Raamatupidaja vahetamise mõte tekib harva ilma põhjuseta. Võib-olla jõuavad aruanded liiga hilja, küsimustele ei saada selgeid vastuseid või puudub ettevõtte juhil ja korteriühistu juhatusel lihtsalt täielik ülevaade finantsseisust. Küsimus, kuidas vahetada raamatupidamisteenuse pakkujat, ei ole ainult uue lepingu sõlmimises. Hästi korraldatud üleminek aitab hoida korras andmed, tähtajad ja igapäevase töö.
Teenusepakkuja vahetust ei pea kartma, kuid seda ei tasu teha kiirustades. Raamatupidamine sisaldab dokumente, juurdepääse, deklaratsioone ja varasemate perioodide andmeid, mille puudumine või ebatäpsus võib hiljem tekitada lisatööd. Selge tegevusplaan võimaldab uuel partneril töö üle võtta nii, et ettevõtte või korteriühistu kohustused jäävad täidetuks.
Millal on raamatupidamisteenuse pakkuja vahetamine põhjendatud?
Mõnikord on probleem üksik eksimus, mida saab koostöös parandada. Kui aga mure kordub, tasub hinnata, kas praegune teenus toetab organisatsiooni tegelikke vajadusi. Ohumärk võib olla see, et maksudeklaratsioonide esitamise tähtaegade pärast tuleb pidevalt ise muretseda, pangakontode ja aruannete seis ei ole juhile arusaadav või kirjadel ja telefonikõnedel puudub mõistliku aja jooksul vastus.
OÜ puhul mõjutab raamatupidamise kvaliteet otseselt juhtimisotsuseid. Kui müügi, kulude, maksukohustuste ja nõuete kohta puudub ajakohane pilt, on keeruline otsustada investeeringute, töötajate või dividendide üle. Korteriühistu jaoks on eriti oluline, et igakuised arvestused, võlglaste jälgimine ja omanikele esitatavad aruanded oleksid läbipaistvad ning arusaadavad.
Pakkuja vahetamine võib olla põhjendatud ka siis, kui organisatsioon on kasvanud või selle töökorraldus muutunud. Ettevõte võib vajada senisest regulaarsemat finantsaruandlust või nõustamist. Korteriühistu võib soovida valdkonnale sobivat tarkvara ja selgemat suhtlust juhatuse, elanike ning teenuseosutajate vahel. Hea teenusepartner kohandab töökorralduse kliendi vajadusega, mitte vastupidi.
Kuidas vahetada raamatupidamisteenuse pakkujat samm-sammult?
Kõige sujuvam on üleminek siis, kui seda alustatakse enne kiiret aruande- või deklaratsiooniperioodi. Praktikas sobib sageli kuu, kvartali või majandusaasta vahetus, sest siis on perioodid lihtsamini eristatavad. See ei ole siiski kohustuslik. Kui praegune olukord nõuab kiiret sekkumist, saab teenusepakkujat vahetada ka keset aastat, eeldusel et vastutused ja andmete seis on täpselt kokku lepitud.
1. Kaardistage praegune olukord
Enne uue partneri valimist pange kirja, milliseid töid praegune teenusepakkuja teeb ja mida tegelikult vajate. Kas teenus hõlmab ainult ostu- ja müügiarvete kirjendamist või ka palgaarvestust, maksudeklaratsioone, maksete jälgimist, aruandlust ja aastaaruande koostamist? Korteriühistul tasub eraldi üle vaadata kommunaalkulude arvestus, arvete väljastamine, võlgnevuste haldus ning omanikele mõeldud väljavõtted.
Samuti selgitage välja, kas raamatupidamine on ajakohane. Küsige viimast bilanssi ja kasumiaruannet, kontrollige, millise kuuni on pangatehingud kajastatud, ning uurige, kas kõik deklaratsioonid on esitatud. Kui varasemates perioodides on puudujääke, ei tähenda see, et teenusepakkujat ei saaks vahetada. Uuel partneril peab lihtsalt olema sellest algusest peale aus ja selge ülevaade.
2. Vaadake üle leping ja lõpetamise kord
Teenuselepingu lõpetamisel tuleb järgida selles kokkulepitud etteteatamistähtaega, tasu arvestust ja dokumentide üleandmise tingimusi. Mõnes lepingus on kokku lepitud näiteks ühekuuline etteteatamine, teises võib teenuse lõpp olla seotud kalendrikuu või majandusaasta lõpuga.
Lõpetamisteade tasub esitada kirjalikult. Hoidke sõnum rahulik ja konkreetne: märkige teenuse lõppemise kuupäev ning paluge kinnitada, millal ja mis vormis antakse üle kõik vajalikud andmed. Vaidluste vältimiseks ei pea põhjuseid pikalt selgitama, kuid üleandmise tähtaeg ja vastutajad peaksid olema üheselt mõistetavad.
Ärge jätke teenuse lõppemisel lahtiseks viimase perioodi tööde tegemist. Leppige kokku, kes koostab lõppkuupäevani deklaratsioonid, millised dokumendid tuleb veel sisestada ning kes vastab võimalikele Maksu- ja Tolliameti või äriregistri küsimustele. Korteriühistu puhul tuleb samamoodi kokku leppida kuu arvete, maksete ja võlglaste info käsitlemine.
3. Valige partner töö sisu, mitte ainult hinna järgi
Pakkumiste võrdlemisel on kuutasu oluline, kuid üksinda ei näita see teenuse tegelikku mahtu. Väga madal hind võib tähendada, et aruandlus, nõustamine, palgaarvestus või probleemsete varasemate perioodide korrastamine lisanduvad eraldi tööna. Küsige alati, millised tegevused sisalduvad kuutasus, millal võib hind muutuda ning kuidas arvestatakse lisatöid.
Uurige ka, kuidas toimub suhtlus. Kas teil on kindel kontaktisik? Kui sageli saate ülevaate ettevõtte või ühistu finantsseisust? Millises tarkvaras tööd tehakse ja kuidas jõuavad dokumendid raamatupidajani? Korteriühistul on mõistlik valida partner, kes tunneb ühistute eripära ning kasutab vajadusel Korto tarkvara.
Hea esmane vestlus annab tavaliselt selge tunde, kas uus partner küsib sisulisi küsimusi. Pädev raamatupidaja soovib teada ettevõtte tegevusala, käibemaksukohustust, töötajate arvu, laenude ja põhivara olemasolu ning dokumentide mahtu. Korteriühistu puhul on olulised hoonete arv, teenuste arvestuse põhimõtted, lepingud, võlgnevuste olukord ja juhatuse ootused aruandlusele.
4. Korraldage dokumentide ja andmete üleandmine
Ülemineku keskne osa on terviklik üleandmispakett. Uus teenusepakkuja vajab tavaliselt raamatupidamise andmebaasi või väljavõtteid, pearaamatut, kontoplaani, viimast bilanssi ja kasumiaruannet, ostu- ning müügiarvete infot, pangaväljavõtteid, lepinguid ja põhivara andmeid. Vajalikud on ka esitatud maksudeklaratsioonid, töötajate palgaandmed ning maksuarvestusega seotud selgitused.
Korteriühistul lisanduvad omanike ja pindade andmed, arvestuste seadistused, teenuseosutajate lepingud, võlglaste nimekiri, tasumata arvete seis ning varasemad aruanded. Kui ühistus kasutatakse Korto tarkvara, tuleb kokku leppida kasutajaõiguste ja andmete üleandmine nii, et igakuine arvete esitamine ei katkeks.
Dokumentide üleandmisel eelistage korrastatud digitaalset vormi. Failid peaksid olema nimetatud arusaadavalt ja jaotatud perioodide kaupa. Originaaldokumentide puhul koostage üleandmisakt või vähemalt nimekiri, mille järgi on hiljem võimalik kontrollida, mis üle anti. See ei ole liigse formaalsuse küsimus, vaid mõlema poole kaitse.
5. Vahetage õigel ajal juurdepääsud ja teavitage asjaosalisi
Raamatupidamisteenuse pakkujal võivad olla volitused e-MTAs, äriregistri ettevõtjaportaalis, pangas, arveldustarkvaras või dokumendihalduses. Kontrollige, kellel on õigus deklaratsioone esitada, makseid ette valmistada ja andmeid vaadata. Uuele partnerile tuleb õigused anda piisavalt vara, endise partneri õigused aga eemaldada pärast kokkulepitud tööde lõpetamist.
Pangaõiguste puhul olge eriti tähelepanelik. Raamatupidajal võib olla õigus makseid koostada, kuid maksete kinnitamise õigus peaks vastama teie organisatsiooni sisekorrale. Korteriühistu juhatusel tasub üle kontrollida, et vähemalt kaks juhatuse liiget või muud volitatud isikut saaksid vajaduse korral maksete ja kontoandmete seisu jälgida.
Kui arveid saadetakse klientidele, elanikele või tarnijatele kindlalt e-posti aadressilt, teavitage vajadusel kontaktandmete muutusest. Samuti kontrollige, et e-arved, automaatsed pangaväljavõtted ja dokumendiedastus jõuaksid õigesse süsteemi. Väike tehniline lünk võib põhjustada maksete hilinemise või kaduma läinud arveid.
Esimesed kuud uue partneriga
Teenusepakkuja vahetamine ei lõpe dokumentide üleandmisega. Esimestel kuudel tasub leppida kokku lühike regulaarne ülevaade: kas kõik vajalikud andmed jõuavad raamatupidajani, kas eelmise perioodi saldod klapivad ning kas mõni vana küsimus vajab täpsustamist. Kui varasem raamatupidamine on korrastamata, võiks eraldi kokku leppida tööplaani ja tähtajad selle puhastamiseks.
Ettevõtte juhil on kasulik küsida regulaarselt bilanssi, kasumiaruannet ning selgitust suuremate muutuste kohta. Korteriühistu juhatus võiks vaadata üle igakuised arvestused, laekumised, võlgnevused ja kulude võrdluse. Aruanne ei pea olema keeruline, kuid see peab aitama otsustada ja anda kindlust, et kohustused on kontrolli all.
Hea koostöö eeldab ka kliendi poolt kindlat rütmi. Esitage arved ja lepingud õigel ajal, andke teada uutest töötajatest, laenudest, investeeringutest või ühistu suurematest töödest. Raamatupidaja saab anda täpse ülevaate siis, kui algandmed on täielikud.
Teenusepakkuja vahetamine on hea võimalus teha finantskorralduses kord majja. Kui uus koostöö algab selgete kokkulepete, korrastatud dokumentide ja arusaadava suhtlusega, saab ettevõtte juht või korteriühistu juhatus rahulikult keskenduda oma põhitööle, teades, et raamatupidamine liigub õiges rütmis.
