Kui juhatus ei saa kiiresti vastata küsimusele, kui palju on majal raha, millised arved on tasumata või milleks kogutud remondifondi raha kasutatakse, ei ole probleem ainult aruannetes. See muudab igapäevased otsused ebakindlaks ja võib tekitada omanikes põhjendatud küsimusi. Korteriühistu raamatupidamine peab andma juhatusele ja korteriomanikele täieliku ning selge ülevaate maja rahaasjadest.

Korteriühistu arvestus erineb tavapärase ettevõtte raamatupidamisest. Ühistu kogub omanike makseid, tasub ühisteenuste arveid, peab arvestust võlgnevuste ja ettemaksete üle ning korraldab sageli remondi- või laenukulude jaotamist. Kõik need liikumised peavad olema korrektselt dokumenteeritud, õigesti jaotatud ning arusaadavalt kajastatud.

Mida korteriühistu raamatupidamine igal kuul hõlmab

Korrapärane kuuarvestus algab algdokumentidest. Teenusepakkujate arved, pangaväljavõtted, töövõtjate dokumendid ja juhatuse otsused peavad jõudma raamatupidamisse õigel ajal. Seejärel kontrollitakse kulude sisu, perioodi ja jaotamise alust. Näiteks ei jagata kõiki kulusid samal viisil: osa kulusid võib sõltuda korteri ruutmeetritest, osa tarbimisest ning osa kokkulepitud põhimõttest.

Järgmine nähtav tulemus on omanikele esitatav igakuine arve. Arve peab olema selge, et korteriomanik mõistaks, millest tema kohustus koosneb. Seal võivad kajastuda halduskulud, kommunaalteenused, remondifondi makse, laenumakse, viivis või varasem võlgnevus. Ebaselge arve tekitab lisaküsimusi nii juhatusele kui ka raamatupidajale, isegi kui summa ise on õige.

Sama oluline on laekumiste jälgimine. Pangakontole saabunud maksed tuleb siduda õigete korterite ja arvete külge. Kui maksel puudub selgitus või tasutud on vale summa, vajab see kontrolli. Kiire maksete jälgimine aitab võlgnevusi märgata enne, kui neist saab suur probleem, ning annab juhatusele aluse omanikega aegsasti suhelda.

Igakuine töö ei piirdu arvete saatmise ja maksete sisestamisega. Raamatupidamises tuleb kajastada kohustusi teenusepakkujate ees, kontrollida kontode saldosid ning koostada juhatusele vajalikud aruanded. Hea arvestus näitab mitte ainult seda, palju raha kontol parasjagu on, vaid ka seda, millised arved on tasuda, kui palju on kogutud sihtotstarbelisi vahendeid ja milline on võlgnevuste seis.

Selge kulude jaotus ennetab vaidlusi

Korteriühistu suurim praktiline küsimus on sageli kulude jagamine. Kui jaotamise põhimõtted on üheselt määratud ning arvestuses järjepidevalt rakendatud, on omanikel lihtsam oma arvest aru saada. Kui aga sama kulu kajastatakse eri kuudel erinevalt või puudub selgitus, miks summa muutus, võib usaldus kiiresti väheneda.

Juhatusel tasub enne suuremate muudatuste tegemist üle vaadata, millised kulud on püsivad, millised sõltuvad tegelikust tarbimisest ning milliste maksete puhul on vaja korteriomanike otsust. Remondifond ei ole lihtsalt järjekordne kuumakse. See on maja tulevaste tööde jaoks kogutav raha, mille kasutamine peab olema jälgitav. Kui remondifondi jääk, planeeritud tööd ja tehtud kulud on aruannetes eristatavad, on otsuseid lihtsam põhjendada.

Eraldi tähelepanu vajavad suuremad remondid ja laenud. Nende puhul on tavapärasest olulisem säilitada lepingud, arved, aktid ja otsused nii, et hiljem oleks võimalik kulude tekkimist ning rahastamist selgitada. Raamatupidamine ei asenda juhatuse otsust, kuid korrastatud dokumentatsioon aitab näidata, kuidas otsus rahaliselt ellu viidi.

Aruanded peavad aitama juhatusel otsustada

Raamatupidamise väärtus ei seisne ainult nõuete täitmises. Juhatus vajab regulaarset infot, mille põhjal planeerida töid, hinnata maksevõimet ja suhelda omanikega. Liiga detailne väljavõte kontodest ei ole alati kasulik, kui selle kõrval puudub lühike ja arusaadav pilt maja seisust.

Praktikas võiks juhatus saada igal kuul ülevaate pangajääkidest, laekumistest, tasumata arvetest, omanike võlgnevustest ning remondifondi või muude sihtotstarbeliste vahendite jäägist. Vajadus sõltub ühistu suurusest ja majas toimuvatest töödest. Väikeses, stabiilsete kuludega majas võib piisata lihtsamast regulaarsest ülevaatest. Suuremas ühistus, laenukohustuse või ulatusliku renoveerimise korral on juhtimisinfo vajadus suurem.

Läbipaistev arvestus aitab ka üldkoosolekuks valmistuda. Majandusaasta aruande numbrid ei tohiks tulla juhatusele üllatusena alles aasta lõpus. Kui kuuarvestus on korras, saab aastaaruanne tugineda kontrollitud andmetele ning juhatus saab omanikele selgitada, milline oli majandusaasta tulemus ja rahaline seis.

Võlgnevuste jälgimine vajab järjepidevust

Võlgnevus ei teki alati pahatahtlikkusest. Omanik võib unustada makse, kasutada vana viitenumbrit või tasuda ainult osa arvest. Siiski ei tohiks võlgnevuste käsitlemine jääda juhuslikuks. Mida kauem on olukord tähelepanuta, seda keerulisem on seda lahendada ja seda suurem võib olla mõju ühistu rahavoole.

Raamatupidamine annab juhatusele usaldusväärse nimekirja tasumata summadest, kuid edasine tegevus eeldab kokkulepitud korda. Juhatus võib otsustada, millal saadetakse meeldetuletus, kuidas arvestatakse viivist ning millal tuleb võtta järgmised sammud. Oluline on, et korteriomanikke koheldaks võrdselt ning suhtlus tugineks täpsetele andmetele.

Maksete jälgimine on eriti tähtis siis, kui ühistul on suured regulaararved või laenukohustused. Ühe korteri maksmata arve ei pruugi kohe maja eelarvet mõjutada, kuid mitme võlgniku korral võib juhatus olla sunnitud kasutama remondifondi raha igapäevaste kulude katmiseks. Selline olukord vähendab võimalust teha planeeritud töid õigel ajal.

Aastaaruanne algab tegelikult jaanuaris

Korteriühistu majandusaasta aruanne on kohustus, kuid seda ei tohiks käsitleda üksiku kevadise projektina. Aruande kvaliteet sõltub sellest, kas terve aasta jooksul on dokumendid kogutud, tehingud õigesti kajastatud ja kontode saldod kontrollitud. Viimase hetke kiirustamine tähendab sageli lisaküsimusi, puuduvaid dokumente ja suuremat töömahtu.

Aastaaruande koostamisel vaadatakse üle varad, kohustused, tulud ja kulud ning kontrollitakse, kas vajalikud selgitused on olemas. Kui ühistul on kogutud remondifondi raha, tehtud suuremaid investeeringuid või võetud laenu, peab aruandest tekkima arusaadav tervikpilt. Korteriomanikul peab olema võimalik näha, mis seisus ühistu majanduslikult on.

Kui varasem arvestus on korrastamata

Juhatuse vahetus, raamatupidaja lahkumine või pikalt lahendamata dokumentide kuhjumine võib viia olukorrani, kus varasemate perioodide arvestus ei ole usaldusväärne. Sellisel juhul ei ole kõige mõistlikum jätkata lihtsalt järgmise kuu sisestustega. Enne tuleb välja selgitada, millised pangatehingud, arved, võlgnevused ja fondide jäägid vajavad kontrolli.

Korrastamine algab olemasolevate dokumentide ning kontode seisu kaardistamisest. Mõnikord on võimalik puuduvad seosed taastada pangaväljavõtete ja arvete abil. Mõnikord tuleb juhatusel aidata koguda lepinguid, üldkoosoleku otsuseid või tööde dokumente. Töö maht sõltub sellest, kui pikk periood on korrastamata ja kui hästi on algdokumendid säilinud.

Oluline on mitte lubada endale näilist korda. Kui mineviku vead jäävad kontrollimata, kanduvad need edasi järgmistele aruannetele ja võivad hiljem tekitada veel rohkem küsimusi. Korrastatud lähteandmed annavad uuele juhatusele või raamatupidajale võimaluse jätkata kindlalt ning teha otsuseid tegeliku seisu põhjal.

Raamatupidamispartneri valimisel vaadake töökorraldust

Korteriühistu raamatupidamise teenust valides tasub küsida, kuidas toimub dokumentide edastamine, arvete kontroll, kuuarvete koostamine, maksete jälgimine ja juhatuse teavitamine. Pelgalt sisestusteenusest ei pruugi piisata, kui juhatus vajab regulaarseid aruandeid ning abi ebakõlade selgitamisel.

Kasuks tuleb korteriühistute töökorralduse tundmine ning lahendus, mis toetab omanike arveldamist ja maksete jälgimist. Kermarc Raamatupidamisteenused OÜ kasutab korteriühistute arvestuses Korto tarkvara, et hoida igakuine arveldamine, laekumised ja vajalikud ülevaated ühes selges töökorralduses.

Hea koostöö eeldab ka juhatuse poolt kokkulepitud rütmi. Arved ja otsused tuleb edastada õigel ajal ning küsimustele vastata siis, kui tehing vajab täpsustust. Vastutasuks saab juhatus rahulikuma töökorralduse, täpsemad andmed ja rohkem aega maja sisuliste küsimustega tegelemiseks.

Kõige kasulikum esimene samm on võtta ette viimase kuu arved, pangajääk, võlgnevuste nimekiri ja remondifondi seis. Kui need neli pilti on omavahel kooskõlas ja juhatus oskab neid omanikele selgitada, on maja rahaasjad juba kindlamal alusel.