Kui ettevõtte või korteriühistu majandusaasta lõpeb 31. detsembril, ei ole küsimus „millal esitada majandusaasta aruanne” keeruline: üldjuhul tuleb aruanne esitada hiljemalt järgmise aasta 30. juunil. Praktikas ei teki probleem siiski enamasti tähtaja meeldejätmisest, vaid sellest, et vajalikud dokumendid, kontode saldod ja otsused jäävad kevadel õigel ajal kokku panemata.
Majandusaasta aruanne on rohkem kui registrile esitatav kohustus. See annab omanikele, juhatusele, korteriühistu liikmetele ja võimalikele koostööpartneritele selge ülevaate sellest, kuidas organisatsioonil eelmisel perioodil läks. Korrektselt koostatud aruanne aitab teha järgmisi otsuseid rahulikult ning väldib olukorda, kus mineviku raamatupidamist tuleb hiljem kiirkorras parandada.
Millal esitada majandusaasta aruanne?
OÜ ja korteriühistu peavad majandusaasta aruande esitama kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu. Kui majandusaasta kestab kalendriaasta järgi ehk 1. jaanuarist 31. detsembrini, on esitamise tähtaeg 30. juuni.
Tähtaeg ei tähenda, et 30. juunil võiks alles dokumente otsima hakata. Selleks ajaks peavad tehingud olema raamatupidamises kajastatud, pangakontod ja nõuded-kohustused kontrollitud, vajalikud parandused tehtud ning aruanne nõuetekohaselt kinnitatud. Kui aruanne jõuab ettevalmistusse alles juuni lõpus, võib üks puuduv arve, laekumata kinnitus või selgitamist vajav konto kogu protsessi pidurdada.
Kui organisatsiooni majandusaasta ei kattu kalendriaastaga, tuleb kuue kuu reeglit arvestada tegeliku majandusaasta lõpukuupäevast. Näiteks 30. aprillil lõppenud majandusaasta aruanne tuleb üldjuhul esitada hiljemalt sama aasta 31. oktoobril. Seetõttu tasub juba majandusaasta alguses üle kontrollida, milline periood on Äriregistris määratud.
Esimese majandusaasta eripära
Uue OÜ esimene majandusaasta võib olla tavapärasest erineva pikkusega. See sõltub asutamise ajast ja Äriregistrisse kantud majandusaasta perioodist. Esimene periood võib olla pikem, kuid ei tohi ületada 18 kuud. Aruande tähtaeg hakkab ka sel juhul kulgema majandusaasta lõppemisest, mitte ettevõtte asutamise kuupäevast.
Uuel ettevõtjal tasub see kuupäev kohe kalendrisse märkida. Esimesel tegevusaastal koguneb sageli palju praktilisi küsimusi: millised kulud kuuluvad ettevõttesse, kuidas säilitada algdokumente, kas omanikule tehtud väljamakse on laen või töötasu ning kuidas kajastada põhivara. Kui need küsimused jäävad lahendamata, tuleb neid aruande koostamisel korraga lahendada.
Mida tuleb enne esitamist korda teha?
Majandusaasta aruanne põhineb igapäevasel raamatupidamisel. Kui igakuised kanded, pangatehingud, ostu- ja müügidokumendid ning maksuarvestus on korras, on aastaaruande koostamine loomulik järgmine samm. Kui aga raamatupidamine on mitu kuud tegemata või dokumendid eri kohtades laiali, vajab aruanne rohkem aega.
Enne aruande lõplikku koostamist kontrollitakse muu hulgas, kas kõik pangakontode jäägid klapivad, klientide tasumata arved on õigesti kajastatud ning tarnijatele võlgnetavad summad on arvel. Samuti tuleb üle vaadata töötasud, maksud, laenud, põhivara, omanikuga seotud tehingud ja võimalikud aruandeperioodi lõpu kanded. Vajadusel hinnatakse, kas mõni nõue on ebatõenäoliselt laekuv või kas varade väärtust tuleb korrigeerida.
OÜ puhul on oluline ka kasumi kasutamise ettepanek või kahjumi katmise ettepanek. See ei tähenda automaatselt dividendide väljamaksmist. Kasum võib jääda ettevõttesse tulevaste kulude, investeeringute või ebakindlama perioodi katteks. Otsus sõltub ettevõtte rahavoost, kohustustest ja omanike plaanidest, mitte ainult aruandes nähtavast kasuminumbrist.
Korteriühistu puhul on fookus mõnevõrra erinev, kuna ühistud ei ole kasumit teeniv äriühing. Juhatusel ja liikmetel on vaja saada arusaadav ülevaade kogutud maksetest, tegelikest kuludest, võlgnevustest ning remondi- ja reservfondide kasutamisest. Korteriühistu aruandes peab finantsinfo toetama usaldust: liikmetel peab olema võimalik mõista, kuidas ühiseid vahendeid on kasutatud ja millised kohustused ühistul on.
Aruande kinnitamine ja esitamine ei ole sama tegevus
Majandusaasta aruanne tuleb enne esitamist nõuetekohaselt heaks kiita. OÜ-s kuulub see üldjuhul osanike pädevusse. Juhatus koostab aruande ning omanikud või osanikud kinnitavad selle vastavalt ettevõtte otsustuskorrale. Kui osanikke on mitu, aitab kirjalikult vormistatud otsus vältida hilisemaid arusaamatusi nii aruande sisu kui ka kasumi kasutamise kohta.
Korteriühistus kinnitatakse majandusaasta aruanne üldkoosolekul, lähtudes korteriühistu põhikirjast ja kehtivast korrast. Koosoleku ettevalmistamine vajab aega, sest liikmetele tuleb anda võimalus aruandega tutvuda ning küsimusi esitada. Seetõttu ei ole hea jätta raamatupidamise lõplikku ülevaatamist vahetult enne juuni lõppu.
Pärast kinnitamist esitatakse aruanne Äriregistrile elektrooniliselt. Esitamisel tuleb jälgida, et andmed oleksid korrektsed ning vajalikud kinnitused tehtud. Mõnikord ei peitu takistus mitte numbrites, vaid näiteks esindusõiguse, kontaktandmete või kinnitamise protsessi puudulikus korralduses.
Mis juhtub, kui aruanne jääb esitamata?
Tähtaega ületades ei kao aruande esitamise kohustus kuhugi. Register võib saata meeldetuletusi ja teha ettekirjutusi. Pikaajalise esitamata jätmise korral võivad järgneda sunnirahad ning ettevõtte või ühistu tegevust puudutavad tõsisemad registritoimingud. See võib kaasa tuua lisatööd juhatusele ajal, mil tähelepanu oleks vaja suunata äritegevusele või maja igapäevasele korraldamisele.
Hilinenud aruanne mõjutab ka usaldusväärsust. Pangad, koostööpartnerid, kliendid ja potentsiaalsed investorid vaatavad sageli registris avaldatud andmeid. Kui viimane aruanne puudub, jääb ettevõtte majanduslik olukord ebaselgeks. Korteriühistu puhul võib puuduv või hilinenud aruanne tekitada liikmetes põhjendatud küsimusi juhatuse töö ja raha kasutamise kohta.
Oluline on meeles pidada, et maksudeklaratsioonide korrektne esitamine ei asenda majandusaasta aruannet. Igakuised või kvartalipõhised deklaratsioonid ning aastaaruanne täidavad eri eesmärki. Ühed näitavad maksukohustuste täitmist, teine annab tervikliku pildi organisatsiooni varadest, kohustustest, tuludest, kuludest ja tulemusest.
Kuidas teha aruandeperiood rahulikumaks?
Kõige kindlam lahendus on hoida raamatupidamine korras kogu aasta vältel. Dokumendid peaksid jõudma raamatupidamisse regulaarselt, mitte alles kevadel korraga. Samuti tasub pangatehingud, kassadokumendid, lepingud ja suuremad ostud aegsasti üle vaadata. Nii ilmnevad küsimused siis, kui nende lahendamiseks on veel piisavalt aega.
Hea töökorraldus tähendab ka seda, et juhatus või ettevõtte juht annab raamatupidajale vajalikku infot kiiresti. Näiteks laenuleping, põhivara ost, omaniku sissemakse, uue töötaja tööleping või remondifondi kasutamise otsus mõjutab raamatupidamist. Ilma alusdokumendi või selgituseta võib kanne jääda ebatäpseks ning probleem kandub edasi aastaaruandesse.
Kui varasem raamatupidamine on korrastamata, ei tasu loota, et aastaaruande tähtaeg lahendab olukorra iseenesest. Enne tuleb taastada terviklik ja kontrollitav arvestus. See võib tähendada puuduvate dokumentide kogumist, pangatehingute sidumist, vanade saldode kontrollimist ning varasemate perioodide parandamist. Mida varem tööga alustada, seda paremini saab hinnata vajalikku aega ja vältida kiirustamisest tulenevaid vigu.
Kermarc Raamatupidamisteenused aitab OÜ-del ja korteriühistutel hoida igapäevase arvestuse, deklaratsioonid ning majandusaasta aruande ühes selges töökorralduses. Korteriühistute puhul toetab seda valdkonnale sobiv Korto-põhine arvestus, mis aitab jälgida makseid, kulusid ja elanikele vajalikku finantsinfot.
Majandusaasta aruanne ei peaks olema juunikuu murekoht. Kui numbrid on aasta jooksul selged, dokumendid olemas ja otsused õigel ajal vormistatud, jääb juhatusel rohkem aega teha seda, milleks organisatsioon tegelikult loodud on – juhtida ettevõtet või hoida korteriühistu ühised asjad korras.
