Kui ettevõtte juht või korteriühistu juhatus jõuab küsimuseni „sise raamatupidaja või teenus”, ei ole see pelgalt kulurida eelarves. Valik mõjutab seda, kui kiiresti jõuavad vajalikud andmed otsustajateni, kes jälgib tähtaegu ning kui hästi on organisatsiooni rahaasjad arusaadavad ka kiiremal perioodil. Õige lahendus ei ole alati sama – see sõltub töö mahust, protsesside keerukusest ja sellest, millist tuge tegelikult vajatakse.

Väikese OÜ või korteriühistu jaoks ei tähenda hea raamatupidamine ainult dokumentide kirjendamist. Igakuine töö hõlmab deklaratsioone, arvete ja maksete jälgimist, aruandlust, küsimustele vastamist ning aasta lõpus majandusaasta aruande koostamist. Kui varasemad perioodid on korrast ära, tuleb esmalt taastada usaldusväärne pilt. Seetõttu tasub otsustada mitte üksnes inimese või teenuse hinna järgi, vaid ka selle järgi, kuidas töö vastutus ja teadmised on korraldatud.

Mida tähendab palgaline raamatupidaja?

Palgaline raamatupidaja töötab organisatsioonis töötajana või on igapäevaselt tiimi osa. Ta tunneb ettevõtte kliente, arveldusloogikat ja tegevuse eripära sageli väga põhjalikult. Kui dokumente liigub palju ning juht vajab igal nädalal täpset finantsinfot, võib selline lähedus olla selge eelis.

Palgaline raamatupidaja sobib enamasti ettevõttele, kus raamatupidamise maht on stabiilselt suur. Näiteks võib iga päev olla vaja väljastada arveid, kontrollida laekumisi, hallata töötajate andmeid, kooskõlastada kulusid ja anda juhtkonnale ülevaateid. Sellises olukorras võimaldab kohapealne raamatupidaja küsimustele kiiresti reageerida ning protsesse koos teiste töötajatega kujundada.

Samas tähendab töötaja palkamine enamat kui brutopalga kokkuleppimist. Lisanduvad tööandja maksud, töövahendid, puhkuse ja haiguse ajal asendamise vajadus, koolitused ning raamatupidamistarkvara kulud. Veel olulisem on sõltuvus ühest inimesest. Kui kogu teadmine, failid ja tähtaegade jälgimine on ühe töötaja käes, võib tema eemalolek tekitada ebakindlust just siis, kui tuleb esitada deklaratsioon või lõpetada aruandeperiood.

Korteriühistus on täiskohaga palgalise raamatupidaja vajadus harvem. Suuremate ja keerukamate ühistute puhul võib see siiski olla põhjendatud, eriti kui majas on palju kõrvalteenuseid, töötajaid või aktiivseid arendusprojekte. Tavapärase ühistu puhul ei pruugi töömaht aga täiskohaga töökohta õigustada.

Millal annab raamatupidamisteenus rohkem paindlikkust?

Raamatupidamisteenuse puhul ostetakse kindlat tööd ja kokkulepitud vastutust. Teenusepakkuja korraldab igakuise arvestuse, maksudeklaratsioonid, aruanded ja muu vajaliku töö vastavalt kliendi tegevusele. Ettevõtte või ühistu ei pea ise looma raamatupidaja töökohta ega hoidma töös varulahendust puhkuse või haigestumise ajaks.

See mudel sobib hästi OÜ-dele, mille dokumentide hulk kõigub kuude lõikes. Mõnel kuul on arveid vähe, järgmisel aga rohkem müüki, palgaarvestust või investeeringuga seotud dokumente. Teenust saab vajaduse järgi kujundada, ilma et organisatsioon maksaks kogu aasta vältel täiskohaga töötaja eest.

Korteriühistu puhul on teenuse suur väärtus valdkonnatundmine. Igakuised arved, kommunaalkulude jagamine, maksete jälgimine, võlglaste info, remondifondi liikumised ja omanikele arusaadav aruandlus vajavad korrektsust. Korto tarkvaral põhinev töökorraldus aitab hoida vajalikud andmed ühes süsteemis ning teha juhatuse jaoks ülevaated selgemaks.

Välise teenuse kasutamine ei tähenda, et juht või juhatus kaotab kontrolli. Hästi korraldatud koostöös on vastupidi: dokumentide edastamise kord, tähtajad ja vastutajad on kokku lepitud ning otsustajal on täielik ja selge ülevaade sellest, mis rahaasjades toimub. Raamatupidaja teeb oma erialast tööd, kuid olulised otsused jäävad endiselt ettevõtte juhile või korteriühistu juhatusele.

Palgaline raamatupidaja või teenus: võrrelge tervikukulu

Kõige tavalisem viga on võrrelda teenustasu ainult töötaja netopalgaga. Õigem on hinnata, milline on kummagi lahenduse kogukulu ning mida selle eest tegelikult saadakse. Palgalise raamatupidaja puhul kuuluvad kulude hulka palk, maksud, puhkusetasu, töökoha ja tarkvara kulud, täienduskoolitus ning asenduse korraldus. Teenuse puhul on hind tavaliselt seotud töömahu ja kokkulepitud ülesannetega.

Oluline on võrrelda ka töö kvaliteedi tagamist. Maksudeklaratsiooni hilinemine, puudulik algdokument või valesti kajastatud tehing võib hiljem võtta rohkem aega ja raha kui algne kokkuhoid. Raamatupidamises ei ole eesmärk lihtsalt nõuded täita. Arvestus peab võimaldama juhil näha, kas ettevõtte tegevus on kasumlik, millised kohustused on lähiajal tasuda ja kas klientide maksed laekuvad õigel ajal.

Teenusepakkuja tugevus on meeskondlik teadmine ja järjepidevus, kuid see eeldab ka kliendi poolt toimivat dokumentide liikumist. Kui ostuarved jäävad kinnitamata või pangatehingute selgitused saabuvad mitu nädalat hiljem, ei saa ka kõige kogenum raamatupidaja koostada õigeaegset ülevaadet. Sise raamatupidaja võib dokumentidele füüsiliselt lähemal olla, kuid ka tema töö sõltub sellest, kas ettevõttes on protsessid selged.

Milliste märkide järgi otsustada?

Enne valiku tegemist tasub vaadata oma organisatsiooni viimast kuut kuni kahtteist kuud. Mitte ainult dokumentide arvu, vaid ka seda, kui palju on olnud eriküsimusi, parandusi ja kiireid juhtimisotsuseid. Järgmised olukorrad aitavad suunda hinnata:

• täiskohaga sise raamatupidaja võib olla põhjendatud, kui igapäevane dokumentide maht on suur ning finantsandmeid on vaja pidevalt tööpäeva jooksul;
• raamatupidamisteenus on sageli sobiv, kui töömaht on mõõdukas või muutuv ning ettevõte soovib kulusid paindlikumalt juhtida;
• korteriühistu puhul on teenus eriti praktiline, kui juhatus vajab regulaarset maksete jälgimist, selgeid aruandeid ja valdkonnaspetsiifilist süsteemi;
• ajalooliselt korrastamata arvestuse korral on mõistlik valida partner, kes suudab esmalt varasemad perioodid üle vaadata ja korda teha.

Need ei ole ranged reeglid. Näiteks kasvav ettevõte võib alustada teenusega ning liikuda hiljem sise raamatupidaja mudelile. Teine ettevõte võib pärast töötaja lahkumist avastada, et välise partneri töökorraldus on tema praeguse mahu juures mõistlikum. Ka hübriidlahendus võib töötada: ettevõttes on inimene, kes kogub dokumente ja koordineerib arveid, samal ajal kui professionaalne partner teeb põhjalikuma raamatupidamise, deklaratsioonid ja aastaaruande.

Küsimused, mis tuleks enne lepingu või värbamise otsust läbi mõelda

Esmalt tasub küsida, milliseid ülesandeid organisatsioon päriselt vajab. Kas tegemist on ainult ostu- ja müügiarvete kirjendamisega või kuuluvad töö hulka ka palgaarvestus, käibemaksu- ja muud deklaratsioonid, aastaaruanne, maksete jälgimine ning nõustamine? Mida täpsemalt töö sisu sõnastada, seda lihtsam on võrrelda pakkumisi ja hinnata töökoha tegelikku vajadust.

Järgmiseks tuleb kokku leppida info liikumine. Kes saadab dokumendid, kes kinnitab arved, kelle poole pöördutakse puuduvate selgituste korral ning mis kuupäevaks peavad andmed olema esitatud? Nende küsimuste vastused määravad sageli rohkem kui valitud töövorm. Korrapärane dokumentide edastamine hoiab deklaratsioonid õiged ja annab juhile värske ülevaate.

Samuti tasub läbi mõelda asendamine ja ligipääs andmetele. Raamatupidamise failid, pangaväljavõtted, lepingud ja aruanded peavad olema korraldatud nii, et organisatsioon ei jääks ühe inimese teadmiste taha kinni. Selge töökorraldus vähendab riski ning teeb muutused rahulikumaks, olgu tegemist töötaja vahetuse või teenusepakkuja muutmisega.

Kermarc Raamatupidamisteenused OÜ lähtub teenuse korraldamisel sellest, et OÜ juhil ja korteriühistu juhatusel oleks arusaadav ülevaade nii igapäevastest kohustustest kui ka suuremast finantspildist. Vajadusel algab töö varasemate perioodide korrastamisest, et edasised otsused ei toetuks puudulikele andmetele.

Hea valik ei pea tunduma lõplik ega keeruline. Kui töömaht, vastutus ja vajalikud ülevaated on ausalt kaardistatud, saab valida lahenduse, mis jätab juhtimise teie kätte ning annab raamatupidamise igapäevatöö kindlatesse kätesse. Nii jääb rohkem aega tegeleda ettevõtte arendamise või korteriühistu toimiva elukorraldusega.