Kui pangakonto väljavõtted, ostuarved ja tasumata nõuded kogunevad eri kohtadesse, ei ole küsimus enam ainult raamatupidamises. Siis jääb juhil või korteriühistu juhatusel puudu terviklikust pildist, mille põhjal otsuseid teha. Raamatupidamisteenused Eestis aitavad selle pildi taastada: kohustused saavad õigel ajal täidetud, numbrid on kontrollitavad ja raha liikumine arusaadav.

Raamatupidaja ei pea olema pelgalt inimene, kellele saadetakse kuu lõpus dokumendid. Hea koostöö tähendab regulaarset arvestust, selgeid aruandeid ning teadmist, et maksudeklaratsioonid, aastaaruanne ja maksete jälgimine ei jää juhuslikult kellegi muu töö kõrvale. OÜ jaoks tähendab see võimalust rahulikult keskenduda ärile. Korteriühistu jaoks tähendab see läbipaistvust nii juhatusele kui ka elanikele.

Raamatupidamisteenused ei piirdu deklaratsioonidega

Maksu- ja Tolliametile esitatavad deklaratsioonid on vajalik osa tööst, kuid need on vaid üks tulemus korrektsest igakuisest raamatupidamisest. Selleks et deklaratsioon oleks õige, peavad ostu- ja müügidokumendid olema arvele võetud, pangatehingud seotud, töötasud arvestatud ning vajalikud kanded tehtud õigesse perioodi.

Korralik teenus hõlmab seega igakuist raamatupidamist, maksuarvestust ja deklaratsioone, majandusaasta aruande koostamist, finantsaruandlust ning vajadusel nõustamist. Kui ettevõttel on tasumata arveid, on oluline ka maksete ja nõuete jälgimine. Korteriühistul lisanduvad igakuised arvestused, omanikele mõeldud arusaadavad väljavõtted ning maja kulude selge jaotus.

Teenuse maht sõltub alati organisatsioonist. Mõne väikese OÜ dokumentide maht on tagasihoidlik ja peamine vajadus on regulaarne kontroll ning kohustuslike aruannete esitamine. Teisel ettevõttel võib olla töötajaid, käibemaksukohustus, mitu müügikanalit või projektipõhine tegevus. Korteriühistu puhul mõjutavad töö mahtu korterite arv, kommunaalkulude arvestuse korraldus, võlglaste hulk ning remondifondi liikumised.

Millal on mõistlik raamatupidamine sisse osta?

Raamatupidamisteenuse ostmine on praktiline siis, kui ettevõttel või ühistul ei ole piisavalt püsivat töömahtu täiskohaga raamatupidajale, kuid arvestus vajab järjepidevat tähelepanu. See on paljude väikeste OÜ-de tavapärane olukord. Juht saab küll aru, millised arved on väljastatud ja millised kulud tehtud, kuid ei pea ise tundma kõiki maksustamise, aruandluse ja perioodide arvestuse üksikasju.

Korteriühistute juhatustes tehakse tööd enamasti põhitöö ja isiklike kohustuste kõrvalt. Arvestuse pidamine võib algul tunduda lihtne, kuid küsimused tekivad kiiresti: kuidas kajastada remondilaenu, mida teha võlgnevusega, kuidas eristada sihtotstarbelisi kogumisi ning millist infot tuleb omanikele näidata? Spetsialiseeritud raamatupidamine vähendab riski, et juhatuse liikmed peavad lahendama keerulisi küsimusi ilma kindla süsteemita.

Raamatupidamisteenused sisseostmine on eriti vajalik siis, kui senine inimene lõpetab töö, dokumendid on mitmes kohas või aruandeid ei ole pikalt tehtud. Sellises olukorras ei tasu oodata. Mida varem varasemad perioodid üle vaadata ja korrastada, seda lihtsam on taastada usaldusväärne algseis.

OÜ vajab otsustamiseks rohkem kui pangajääki

Pangakontol olev summa ei näita, kas ettevõttel on tegelikult raha kasutada. Tasumata müügiarved, lähiajal tasumisele kuuluvad ostuarved, maksukohustused ja töötasud võivad pilti oluliselt muuta. Regulaarne finantsülevaade aitab juhil näha, kas müük katab kulusid, millised kliendid on võlgu ning kas ettevõtte kulud on kontrolli all.

See ei tähenda, et iga väike ettevõte vajaks keerukat juhtimisarvestust. Mõnele piisab selgest kasumiaruandest, bilansist ja ülevaatest nõuetest ning kohustustest. Kasvaval ettevõttel võib vaja minna detailsemat aruandlust. Mõistlik lahendus lähtub sellest, milliseid otsuseid juht päriselt teeb, mitte sellest, kui mahukat aruannet on võimalik koostada.

Korteriühistu vajab elanike ees selgust

Korteriühistu rahakasutus peab olema jälgitav. Omanikud soovivad mõista, millest koosneb nende igakuine arve, kui palju on kogutud remondifondi, millised kulud on majal tekkinud ja kas võlgnevused mõjutavad ühistu rahavoogu. Juhatuse jaoks on see vajalik ka lepingute, tööde ja tulevaste investeeringute planeerimisel.

Korto tarkvaral põhinev arvestus aitab korteriühistu igapäevast raamatupidamist korraldada ühtse süsteemi kaudu. Siin ei ole eesmärk üksnes arveid väljastada, vaid hoida maksed, kulud ja omanikele jagatav teave loogiliselt seotud. Kui andmed on korras, on ka koosolekul esitatud küsimustele lihtsam vastata faktide, mitte oletuste põhjal.

Mida küsida raamatupidamisteenuse pakkumist võrreldes?

Hind on oluline, kuid ainult kuutasu võrdlemisest jääb väheks. Tasub selgitada, millised tegevused on teenuses regulaarselt sees ja milliste tööde eest lisandub tasu. Näiteks võivad aastaaruanne, töötasude arvestus, nõuete jälgimine, maksualane nõustamine või varasemate perioodide korrastamine olla eri teenusepakkujatel korraldatud erinevalt.

Sama tähtis on töökorraldus. Kuidas ja kui sageli dokumendid edastatakse? Kes küsib puuduva info järele? Millal saab juht või juhatus ülevaate tulemustest? Kuidas käitutakse siis, kui mõni deklaratsioon või dokument vajab kiiret täpsustamist? Selged kokkulepped hoiavad ära olukorra, kus mõlemad pooled eeldavad, et teine on juba midagi ära teinud.

Kogemus just teie organisatsiooni tüübiga annab samuti eelise. Väikese OÜ ja korteriühistu arvestus ei ole samasugune, isegi kui mõlemad vajavad täpsust, tähtaegadest kinnipidamist ja usaldusväärseid andmeid. Korteriühistus on keskne kulude jaotus ning omanike informeerimine. Ettevõttes on sageli suurem tähelepanu käibemaksule, töötasudele, müügiarvetele ja ettevõtte majandustulemusele.

Hea partner räägib arusaadavalt ka siis, kui teema on keerulisem. Klient ei pea tundma kõiki kontoplaani ega maksuseaduse nüansse, kuid tal peab olema võimalik mõista, mida numbrid tähendavad ja mida temalt järgmise sammuna oodatakse. Rahulik selgitus on sageli väärtuslikum kui pikk erialane terminite loetelu.

Kui varasem raamatupidamine on korrast ära

Varasemate perioodide korrastamine vajab tavaliselt rohkem tähelepanu kui tavapärane igakuine töö. Esmalt tuleb välja selgitada, millised dokumendid on olemas, millised perioodid on lõpetamata ja kas esitatud aruanded vastavad tegelikele andmetele. Seejärel saab puuduvad dokumendid kokku koguda, pangatehingud siduda, saldod kontrollida ning vajalikud parandused teha.

Töö kestus sõltub sellest, kui palju on puuduvaid andmeid ja kui pikast ajavahemikust räägitakse. Mõnikord saab olukorra korda mõne tööetapiga. Teinekord tuleb üle vaadata mitu majandusaastat, maksudeklaratsioonid ja avansid. Aus hinnang alguses on parem kui lubadus, et kõik saab kiiresti tehtud ilma dokumente nägemata.

Oluline on, et korrastamise järel ei jääks süsteem taas juhuslikuks. Tuleb kokku leppida, kuidas edaspidi dokumendid liiguvad, kes edastab info ning millal kontrollitakse, kas kõik vajalik on olemas. Nii muutub ühekordsest päästetööst toimiv igakuine protsess.

Koostöö algab selgest infovahetusest

Raamatupidaja saab teha täpset tööd siis, kui tal on õigel ajal olemas arved, lepingud, pangainfo ning selgitused ebatavaliste tehingute kohta. Ettevõtte juht ei pea dokumente ise raamatupidamislikult sorteerima, kuid peaks teadma, et näiteks omaniku laen, sõidukiga seotud kulu või välisriigist saadud arve vajab sageli lisainfot.

Korteriühistu juhatusel tasub jagada raamatupidajaga otsuseid, mis mõjutavad raha kasutamist: suuremad remonditööd, laenud, toetused, kindlustushüvitised ja omanike maksegraafikud. Mida varem info liigub, seda vähem tekib hiljem selgitamist ning seda usaldusväärsemad on igakuised aruanded.

Kermarc Raamatupidamisteenused OÜ läheneb OÜ-dele ja korteriühistutele nende tegeliku töökorralduse järgi, sest ühesugune teenusepakett ei anna alati ühesugust tulemust. Mõnel kliendil on vaja paindlikku igakuist ettevõtte raamatupidamist, teisel korteriühistu arvestust Korto tarkvaras ja kolmandal esmalt varasemate perioodide selgeks tegemist.

Hea raamatupidamine ei võta juhilt või juhatuselt vastutust ära, kuid annab vastutuse kandmiseks kindlad andmed. Kui arvestus on korras ja küsimustele saab vastata rahulikult, jääb rohkem aega teha otsuseid, mis aitavad ettevõttel või majal päriselt edasi liikuda.