase dokumendivooga OÜ puhul saab üleandmine toimuda kiiresti. Kui aga ettevõttes on mitu aastat lahtisi kontosid või korteriühistu maksete ajalugu ei ole omanike kaupa selge, tuleb esmalt koostada korrastustööde plaan.

Anna edasi vajalik taustainfo

Numbrid vajavad selgitust. Uuele raamatupidajale tuleks teada anda, millised on tavapärased kulud, milliste klientidega kasutatakse eritingimusi, kas ettevõttel on seotud isikute tehinguid või millised lepingud mõjutavad järgnevaid kuid. Kui tegevus on hooajaline, aitab ka see info aruannetes kõikumisi õigesti tõlgendada.

Korteriühistu puhul on oluline kirjeldada majas kehtivaid arvestuspõhimõtteid. Näiteks kuidas jagatakse vee-, kütte- või remondikulusid, millised otsused on üldkoosolek teinud remondifondi kohta ning kuidas toimub võlgnevuste menetlemine. Korto tarkvara kasutamisel tuleb kontrollida, et hoone, ruumide, omanike, mõõdikute ja arvestusliikide andmed oleksid ajakohased. Nii saavad igakuised arved, maksete jälgimine ja juhatuse aruanded jätkuda ilma katkestuseta.

OÜ ja korteriühistu üleandmisel on erinev fookus

OÜ puhul on sageli keskmes maksud, töötasu, käibemaks, klientide võlgnevused ning juhtimisotsuste jaoks vajalikud aruanded. Ettevõtja vajab kindlust, et deklaratsioonid saavad esitatud õigel ajal ja majandustulemused on arusaadavad. Kui omanik kasutab ettevõtte vara või teeb tehinguid seotud isikutega, tuleb see kindlasti üleandmisel välja tuua, et maksuarvestus oleks korrektne.

Korteriühistu jaoks on sama tähtis elanike usaldus. Juhatus peab saama selgelt näidata, millest kuuarve koosneb, kes on tasunud, millised võlgnevused on tekkinud ning kuidas kasutatakse kogutud vahendeid. Seetõttu ei piisa ainult pearaamatu üleandmisest. Vajalikud on ka omanike saldod, arvestuste alused, võlanõuete seis ning ülevaade kehtivatest teenuslepingutest.

Levinud vead, mis teevad üleandmise keeruliseks

Kõige sagedamini lükatakse dokumentide kogumist edasi. Seejärel jõuab uus raamatupidaja tööga alustada alles siis, kui deklaratsiooni või aruande tähtaeg juba survestab. Mõistlikum on anda materjalid üle võimalikult vara, isegi kui kõik küsimused ei ole veel lahendatud. Puuduvad dokumendid ja ebaselgused saab siis rahulikult nimekirjana läbi töötada.

Teine viga on eeldada, et programm sisaldab automaatselt kogu vajalikku infot. Programmist võib puududa leping, juhatuse otsus, arve põhjendus või teadmine, miks vana nõue on endiselt tasumata. Kolmas probleem on vastutuse hajumine: vana teenusepakkuja, uus teenusepakkuja ja juhatus eeldavad kõik, et keegi teine esitab viimase deklaratsiooni või kontrollib pangajäägi üle.

Nende olukordade vältimiseks tasub üleandmise lõpus teha lühike ühine kontroll. Kas kõik vajalikud ligipääsud toimivad? Kas viimane deklaratsioon on esitatud? Kas pangasaldod, maksukonto ja tasumata arved on üle vaadatud? Kas on selge, kelle poole pöörduda varasemate perioodide küsimustega? Kirjalik kinnitus annab kõigile osapooltele üheselt mõistetava lähtepunkti.

Esimene kuu uue raamatupidajaga

Esimesel kuul ei tasu piirduda ainult küsimusega, kas arved on sisestatud. Paluge saada arusaadav ülevaade organisatsiooni hetkeseisust: pangajääkidest, tasumata kohustustest, klientide või omanike võlgnevustest ning lähiaja tähtaegadest. See aitab kinnitada, et üleandmisel tekkinud küsimused on lahendatud ja töökorraldus sobib teie vajadustega.

Hea koostöö kujuneb siis, kui dokumendid jõuavad raamatupidajani regulaarselt, juhatus vastab sisulistele küsimustele õigel ajal ning aruannete vorm on otsustajale mõistetav. Raamatupidamise üleandmine on sobiv hetk luua selline töökorraldus, kus finantsandmed ei ole kohustuslik lisatöö, vaid selge alus rahulike ja põhjendatud otsuste tegemiseks.