Lühidalt: raamatupidamise automatiseerimine tähendab, et korduvad tööd – arvete sisestamine, pangatehingute sidumine arvetega, kordusarved ja regulaarsed aruanded – toimuvad võimalikult vähese käsitööga. OÜ-s ja korteriühistus säästab see aega ning annab kiirema ülevaate rahavoogudest, kuid ei asenda raamatupidaja kontrolli. Kõige paremini toimib automaatika siis, kui dokumentide liikumine ja kinnitamine on enne selgelt kokku lepitud.
Arve jõuab e-postkasti, pangakontol toimub makse ja kuu lõpus on vaja teada, milline on tegelik rahaline seis. Kui need tegevused nõuavad iga kord sama info käsitsi sisestamist, kulub aeg tööle, mis võiks liikuda kiiremini. Raamatupidamise automatiseerimine aitab rutiini vähendada, kuid selle eesmärk ei ole lihtsalt teha vähem klikke. Eesmärk on saada täielik ja selge ülevaade ettevõtte või korteriühistu rahavoogudest ning kohustustest.
Automatiseerimine on kõige kasulikum siis, kui tööprotsessid on juba läbi mõeldud. Kui algdokumendid puuduvad, arved liiguvad eri kanalite kaudu ja keegi ei vastuta kinnitamise eest, ei lahenda tarkvara seda segadust iseenesest. Sellisel juhul tuleb esmalt luua kord ning alles seejärel valida, milliseid tegevusi saab süsteemile usaldada.
Mida raamatupidamise automatiseerimine tegelikult tähendab?
Raamatupidamise automatiseerimine tähendab korduvate tegevuste korraldamist nii, et andmed liiguvad võimalikult vähe käsitsi. Näiteks saab ostuarve jõuda e-arvena otse raamatupidamisprogrammi koos vajalike andmetega, pangatehinguid saab siduda arvete ja kuludokumentidega ning regulaarseid aruandeid saab koostada kokkulepitud vormis.
See ei tähenda, et raamatupidaja roll kaoks. Vastupidi – automaatsete kannete, dokumentide ja makseandmete puhul tuleb kontrollida, kas info on õige, kulud on põhjendatud ning tehing on kajastatud õigel perioodil ja õigel kontol. Maksuarvestuses võib üks valesti määratud käibemaksumäär või ekslikult käsitletud kulu tuua kaasa parandusi deklaratsioonides. Automaatika kiirendab andmete töötlemist, professionaalne kontroll hoiab ära valed järeldused.
Hea automatiseeritud töökorraldus annab juhile rohkem kui korras dokumentide arhiivi. Sellega näeb, millised arved on tasumata, kas klientide maksed laekuvad õigel ajal, kui palju on ettevõttel lähiajal maksukohustusi ning kas kulud liiguvad planeeritud tempos. Korteriühistu juhatus saab samal põhimõttel jälgida maksete laekumist, võlgnevusi ja maja kulude jaotust.
Raamatupidamise automatiseerimine OÜ igapäevatöös
Väikeettevõtte puhul algab kasu sageli arvetest ja pangast. Kui müügiarved koostatakse ühes süsteemis ning info liigub sealt raamatupidamisse, väheneb topeltsisestus. Samuti on lihtsam jälgida, millised arved on tasutud ja millised vajavad meeldetuletust. Kui ettevõttel on püsikliendid või regulaarsed teenustasud, aitavad kordusarved iga kuu märgatavalt aega kokku hoida.
Ostuarvete puhul sõltub sobiv lahendus dokumentide hulgast ja ettevõtte tööviisist. Mõnes ettevõttes piisab sellest, et arved saadetakse kindlale e-posti aadressile ja juht kinnitab need kokkulepitud korras. Teises ettevõttes on mõistlik kasutada kinnitusringi, kus eri töötajad kontrollivad oma valdkonna kulusid. Tähtis on, et raamatupidajal oleks olemas nii arve kui ka selgitus selle majandusliku sisu kohta.
Pangatehingute automaatne import säästab aega, kuid ei anna alati üheselt õiget vastust. Pangast võib tulla makse, mille selgitus on puudulik, või võib üks ülekanne katta mitu arvet. Samuti tuleb eristada ettevõtte kulusid omaniku isiklikest kuludest. Seetõttu tasub juba alguses kokku leppida, kes lisab selgitused ja kui kiiresti puuduvatele küsimustele vastatakse. Kiire infovahetus aitab hoida kuu raamatupidamise ajakohasena.
Palga- ja maksuarvestuses aitab automatiseerimine regulaarseid andmeid koguda ja arvutada. Samas tuleb enne väljamakset kontrollida töötasu, puhkusetasu, töövõtulepingute ning võimalike hüvitiste õiget käsitlust. Maksudeklaratsioonide esitamisel ei tohiks usaldada üksnes automaatset tulemust – deklaratsioon peab vastama tegelikele tehingutele ja kehtivatele nõuetele. Kuidas see osaühingu puhul praktikas välja näeb, loe lähemalt lehelt osaühingu raamatupidamisteenus.
Osaühingu raamatupidamisteenus alates 59 €/kuu – vaata lähemalt
Korteriühistus loob automaatika läbipaistvust
Korteriühistu raamatupidamises on korduvad tegevused eriti selgelt näha. Igakuised kommunaalkulud, majandamiskulud, remondifondi maksed ja korteriomanike laekumised vajavad järjepidevat arvestust. Korteriühistu raamatupidamine Korto tarkvaras võimaldab koondada vajalikud andmed ühte töökorraldusse ning koostada korteriomanikele arusaadavaid arveid ja ülevaateid.
Automatiseerimine aitab vähendada olukordi, kus juhatus peab käsitsi võrdlema pangaväljavõtet, arvete nimekirja ja võlglaste tabelit. Kui laekumisi seotakse regulaarselt korteriomanike kohustustega, on kiiresti näha, kellel on maksed tasumata. See võimaldab varakult reageerida ja hoida suhtluse korteriomanikega rahulikuna.
Siiski tuleb eristada süsteemi arvutust ja juhatuse otsust. Näiteks erakorralised kulud, remonditööde jaotamine või omanike kokkulepetest tulenevad erisused vajavad selget alusinfot. Kui otsus ei ole dokumenteeritud või kulude jaotamise põhimõte pole üheselt teada, ei saa tarkvara seda õigesti ära arvata. Raamatupidaja aitab tagada, et juhatuse otsused kajastuvad arvestuses korrektselt ja aruandeid on lihtne selgitada.
Milliseid tegevusi ei tasu pimesi automatiseerida?
Kõik raamatupidamistehingud ei ole ühesugused. Regulaarne kontorirendi arve on hästi automatiseeritav, kuid harva esinev seadme ost, sõiduki kasutamisega seotud kulu või välisriigi tehing vajab sageli eraldi hindamist. Sama kehtib põhivara soetamise, laenude, omanikega tehtavate tehingute ja käibemaksu erijuhtude kohta.
Risk tekib siis, kui programm pakub varasema käitumise põhjal kontot või käibemaksukoodi ning kasutaja kinnitab selle kontrollimata. Varasem valik ei pruugi uues olukorras õige olla. Näiteks võib sama teenusepakkuja arve olla ühel kuul tavapärane teenusekulu, teisel kuul aga sisaldada investeeringuga seotud tööd. Õige kajastamine sõltub arve sisust, mitte ainult tarnija nimest.
Automatiseerimise piiri seab ka algandmete kvaliteet. Kui töötaja saadab pildi arvest ilma selgituseta või korteriühistu kuludokument saabub puuduliku infoga, ei saa süsteem luua usaldusväärset raamatupidamiskannet. Digitaalne töökorraldus toimib hästi siis, kui kõik osapooled järgivad lihtsaid kokkuleppeid dokumentide esitamise, kinnitamise ja säilitamise kohta.
Kuidas raamatupidamise automatiseerimisega alustada?
Kõige mõistlikum on alustada protsessidest, mis korduvad sageli ja võtavad palju aega. Enne uue lahenduse kasutuselevõttu tasub kaardistada, kust tulevad arved, kes neid kinnitab, kuidas jõuavad pangatehingute selgitused raamatupidajani ning milliseid aruandeid juht või juhatus igakuiselt vajab.
Hea tegevuskava võiks sisaldada järgmisi samme:
- Kogu kokku praegused dokumendikanalid ja eemalda topelttegevused.
- Lepi kokku üks kindel viis ostuarvete, kviitungite ja selgituste edastamiseks.
- Määra, kes kinnitab kulud ja kes vastab raamatupidaja küsimustele.
- Vali tarkvara või liidestus vastavalt dokumentide mahule ja tegelikele vajadustele.
- Kontrolli esimestel kuudel koos raamatupidajaga, kas automaatsed kanded ja aruanded annavad õige pildi.
Iga ettevõtte ja korteriühistu vajadus on erinev. Mõnele sobib lihtne e-arvete ja pangaväljavõtte töövoog, teisel on vaja põhjalikumat kinnitusringi, regulaarset võlgnevuste jälgimist või Korto-põhist haldust. Liiga keerukas lahendus võib väikese töömahu juures tekitada rohkem haldust, kui see aega säästab. Liiga lihtne lahendus aga ei pruugi anda vajalikku kontrolli.
Kermarc Raamatupidamisteenused aitab töökorralduse praktiliselt üle vaadata: millised tegevused saab muuta kiiremaks, milliste tehingute puhul on vaja rohkem selgitusi ning millised aruanded annavad juhile või juhatusele päriselt kasuliku ülevaate. Nii toetab tehnoloogia raamatupidamist, mitte ei muutu omaette lisakohustuseks.
Kui rutiin on korras, dokumendid liiguvad õigel ajal ja olulised erandid saavad inimese tähelepanu, jääb nii ettevõtte juhil kui ka korteriühistu juhatusel rohkem aega oma põhitegevusele. Kui soovid oma ettevõtte või korteriühistu töökorralduse üle vaadata, küsi hinnapakkumist.
Korduma kippuvad küsimused
Mida raamatupidamises saab automatiseerida?
Kõige lihtsam on automatiseerida korduvaid tegevusi: e-arvete vastuvõtt, pangatehingute import ja sidumine arvetega, kordusarved, laekumiste jälgimine ning regulaarsed aruanded. Korteriühistus lisanduvad igakuised arved korteriomanikele ja võlgnevuste jälgimine.
Kas automatiseerimine asendab raamatupidajat?
Ei. Automaatika kiirendab andmete töötlemist, kuid raamatupidaja kontrollib, kas tehingud on kajastatud õigel kontol ja perioodil, käibemaks on õigesti arvestatud ning deklaratsioonid vastavad tegelikele tehingutele.
Milliseid tehinguid ei tasu automaatselt kirjendada?
Erandlikke tehinguid, nagu põhivara soetamine, laenud, omanikega tehtavad tehingud, sõidukikulud, välisriigi tehingud ja käibemaksu erijuhud. Need vajavad alati eraldi hindamist.
Kuidas sobib automatiseerimine korteriühistule?
Korteriühistus aitab automaatika siduda laekumised korteriomanike kohustustega, koostada igakuised arved ning näha kiiresti, kellel on maksed tasumata. Erakorraliste kulude jaotus ja juhatuse otsused vajavad siiski dokumenteeritud alust.
Kust automatiseerimisega alustada?
Alusta kaardistamisest: kust tulevad arved, kes neid kinnitab ja kuidas jõuavad pangatehingute selgitused raamatupidajani. Seejärel lepi kokku üks dokumentide edastamise viis ja vali tarkvara vastavalt tegelikule töömahule.