Kui pangakonto väljavõtted, ostu- ja müügiarved ning varasemad deklaratsioonid ei moodusta enam ühtset pilti, ei ole mõistlik seda olukorda edasi lükata. Raamatupidamise korrastamise teenus aitab taastada kontrolli ettevõtte või korteriühistu finantsandmete üle, selgitada välja puuduva info ning viia arvestus taas kooskõlla tegeliku olukorra ja kehtivate nõuetega.

Korrastamist vajav raamatupidamine ei tähenda tingimata, et keegi on tahtlikult valesti tegutsenud. Sageli on põhjus praktiline: ettevõtte tegevus on kasvanud, dokumendid on liikunud eri inimeste vahel, eelmine raamatupidaja on töö lõpetanud või juhatusel pole olnud aega regulaarse arvestusega tegeleda. Mida pikemalt ebaselgus kestab, seda keerulisemaks võivad muutuda maksudeklaratsioonid, aastaaruanne, võlgnevuste jälgimine ja igapäevased otsused.

Millal on raamatupidamise korrastamise teenust vaja?

Esimene märk on tavaliselt see, et juht või juhatus ei oska kindlalt öelda, milline on organisatsiooni tegelik rahaline seis. Pangakontol olev summa üksi ei näita, kas kõik kohustused on arvestatud, klientide või korteriomanike maksed laekunud ning maksud õigesti kajastatud.

Ettevõtte puhul võivad probleemile viidata esitamata või parandamist vajavad käibemaksu- ja tööjõumaksudeklaratsioonid, lõpetamata majandusaastad või arved, mille seos pangamaksetega on teadmata. Samuti tekib korrastamise vajadus siis, kui varasem raamatupidamine on tehtud ebaühtlaselt ning kontode saldod ei ole põhjendatavad.

Korteriühistus annab märku näiteks olukord, kus elanike arvutused ja tegelikud laekumised ei klapi, tarnijate arved on osaliselt kajastamata või võlglaste nimekiri ei ole usaldusväärne. Juhatusel on keeruline elanikele aru anda, kui kulude ja maksete taga ei ole selget, kontrollitud arvestust. Sellises olukorras ei ole küsimus ainult korras dokumentides, vaid usalduses ühistu juhtimise vastu.

Korrastamise vajadus võib ilmneda ka enne olulist muudatust: ettevõtte müüki, uue juhatuse liikme asumist ametisse, finantseerimise taotlemist või korteriühistu suurema remondi kavandamist. Selge lähtepunkt aitab teha otsuseid tegelike andmete, mitte oletuste alusel.

Mida korrastamise käigus tegelikult tehakse?

Raamatupidamise korrastamine algab olemasoleva materjali ülevaatamisest. Vaadatakse, milliste perioodide kohta on kanded tehtud, millised algdokumendid ja pangaväljavõtted on olemas ning kas esitatud deklaratsioonid ja pearaamatu andmed omavahel sobivad. Alles pärast seda saab anda realistliku hinnangu töö mahule ja vajalikule ajakulule.

Seejärel kogutakse puuduolevad dokumendid ning seostatakse tehingud õigete perioodide ja kontodega. Vajadusel täpsustatakse ettevõtte juhilt, korteriühistu juhatuselt või varasemalt teenusepakkujalt, mida konkreetne makse või arve puudutab. Hea korrastamine ei tähenda üksnes arvete tagantjärele programmi sisestamist. Iga oluline saldo peab olema arusaadav ja põhjendatud.

Töö käigus kontrollitakse tavaliselt pangakontosid, kassa liikumisi, ostu- ja müügiarveid, töötasude arvestust, maksukohustusi, nõudeid ning võlgnevusi. Kui leitakse vead, tehakse paranduskanded ja hinnatakse, kas on vaja esitada parandatud maksudeklaratsioone või täiendada varasemaid aruandeid. Mõnel juhul selgub, et dokumente ei ole võimalik täielikult taastada. Siis tuleb lähtuda olemasolevast tõendusmaterjalist ning fikseerida puudujääk selgelt, mitte jätta seda peitu.

Lõpptulemus peaks olema täielik ja selge ülevaade: milline periood on korrastatud, millised on olulised saldod, kas deklaratsioonid on korrigeeritud ning mida tuleb edaspidi teisiti korraldada. Korrastamine on õnnestunud siis, kui juht või juhatus saab numbritest aru ja järgmine regulaarne arvestus saab alata puhtalt aluselt.

Ettevõtte raamatupidamise korrastamine: maksud ja otsused

OÜ puhul on kõige tundlikumad küsimused sageli seotud maksudega. Käibemaksu arvestus, töötasud, juhatuse liikme tasud, erisoodustused, ettevõtlusega seotud kulud ja väljamaksed omanikele vajavad korrektset käsitlust. Kui tehingud on kajastatud hilinemisega või ebatäpselt, võib tekkida vajadus deklaratsioonide parandamiseks ning täiendavate selgituste andmiseks.

Korrastamisel ei saa lähtuda ainult sellest, kas kontol oli raha. Näiteks ettevõtte tehtud makse võib olla ostuarve tasumine, töötajale antud kuluhüvitis, laen, osaniku väljamakse või maksukohustuse tasumine. Nende kajastus ja maksustamine erinevad. Seepärast on juhtkonna selgitused sageli sama vajalikud kui arve või pangaväljavõte.

Korrastatud arvestus annab juhile parema aluse ka edasiseks tegevuseks. Nähtavale tulevad tasumata arved, tegelikud püsikulud, maksukohustused ja ettevõtte rahavoog. See ei asenda äristrateegiat, kuid aitab vältida olukorda, kus otsuseid tehakse mittetäieliku info põhjal.

Korteriühistu arvestuses loeb läbipaistvus

Korteriühistu raamatupidamises on oluline, et igakuiseid arvutusi, laekumisi ja kulusid oleks võimalik selgitada nii juhatusele kui korteriomanikele. Kui varasemad perioodid on korrastamata, võivad ebaselgeks jääda remondifondi jääk, kommunaalteenuste vahendamine, sihtotstarbelised kogumised või omanike võlgnevused.

Korrastamise käigus võrreldakse korteriomanike arvestust tegelike laekumiste ja tarnijate kuludega. Vajadusel kontrollitakse, kas arvestusperioodid, jaotuspõhimõtted ja saldod on õiged. Korto tarkvara kasutaval ühistul on võimalik siduda igapäevane haldus ja raamatupidamine ühtseks tervikuks, kuid ka hea tarkvara ei asenda puuduvaid või valesti sisestatud algandmeid.

Mõnikord tuleb korrastada vaid üks majandusaasta või konkreetne probleemne valdkond, näiteks võlglaste arvestus. Teinekord on vaja taastada mitme aasta andmed. Töö ulatus sõltub dokumentide säilimisest, kannete kvaliteedist ning sellest, kas varasemad aruanded ja deklaratsioonid on esitatud. Mõistlik on alustada olukorra kaardistamisest, mitte eeldada ette kindlat lahendust.

Kuidas muuta korrastatud arvestus püsivaks?

Korrastamine annab tulemuse siis, kui sellele järgneb kindel töökorraldus. Ettevõttes tähendab see, et arved ja kuludokumendid jõuavad regulaarselt raamatupidajani, pangatehingute selgitused ei jää kuude kaupa ootele ning töötasu või omanike väljamaksete otsused edastatakse õigel ajal. Korteriühistus on vaja hoida korras teenusepakkujate arved, juhatuse otsused, elanike laekumised ja vajalikud alusandmed igakuiste arvutuste jaoks.

Välise raamatupidamisteenuse eelis on selles, et arvestus ei sõltu ainult ühe juhatuse liikme vabast ajast või ettevõtte töötaja muudest ülesannetest. Regulaarne töö hõlmab igakuist raamatupidamist, deklaratsioone, maksete jälgimist, finantsaruandeid ja aastaaruande koostamist. Samal ajal jääb juhile või juhatusele kohustus anda tehingute kohta õiget ja õigeaegset infot.

Hea koostöö põhineb kokkulepitud rütmil. Kui on selge, kes edastab dokumendid, kes vastab küsimustele ja millal vaadatakse üle olulisemad saldod, püsib arvestus kontrolli all. See vähendab kiirustamisest tekkivaid vigu ning aitab probleemidele reageerida enne, kui need jõuavad aastaaruande või maksuhaldurini.

Kermarc Raamatupidamisteenused OÜ läheneb korrastamisele praktiliselt: esmalt selgitatakse välja tegelik seis, seejärel lepitakse kokku vajalikud tegevused ja edasine regulaarne töökorraldus. Nii ei jää klient üksi varasemate perioodide küsimuste ega uute kohustustega.

Kui arvestus on jäänud maha, tasub dokumendid kokku koguda ja olukorda ausalt hinnata. Varakult alustatud korrastamine annab rohkem valikuid, rahulikuma töötempo ja kindlama teadmise, et ettevõtte või korteriühistu järgmised otsused toetuvad korras finantsandmetele.