Raamatupidaja valik muutub sageli kiireks alles siis, kui deklaratsiooni tähtaeg läheneb, pangakonto väljavõtted on kogunenud või eelmise teenusepakkujaga suhtlus ei toimi. Tegelikult tasub küsimusele „kuidas valida ettevõttele raamatupidaja” vastata enne, kui arvestuses tekib mahajäämus. Hea partner ei kirjenda ainult dokumente. Ta aitab hoida kohustused kontrolli all ja annab juhile täieliku ja selge ülevaate sellest, mis ettevõttes finantsiliselt toimub.

Raamatupidamisteenus peab sobima teie organisatsiooni töökorralduse, mahu ja tulevikuplaanidega. Väikese OÜ vajadused erinevad kasvava käibemaksukohustuslase omadest ning korteriühistu arvestus nõuab omakorda eraldi teadmisi. Õige valik sünnib siis, kui võrrelda mitte ainult kuutasu, vaid ka töö sisu, suhtlusviisi ja vastutuse selgust.

Kuidas valida ettevõttele raamatupidaja: alustage töö sisust

Esimene küsimus ei peaks olema „kui palju see maksab?”, vaid „mida meil tegelikult vaja on?”. Mõni ettevõte esitab kuus mõne müügi- ja ostuarve ning vajab peamiselt igakuist arvestust ja aastaaruannet. Teises ettevõttes lisanduvad töötajad, töötasude arvestus, käibemaks, välislähetused, põhivara või sagedased tehingud eri partneritega. Teenuse maht peab vastama tegelikule töömahule, mitte üksnes ettevõtte suurusele.

Selgitage juba pakkumist küsides, millised tegevused kuuluvad kuutasu sisse. Tavapäraselt tähendab pidev teenus dokumentide kirjendamist, pangatehingute kontrolli, maksudeklaratsioonide esitamist, palgaarvestust kokkulepitud mahus ning vajalikke aruandeid. Samuti tasub üle küsida, kas aastaaruanne sisaldub hinnas, kuidas käsitletakse Maksu- ja Tolliameti päringuid ning mida tehakse siis, kui tuleb korrastada varasemate perioodide dokumente.

Ebaselge teenuse kirjeldus toob hiljem kaasa ebameeldivaid üllatusi. Näiteks võib odav kuutasu hõlmata vaid kirjendamist, kuid konsultatsioonid, aastaaruanne, töötajate dokumendid või vigaste perioodide parandamine lisanduvad eraldi. Lisateenus ei ole iseenesest probleem, kui selle sisu ja hinnastamise põhimõte on enne koostöö algust arusaadav.

Valige kogemus oma organisatsiooni tüübi järgi

Raamatupidamine põhineb küll samadel seadustel, kuid töö praktiline korraldus sõltub kliendist palju. OÜ juhil tasub uurida, kas raamatupidaja puutub regulaarselt kokku väikeettevõtete tavaküsimustega: osaniku laenud, kuludokumendid, töötasud, käibemaks, dividendid, e-arved ja aastaaruanded. Oluline ei ole ainult vastus küsimusele, vaid ka oskus selgitada seda lihtsas keeles ning anda teada, mida juhil on vaja otsustamiseks teha.

Kui ettevõte kasvab, peab teenusepakkuja suutma kasvuga kaasa tulla. Mõne lisatöötaja, suurema dokumentide mahu või käibemaksukohustuslaseks registreerimise järel muutuvad nii tööprotsessid kui ka kontrollivajadus. Hea raamatupidaja juhib muutustele tähelepanu aegsasti, mitte pärast seda, kui tähtajad või kohustused on juba tekkinud. Seejuures on oluline ka ettevõtja ja raamatupidaja omavaheline infovahetus.

Korteriühistul on vajadused veel konkreetsemad. Juhatus vajab korrektselt koostatud igakuiseid arveid, maksete jälgimist, võlglaste ülevaadet ja selgeid aruandeid, mida saab elanikele ning üldkoosolekul selgitada. Arvestuses tuleb eristada näiteks remondifondi, kommunaalkulusid ja sihtotstarbelisi kogumisi. Korteriühistu puhul tasub eelistada partnerit, kes tunneb valdkonna töökorraldust ning kasutab selleks sobivat tarkvara, näiteks Kortot.

Spetsialiseerumine ei tähenda, et teenus oleks jäik. Vastupidi, see aitab märgata tavapäraseid riske kiiremini ning korraldada arvestust nii, et juhatus ei peaks iga kuu käsitsi andmeid kokku koguma või elanike küsimustele oletuste põhjal vastama.

Küsimused, mis tasub enne lepingu sõlmimist esitada

Esimene kohtumine või telefonikõne annab palju rohkem infot kui üldine hinnakiri. Raamatupidaja peab tundma huvi teie tegevuse, dokumentide mahu ja senise korralduse vastu. Kui pakkumine tehakse ilma ühtegi täpsustavat küsimust esitamata, ei pruugi teenuse tegelik maht olla läbi mõeldud.

Enne otsust küsige vähemalt järgmist:

• Kes teie arvestusega igapäevaselt tegeleb ja kes on asendaja puhkuse või haiguse ajal?
• Kuidas ja kui sageli tuleb dokumente edastada ning millist tarkvara kasutatakse?
• Milliseid aruandeid saate regulaarselt ning kas nende sisu on juhile arusaadav?
• Kuidas toimub suhtlus kiire küsimuse, deklaratsiooni tähtaja või Maksu- ja Tolliameti päringu korral?
• Mis on teenuse sees, millal lisandub lisatasu ning kuidas hinnamuutustest ette teada antakse?

Vastuste puhul jälgige ka suhtlusstiili. Arusaamatu erialakeel võib varjata seda, et vastutus ja tööjaotus on ebaselged. Raamatupidamine ei pea olema juhile võõras valdkond. Te ei pea ise oskama kõiki kandeid teha, kuid peate saama aru, mida näitavad teie ettevõtte tulemused, maksukohustused ja rahavoog.

Korralik tööprotsess annab rahu, mitte ainult aruanded

Usaldusväärne teenus põhineb kokkulepitud rütmil. On selge, millal saadate dokumendid, millal vaadatakse üle pangatehingud, millal esitatakse deklaratsioonid ning millal saate ülevaateid. Kui protsess sõltub iga kuu juhuslikest meeldetuletustest, suureneb oht, et mõni dokument jääb puudu või vajalik otsus hilineb.

Küsige, kuidas kontrollitakse dokumentide täielikkust ja kas puuduvaid arveid märgatakse enne deklaratsioonide esitamist. Samuti on oluline, et ligipääsud ja andmed oleksid korrastatud. Ettevõtte juht või korteriühistu juhatus peab teadma, kus dokumendid asuvad, milline tarkvara on kasutusel ja kuidas saab koostöö lõppemisel oma andmed kätte.

Hea aruandlus ei tähenda kümneid keerulisi tabeleid. Väikeettevõttele võib piisata regulaarsest ülevaatest tuludest, kuludest, maksudest ja tasumata arvetest. Korteriühistu jaoks on tähtis, et juhatus näeks maksete laekumist, võlgnevusi, fondide seisu ja kulude kujunemist. Aruande vorm sõltub vajadusest, kuid selle mõte on aidata otsuseid teha.

Hind tuleb vaadata koos vastutuse ja ajakuluga

Raamatupidamisteenuse hind sõltub tavaliselt dokumentide arvust, töötajate hulgast, tehingute keerukusest ning sellest, milliseid lisategevusi teenus hõlmab. Kõige madalam pakkumine ei pruugi olla kõige soodsam, kui peate ise iga kuu dokumente sorteerima, puuduvaid andmeid taga ajama ja aruannetest arusaamiseks eraldi abi otsima.

Samas ei tähenda kõrgem hind automaatselt paremat teenust. Mõistlik on võrrelda pakkumisi samal alusel: kas hinnas on deklaratsioonid, aastaaruanne, nõustamine, maksete jälgimine või palgaarvestus? Kas hind on fikseeritud teatud mahuni või kujuneb iga kuu eraldi? Täpne pakkumine annab võimaluse eelarvestada ning aitab vältida hilisemaid arusaamatusi.

Mõelge ka oma ajale. Kui juht kulutab iga kuu mitu tundi dokumentide lahtimõtestamisele, tähtaegade jälgimisele ja maksuasjade pärast muretsemisele, ei ole see pelgalt raamatupidamise kulu. See on aeg, mis jääb kasutamata müügi, klientide, maja haldamise või muude sisuliste otsuste jaoks.

Teenusepakkuja vahetamisel hinnake lähteolukorda ausalt

Raamatupidaja vahetamine ei pea toimuma aasta alguses. Seda saab teha ka jooksvalt, kui tööjaotus, dokumentide üleandmine ja vastutus on korralikult kokku lepitud. Enne uue partneri valimist tasub kaardistada, kas senine arvestus on ajakohane, millised deklaratsioonid on esitatud ning kas kontojäägid ja kohustused on kontrollitud.

Kui varasemates perioodides on puudujääke, ärge oodake, et uus raamatupidaja lahendab need märkamatult tavapärase kuutasu sees. Koristustöö võib nõuda dokumentide kogumist, kontode võrdlemist, deklaratsioonide parandamist ja selgituste küsimist. See on eraldi töö, kuid korrastatud algus loob usaldusväärse aluse edasiseks arvestuseks.

Õige partneri juures ei pea te tundma, et küsite liiga lihtsaid küsimusi või segate oma raamatupidajat. Teie ülesanne on anda õigel ajal vajalikud algandmed ja teha juhtimisotsuseid. Raamatupidaja ülesanne on hoida arvestus täpne, tähtajad kontrolli all ning numbrite tähendus selge. Kui see tööjaotus on paigas, saab ettevõtte juht või korteriühistu juhatus rahulikult keskenduda oma organisatsiooni juhtimisele.